L'exploitation informatique représente une dépense courante dans le budget d'une direction des systèmes d'information. Une dépense régulière qui risque de gonfler avec le temps, au risque d'empiéter sur des projets innovants, moins critiques mais différenciateur vis-à-vis de la concurrence.
Le grand enjeu des DSI consiste donc, si ce n'est à réduire, au moins à mieux maîtriser les dépenses récurrentes informatiques.
Dans ce cadre, le stockage fait encore figure de mauvais élève. Indispensable à l'entreprise, l'espace de stockage - quand il est géré de manière chaotique - amène à une surconsommation des ressources de l'entreprise tandis que cette mauvaise organisation exige des ressources humaines et des licences logicielles supplémentaires.
"Le cur du problème, c'est que personne, aujourd'hui, n'est capable d'avoir une vision de l'espace de stockage au-delà d'une année", résume Edouard Mademba, directeur de l'activité stockage au sein du pole infrastructure de Devoteam.
Une évaluation difficile des besoins métiers qui peut engendrer de très fortes variations. "A titre d'exemple, nous venons de travailler sur un dossier concernant le stockage de données expérimentales dans le monde de la recherche. Le cahier des charges est bâti pour 100 To mais nous savons que le facteur d'erreur peut être supérieur à 10. L'audit est complexe car les directions métiers ne maîtrisent pas forcément le contenu généré par l'application", souligne le responsable de Devoteam.
Maîtriser ses coûts de stockage et les rendre plus flexibles passe donc dans un premier temps par une conception souple du système d'information. Cela signifie qu'il est préférable de choisir une solution banalisée au niveau du matériel et répartie en différentes zones intermédiaires : le stockage de grande valeur sur des disques rapides et fiables, les informations à plus faible valeur stockées sur des disques à grosse volumétrie mais moins rapides, puis l'utilisation de bandes pour les informations archivées et à faible valeur d'usage.
"A mon sens, pour de très grosses volumétries, les solutions de virtualisation vont avoir un rôle à jouer", indique Edouard Mademba. Avec de telles solutions, la direction informatique peut facilement choisir des disques de grande taille qu'elle découpe ensuite de façon virtuelle pour ses différentes applications, là où il était nécessaire avant d'acheter plusieurs petits disques dédiés à un segment précis du système d'information.
| L'infogérance partielle ou complète comme solution alternative |
Une autre possibilité pour gagner en souplesse consiste à passer par un sous-traitant, soit en infogérance complète (matériels, logiciels et personnel sous la coupe d'un tiers), soit en infogérance partielle (l'infrastructure reste dans les locaux de l'entreprise, le personnel est géré par un tiers).
Le coût du stockage correspond alors à des niveaux de services bien définis qui peuvent être mis en concurrence sur le marché. Plus un système d'information est standardisé et automatisé, moins le stockage exige de temps de la part de l'équipe d'exploitation.
Cette première étape réalisée, le système de stockage est considéré comme souple. La direction informatique peut partir à la chasse au gâchis d'espace disque. "Nous gérons très mal nos boîtes e-mail, chaque employé ayant tendance à garder toutes les données dont il a envie, tout en souhaitant pouvoir y accéder immédiatement au besoin", déclare quant à lui Philippe Meyer, consultant chez Datasave.
"Un des moyens possibles serait de limiter la taille des boîtes mais c'est une mesure qui passe mal dans les entreprises. Il est parfois préférable de limiter plutôt le stockage des fichiers lourds comme les formats photos, vidéos, audios. Il est préférable d'éliminer les données personnelles des disques et de jeter un il aux données temporaires stockées sur le réseau de l'entreprise avant que les baies de disques ne soient pleines", ajoute le consultant de Datasave.
Limiter ses frais d'administration du stockage peut aussi passer par un investissement dans les nouvelles technologies. Entre le NAS, l'iSCSI et le Fiber Channel, les nouvelles technologies de réseaux de stockage offrent des hautes performances pour quelques milliers d'euros alors que ces systèmes étaient autrefois limités aux grandes entreprises.
Il faudra anticiper l'obsolescence de ces technologies de stockage et l'altération éventuelle de celles-ci par le temps, notamment pour les bandes magnétiques. Le cycle de renouvellement moyen du matériel est estimé entre 3 et 5 ans par les spécialistes.
| Une négociation plus facile grâce à la mutualisation du stockage |
Lors de l'investissement, il est conseillé de mutualiser au maximum son espace de stockage et de choisir un fournisseur unique mis en concurrence avec d'autres acteurs du marché.
"Aujourd'hui, il y a une véritable guerre de prix pour toutes les sociétés vendant du stockage. Lorsqu'un acteur comme la Société Générale choisit de renouveller son équipement pour 300 To de capacité, il n'y a plus de prix", insiste Philippe Meyer.
"Dans le cas d'un investissement de masse, le client dispose d'une bonne marge de négociation. Une bonne pratique dès lors consiste à négocier lors de l'achat une extension de garantie et de se faire préciser tout de suite les coûts additionnels de maintenance à partir de la quatrième et cinquième année d'exploitation", affirme Edouard Mademba de Devoteam.
Enfin, il est nécessaire d'organiser une équipe système dédiée au stockage à partir du moment où la taille d'entreprise où les volumes employés le justifie. Cette équipe sera chargée d'affiner les besoins des directions métiers, de vérifier l'adéquation de ces besoins avec l'infrastructure de l'entreprise et d'estimer l'ensemble du cycle de vie de la donnée lors d'un nouveau projet. C'est à elle également de définir des indicateurs de pilotage et de calculer les coûts complets d'exploitation (TCO) du stockage de l'information.
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