Le Port Autonome de Paris met à flot la dématérialisation de ses factures

Le Port Autonome de Paris est un établissement public qui a pour principales missions de développer le transport par voie d'eau en Ile de France. Réparti en 7 agences portuaires, l'organisme doit notamment gérer les relations quotidiennes avec pas moins de 70 autres ports publics et privés.

C'est pour faire face à une circulation des factures papiers devenue trop importante - plus de 12 000 par an - entre les agences et le siège, optimiser les coûts administratifs et mettre un terme aux erreurs de routage, que le Port Autonome a décidé de se jeter à l'eau en septembre 2004.

L'un des objectifs de recourir à une solution de dématérialisation des factures aura donc été de trouver le meilleur moyen pour les acheminer directement à la comptabilité et non plus en direction de l'ensemble des services dépensiers (direction, agences, services en charge des travaux…).

C'est en octobre 2004 que la décision de doter le Port Autonome de Paris d'une solution de gestion des factures est officialisée. La rédaction du cahier des charges débute et est rapidement suivie par la réalisation d'un appel d'offres. Parmi les 5 solutions étudiées à la fin de l'année 2004, l'offre d'Itesoft se distingue par l'étendue de sa couverture fonctionnelle et sa réponse aux besoins du service de la comptabilité.

Ainsi, ce ne sont pas une mais deux solutions qui seront finalement retenues : Itesoft FreeMind for Invoices pour la partie consacrée à la dématérialisation des factures et l'outil de workflow Itesoft Share, à même de transmettre - sous forme d'images numériques - des factures vers les différents services répartis dans les agences du Port.

"L'éditeur a été en mesure de fournir toutes les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la solution, tant du point de vue du matériel et des machines de scan que des prestations annexes liées au réseau", fait savoir Gisèle Defiolle.

L'implémentation a lieu au cours de l'été 2005 et une phase de test est réalisée dans la foulée, en septembre 2005. Cette dernière aura d'ailleurs concerné 10% des utilisateurs finaux, soit une dizaine de personnes dans des services géographiquement proches.

Afin de l'accompagner dans cette tâche, l'organisme public a fait appel au cabinet de conseil Alti et un prestataire a ainsi été mobilisé sur près de 4/5 mois, tandis qu'un chef de projet en interne ainsi que les équipes du service comptabilité ont également été sur le pont tout au long de la phase d'implémentation et de test.

L'étape de la mise en production a ensuite démarré rapidement, dès octobre 2005, non sans avoir fait tanguer l'organisation interne de l'organisme public.

"La mise en place d'une solution de dématérialisation des factures a nécessité de réorganiser le service et ses procédures de manière globale même si au final ce système permet d'éviter les pertes de documents, les erreurs de saisie voire des doubles paiements", poursuit Gisèle Defiolle.

Côté technique, des développements spécifiques pour interfacer Itesoft FreeMind for Invoices avec l'application de gestion budgétaire Yole et de gestion comptable Arcole ont été nécessaires. L'implémentation au reste de l'infrastructure n'a cependant pas fait de vagues.

"La solution Itesoft FreeMind for Invoices tourne sur un environnement serveur dédié Windows 2003, adossée à une base de données Oracle 9.2g, tandis que l'accès à l'application Itesoft Share se fait via un simple navigateur Web et par l'intermédiaire de notre serveur d'application IIS", note de son côté Guy Payet, chef de projet informatique en mission pour le Port Autonome de Paris.

Plusieurs améliorations fonctionnelles sont d'ores et déjà en vue, au premier rang desquelles l'automatisation de certaines tâches manuelles comme le fait de passer la facture en statut payé, mais également l'optimisation de l'ergonomie de l'application. Cette dernière est d'ailleurs attendue dans le courant de cette année, avec la future montée de version.

A terme, le Port Autonome prévoit même d'aller plus loin en matière d'échange des factures, en dématérialisant cette fois les factures des fournisseurs et prestataires de services historiques comme France Télécom ou encore EDF.