Les Banques Populaires s'arment d'un moteur de recherche interne

Autant chercher une aiguille dans une meule de foin. Une remarque que près de 40 000 collaborateurs de l'établissement bancaire Banques Populaires répartis dans près de 2 100 agences ne se font plus.

La raison ? Afin de faciliter la remontée et l'indexation des documents pertinents, le groupe fait appel depuis septembre 2006 à une solution de moteur de recherche interne désormais appréciée par les utilisateurs.

Afin de faire face aux lacunes rencontrées en matière de recherche d'informations tant au niveau des portails intranet que de la gestion électronique de documents (GED), une solution de moteur de recherche est alors envisagée.

"Nous étions en quête d'un outil qui soit en mesure d'indexer les documents se trouvant à la fois sur nos portails intranet mais qui soit également capable de s'attaquer directement aux bases de données propriétaires FileNet et SQL", fait ainsi savoir Jocelyne Plouznikoff, responsable de la gestion des contenus à la direction technique et architecture chez I-BP.

C'est ainsi qu'en juin 2005, i-BP, la filiale du groupe Banques Populaires qui gère les prestations informatiques de l'ensemble des 16 banques régionales, procède au mois de juin 2005 pendant une vingtaine de jours, au recueil de besoins des utilisateurs.

Après étude, trois éditeurs de solutions de moteurs de recherche seront retenus dans une short-list : Exalead, Entopia et PolySpot.

Et c'est finalement PolySpot Enterprise Search qui est retenu, jugé plus fiable et puissant pour naviguer au sein de multiples sources d'informations et faire remonter l'information la plus pertinente.

Parmi les autres qualités mises en avant figurent également sa qualité d'ouverture, sa facilité d'intégration mais également la convivialité de l'interface Web d'administration.

En septembre 2005, un pilote a donc été mis en place et testé par un groupe de travail composé d'utilisateurs appartenant à 4 banques et issus à la fois à la maîtrise d'ouvrage et à la maîtrise d'œuvre.

"La limite précédente en termes de recherche était que l'utilisateur était censé savoir s'il se trouvait en environnement GED ou bien intranet et conscient que les informations indexées étaient nécessairement limitées à l'un ou l'autre de ces environnements", poursuit Jocelyne Plouznikoff.

Qu'à cela ne tienne, un an plus tard, en septembre 2006, la V1 est implémentée. Elle permet cette fois d'indexer de manière totalement transparente pour l'utilisateur les 125 000 documents présents sur le réseau intranet et les bases documentaires dont 5 000 documents pour chacune des 17 banques du réseau.

Concernant la phase d'implémentation complète de PolySpot Enterprise Search, 60 jours hommes ont été nécessaires comprenant notamment 5 jours d'intervention réalisée par les équipes de l'éditeur, auxquels viennent s'ajouter plusieurs heures de formation dispensées par i-BP pour les administrateurs de chaque banque.

Plusieurs journées ont également été dédiées à la création d'un guide d'administration et d'un guide utilisateur, chaque banque ayant ensuite effectué une formation spécifique envers ses propres utilisateurs.

Le degré de satisfaction envers PolySpot Enterprise Search est aujourd'hui élevé, les utilisateurs étant tout particulièrement satisfaits par la dernière version implémentée en septembre dernier. Au point même de faire des émules au sein d'autres entités du groupe.

"La solution de PolySpot a été choisie également par la Banque Fédérale des Banques Populaires et par la filiale de financement et d'investissement du groupe, Natixis. Ce qui démontre que cet outil de recherche répond parfaitement à nos besoins pour des structures tant décentralisées que centralisées", conclut Jocelyne Plouznikoff.