"Notre capacité d'archivage arrivait à saturation. Une extension de locaux devenait indispensable", indique Frédéric Taute, chef de projet organisation et maîtrise d'ouvrage au sein de la Caisse d'Epargne Rhône-Alpes Lyon (CERAL). "L'alternative était de nous équiper d'une solution permettant de nous affranchir du stockage papier. C'est chose faite.
Amorcé en 2004, le projet visant à dématérialiser les dossiers client est mis en production en janvier 2006 : la nouvelle solution s'articule autour d'une base documentaire ouverte aussi bien aux agences qu'aux unités du siège (recouvrement, inspection, etc.).
Mise en oeuvre en lien avec l'intégrateur Sword, elle associe le logiciel de reconnaissance automatique de documents (RAD) EMC Captiva, et l'application de gestion électronique de documents (GED) de FileNet.
Le responsable des archives est fortement impliqué, notamment dans la phase d'analyse. Dans un premier temps, il est décidé de se limiter aux dossiers de crédit immobilier (150 pages environ) et aux plans épargne logement (quelques pages). Un choix qui permet ainsi à la banque de tester deux types de contenu, du plus simple au plus complexe.
Une fois numérisées, en 200 dpi (par le biais de scanners Agfa), les différentes pièces des dossiers sont reconnues et qualifiées par le système de RAD, avant d'être classées et indexées au sein de l'outil de GED - par numéros de dossier, de client.
Pour reconnaître les documents injectés dans le système (relevé de compte, bulletin de salaire, etc.), l'applicatif de RAD nécessite d'instruire des modèles. "La mise en place du processus a impliqué un important travail de paramétrage", commente Frédéric Taute. "Aujourd'hui, la mise en œuvre d'un nouveau modèle est gérée par les archives, sans intervention de l'informatique, et ne demande qu'une demi journée."
| Un outil pour répondre à la problématique d'archivage réglementaire |
A fin mars 2006, le taux de reconnaissance des documents s'élève à 99% pour les dossiers de crédit immobilier, et à 93% pour les PEL. Un niveau conforme aux objectifs de la CERAL. "Le système est capable de reconnaître des documents tels que des relevés de compte de la concurrence ou des bulletins de salaire", note le responsable.
Aux côtés des tâches de consultation par les utilisateurs, l'outil de GED permet de répondre à la problématique de l'établissement en matière d'archivage réglementaire. Lors de la phase de numérisation, les documents sont convertis en microfilms. Objectif pour le département des archives : pouvoir répondre aux demandes utilisateurs en matière de supports à valeur probante, en fournissant des copies de microfilm. Quant à la solution de GED, elle assure le contrôle de l'ensemble du processus depuis l'agence jusqu'aux archives, en envoyant des alertes en cas d'erreur.
Déployée dans le cadre d'Arpège, communauté informatique fédérant la moitié des caisses d'épargnes du groupe, la solution sera d'abord étendue à trois autres caisses d'ici la fin de l'année, avant de l'être à l'ensemble du réseau. Dans ce cadre, il est prévu de mettre sur pied des centres de scan mutualisés entre caisses. Côté système, il est envisagé d'exploiter la solution FileNet pour supporter d'autres types de processus de dématérialisation.
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Le
projet en bref
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Administration
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Caisse d'Epargne
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Secteur
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Banque
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Type
de projet
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Dématérialisation
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Editeur
retenu
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EMC Captiva, FileNet
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Date
de lancement du projet
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2004
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En
production depuis
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Janvier 2006
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Dossier 
