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| La bureautique, moteur du changement des collectivités |
| Principal outil de l'utilisateur, la bureautique joue un rôle plus important qu'il n'y paraît dans le système d'information. A l'heure de la modernisation de l'administration, son rôle ne peut être négligé. Son talon d'Achille : la formation.
(04/10/2006) |
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Les administrations, au même titre que les entreprises du secteur privé, n'échappent plus à la quête de performance : faire plus avec moins, ou avec d'autres moyens. Les collectivités publiques ont en grande partie fondée leur modernisation sur l'adoption et le développement en leur sein, des technologies de l'information et de la communication (TIC).
La bureautique, en raison de son interdépendance avec les systèmes de gestion, impose que l'on en étudie et comprenne les usages afin de penser son évolution sous le prisme de la modernisation. Un état des lieux des usages qu'ont réalisé la Mission Ecoter et l'association Prospective & Gouvernance auprès de 724 cadres et agents de collectivités territoriales.
Les agents territoriaux français témoignent-ils toujours d'autant de réticences dans l'adoption des outils informatiques ? Pour au moins 35% d'entre eux maîtrisant les fonctionnalités complexes de bureautique (tableaux croisés dynamiques, la fusion et le publipostage), il n'en est rien. Autant donc pour le cliché qui voudrait les réduire à des utilisateurs timorés.
La bureautique ne serait guère non plus l'apanage exclusif des fonctions de secrétariat, affirme l'étude. En effet, indépendamment du service de rattachement et du niveau hiérarchique, les agents consacreraient en moyenne plus de 2 heures par jour à son utilisation.
Une évolution des usages que le secrétaire général de la Mission Ecoter, Olivier Julienne, considère comme encourageante : "Elle [Ndlr : la bureautique] favorise les échanges entre services, le décloisonnement et contribue à améliorer le service aux usagers".
Et si la maîtrise de la bureautique s'est significativement accrue au sein de l'administration, c'est en grande partie du fait de la nécessité de son utilisation au quotidien, dans le cadre de la mission de service public. Maillon essentiel du système d'information, elle peut aller jusqu'à impacter la qualité du service rendu aux usagers, rappelle l'étude.
| La préeminence des solutions propriétaires |
Une qualité qui bénéficierait par conséquent directement d'opérations de formation. Selon le rapport, la formation aux applications de bureautique et à ses bons usages reste un parent pauvre du développement des compétences. La demande serait pourtant plus que significative.
Du côté des outils cette fois, et non plus des usages, en dépit de leur nature incontournable, les collectivités ne sont pas ferventes d'un cycle de renouvellement court. 34% des suites bureautiques déployées, à 99% Office de Microsoft, ont en effet entre 7 et 10 ans. 55% ont plus de 6 ans.
Quant à la messagerie, reposant dans deux tiers des cas sur la plate-forme Microsoft Exchange, elle est définie comme quasiment indispensable pour l'activité quotidienne. Les solutions propriétaires restent donc encore fortement majoritaires devant les logiciels libres.
Les déploiements effectifs et les déclarations d'intention ne sont guère plus encourageants pour les partisans de l'Open Source.
La prééminence des solutions propriétaires et les freins à une migration tiendraient principalement à l'intégration forte entre outils bureautiques et applications de gestion, ainsi qu'aux habitudes des utilisateurs.
Des mutations futures et une orientation vers plus d'interopérabilité ne sont cependant pas à écarter. Toutefois, elles ne pourront s'entreprendre sans la participation des agents, sous peine d'essuyer un rejet cinglant du changement.
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