La Poste divise son activité en quatre branches distinctes : la direction du courrier, la gestion des colis, du grand public et la banque postale. La direction du courrier a pour vocation d'apporter des solutions à toutes les entreprises, via les directions régionales ou départementales. Cet effort des commerciaux terrain est accompagné au siège par une équipe de support et de conseil technico-commercial.
"Dans le contexte de la libéralisation totale du marché du courrier prévue pour 2009, nous nous devions d'optimiser notre fonctionnement. Face à la concurrence, il fallait se doter d'un outil de détection automatique des appels d'offres, afin d'être certain de ne laisser passer aucun appel d'offres sans y répondre. Jusqu'à présent, cette veille était effectuée manuellement soit par le commercial de terrain, soit par l'équipe de support", explique Nabil Kherbache, responsable des appels d'offres au sein de la cellule appel d'offres de la direction commerciale "courrier" de La Poste.
Mais cette recherche manuelle s'avère toutefois coûteuse en temps et en ressources. Autant de temps qui n'est pas consacré par l'équipe à des services jugés à plus forte valeur ajoutée comme le conseil ou de l'expertise sur les marchés publics. La cellule appels d'offres prend alors l'initiative de lancer un projet d'automatisation de sa veille commerciale et contacte, début 2005, trois acteurs du marché.
Après démonstration, propositions tarifaire et technologique, la solution DTV, de DoubleTrade, est sélectionnée. "C'était une solution assez souple, facile à utiliser et qui ne remettait pas en cause notre fonctionnement interne. Toutes les solutions étudiées proposaient des prix similaires. La différence se situait davantage dans la souplesse du produit et la qualité de la relation commerciale", souligne Nabil Kherbache.
La compatibilité technique n'a d'ailleurs pas été un critère déterminant. Toutefois, La Poste opte pour une solution uniquement accessible en ligne. La cellule appel d'offres de la direction du courrier dispose pour y accéder d'un authentifiant unique valable pour l'ensemble de ses utilisateurs. Un plus pour l'équipe car cette version Web ne requiert pas de CD à installer ou de machines à configurer.
| Consultation de l'historique, temps gagné et base de recherche enrichie |
Après deux visites menées par un commercial pour former l'équipe sur les fonctionnalités du produit, la solution est installée dans un premier temps en complément de la veille manuelle existante. Après comparaison avec le fonctionnement antérieur, la solution monte en charge progressivement jusqu'à remplacer complètement la méthode manuelle lors de la rentrée 2005.
"Désormais notre équipe se connecte tous les jours au site. La liste des mots clés étant exhaustive, nous effectuons un premier filtre. Une fois cette liste triée, nous éditons un avis de marché à destination des commerciaux concernés. Ils retirent le cahier des charges auprès du client qui lance l'appel d'offres. Après lecture et analyse de ce dernier, la décision d'y répondre est prise par le commercial", ajoute le responsable appels d'offres de La Poste.
Après un an d'utilisation, le logiciel a atteint une vitesse de croisière. La cellule des appels d'offres en retient nombre d'éléments positifs comme le temps gagné, la consultation des historiques et une base de recherche enrichie, notamment au niveau de la presse quotidienne régionale. L'équipe passe ainsi plus de temps sur le soutien administratif et commercial pour répondre aux appels d'offres.
Un processus entièrement automatisé de gestion des appels d'offres et des validations n'est pas envisagé, du moins à court terme. "Nous souhaitons d'abord maîtriser le processus complet, voir tout ce qui se passe car notre cellule est relativement jeune et date de 2004", conclut Nabil Kherbache.
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