Michel Germain (Arctus) : "Les PME-PMI centrent leurs efforts sur le collaboratif"

Comment ont évolué les intranets ces dernières années ?

L'évolution de l'intranet se caractérise aujourd'hui par le passage de l'intranet informationnel à l'intranet collaboratif. Ce dernier change la donne en raison de ses implications organisationnelles et techniques.

Sous l'angle organisationnel, il nécessite un système d'administration solide basé sur le méta-annuaire de façon à qualifier les workflows et les mécanismes de contribution.

La typologie traditionnelle et communément admise de l'évolution de l'intranet, - informationnel, communicationnel, collaboratif, gestion des connaissances, et intelligence collective, s'estompe cependant. Et ce notamment au profit d'une approche systémique favorisée par l'émergence d'outils dits "intégrés" qui proposent une approche globale et un ensemble de fonctionnalités tels que l'annuaire, le content management system, les outils de workflow, les espaces collaboratifs, les moteurs de recherche, les blogs, les outils de suivi statistique…

L'intranet est-il aussi important pour les grandes que les petites et moyennes entreprises ?

Les grandes entreprises ont été dans un premier temps porteuses de l'évolution de l'intranet. Force est de constater aujourd'hui la difficulté qu'elles connaissent - en raison de leur taille et de leur complexité organisationnelle - à finaliser l'implémentation du collaboratif.

Cette difficulté présente dans le même temps un avantage car elle nécessite un important travail de reengineering interne profitable à l'efficacité.

Dans le même temps, les PME-PMI, plus réticentes à l'origine à s'engager dans ces technologies, ont compris depuis lors le bénéfice qu'elles peuvent en tirer et progressent désormais de manière très rapide en raison de la maturité des offres logicielles.

Plus souples et réactives que les grands groupes, elles centrent par nécessité leurs efforts aujourd'hui sur le collaboratif, en brûlant parfois les étapes du stade informationnel.

Elles bénéficient souvent d'une forte impulsion managériale tandis, qu'en raison d'un effet de taille, elles appréhendent plus facilement l'ensemble des composantes technologiques et sont à même d'évaluer plus aisément les impacts organisationnels.

Quels sont les clés de succès pour piloter et mener à bien son projet intranet ?

Plusieurs principes essentiels guident la conduite de projet intranet. Le premier d'entre eux est une formalisation claire de la vision de l'entreprise en matière d'intranet et des modalités de son déploiement par l'identification des sponsors, contributeurs, mais également du périmètre et des effets attendus de la mise en place de l'intranet.

Il convient également de définir des mécanismes de pilotage du projet intranet dans une approche de transversalité qui associe les principaux acteurs/contributeurs, et de définir les rôles de chacun au travers de la mise en place d'un comité de pilotage et de la définition des attributions de la maîtrise d'ouvrage, de la maîtrise d'œuvre et de la maîtrise d'usage.

La segmentation des différentes étapes de l'intranet et la structuration en sous-projets identifiés et chronologiques de même que la qualification des ressources humaines qui conditionnent la dynamique de l'intranet et sa décentralisation sont également des principes à ne pas sous-estimer.

Enfin, la prise en compte permanente des attentes utilisateurs et des moyens de les impliquer dans les différentes étapes de l'intranet, de la phase d'expression du besoin à la qualification des attentes en passant par le développement des fonctionnalités et la formalisation des interfaces graphiques, est également essentiel.

Michel Germain est directeur associé d'Arctus, cabinet de conseil spécialisé dans les technologies de l'information et de la communication. Il est également Professeur associé au Celsa, et auteur des ouvrages "Management des nouvelles technologies et e-Transformation" et "Conduite de projet Intranet" aux Editions Economica.