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| La dématérialisation distribuée au service de l'archivage des réseaux d'agences |
| Pour un groupe de services, la dématérialisation distribuée consiste à déployer des systèmes de numérisation dans l'ensemble de ses représentations, en vue de s'affranchir des contraintes locales d'archivage papier.
(24/10/2006) |
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Mettre en place une plate-forme de dématérialisation de documents pour s'affranchir des contraintes liées à la saisie et l'archivage de dossiers au format papier. L'enjeu est réel dans le secteur des services, dont les acteurs sont habitués à la manipulation de gros volumes de pièces clientes, en commençant par les contrats de service et de résiliation.
Lorsque la gestion de la relation client (CRM) est entièrement centralisée, ce qui est le cas pour une société limitant ses canaux de communication au Web et au téléphone, le déploiement d'une telle plate-forme de numérisation et d'acquisition peut aisément être considéré comme un axe d'amélioration des processus.
Mais comment faire dans le cas d'une organisation présentant un réseau d'agences, présentant
chacune des archives papiers avec toutes les contraintes que cela comporte (perte d'espace, temps de manipulation, etc.) ?
"Dans ce cas, nous préconisons la mise en place d'une solution de dématérialisation distribuée. Nous parlons également de capture distribuée", explique Anne-Sophie Pionnier, responsable marketing chez EMC Captiva. Derrière ce concept : la possibilité donnée aux implantations de scanner leurs documents, avant de les envoyer sur une plate-forme centralisée chargée de stocker les contenus au format numérique, en vue d'éviter l'archivage papier sur place. "Ce serveur traitera les documents via des fonctions de reconnaissance de caractères, avant de les classer", ajoute Anne-Sophie Pionnier.
L'architecture recommandée ? L'installation sur chaque site d'un petit scanner de production associé à un accès au serveur par le biais d'une interface légère, en mode Web - facilitant la prise en main de l'outil par les utilisateurs ainsi que l'administration du dispositif. La transmission vers le site central peut être prise en charge en s'appuyant sur une infrastructure de réseau d'entreprise élargi (WAN) ou via un simple réseau privé virtuel (VPN) sur ADSL.
| En aval, le système est associé à une solution de GED |
En aval, le système est associé à une application de gestion électronique de documents (GED) pour offrir aux agences un moyen de consultation et de gestion de la base de contenus, avec à la clé des fonctions de workflow (création de dossiers clients, validation, etc.).
"Certaines pièces d'un dossier client, à valeur légale, devront tout de même être archivées au format papier", prévient Bruno Couderc,
président
de l'Association des Professionnels de la Gestion Electronique de Documents (Aproged). "La dématérialisation sera pertinente dans la mesure où les personnes en charge du traitement d'un dossier et de sa validation n'ont pas besoin des documents originaux. Ils peuvent le faire sur la base du flux numérique. De plus, les flux peuvent supporter des contenus complémentaires, de type courrier, e-mail, etc."
Un tel projet présente des impacts sur l'organisation. En fonction de la taille de la société et de sa structure métier, il peut être pertinent de mettre en place différents centres de données pour l'archivage numérique.
"Il est important aussi de bien définir qui est responsable de l'indexation, car lorsqu'il y a plusieurs millier de personnes qui entrent des éléments dans le système la gestion du référentiel peut très vite devenir anarchique", insiste le consultant. Sur ce point, Bruno Couderc recommande de mettre sur pied une cellule de coordination centrale en charge de la classification, une pré-indexation pouvant être réalisée localement.
"Les secteurs bancaire et financier ainsi que le monde des télécoms peuvent être intéressés par ce type de solution", note Anne-Sophie Pionnier chez EMC.
"Dans ces domaines, les acteurs présentent typiquement des réseaux d'agences qui manipulent une grande quantité de papiers. Mais il peut s'agir aussi de grands groupes avec un nombre important de filiales à gérer. Grâce à un tel système, ils s'affranchissent des coûts et des risques d'erreur inhérents au traitement papier, de l'envoi par courrier à la saisie manuelle... tout en accélérant le processus."
EMC Captiva affiche un premier projet français illustrant le modèle de la dématérialisation distribuée. Associé à des scanners Agfa, le logiciel de reconnaissance automatique de documents (RAD) de l'éditeur est entrain d'être déployé au sein de 12 Caisses d'Epargne. Objectif : traiter les dossiers de crédits immobiliers, les contrats PEL et les dossiers clients. Le volume de contenus s'élèvera à 39 millions de pages par an.
Chaque Caisse d'Epargne disposera de sa plate-forme de capture. Une fois numérisés, les documents seront expédiés par Internet pour être traités sur des serveurs centralisés sur le site d'Arpège (communauté informatique regroupant une partie des Caisses d'Epargne) prés de Lyon, avant d'être remis à la disposition du réseau par le bais de la solution de GED de FileNet
(lire l'article du 04/09/2006).
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Dossier 