LPG rajeunit son intranet avec un portail

Spécialisée dans le traitement des tissus conjonctifs et de la lutte contre le vieillissement de la peau depuis près de 20 ans, LPG à décidé de redonner une seconde jeunesse à son intranet.

Forte d'un chiffre d'affaires de 53 millions d'euros, la société s'est en effet donnée, dès l'année 2000, les moyens de remettre à plat son système d'information et d'envisager la refonte d'un intranet devenu, au fil des ans, obsolète.

Tout a basculé ensuite au cours de l'année 2004, grâce à un changement de direction générale, qui a alors fait de la mise en place du nouvel intranet collaboratif, l'une de ses principales priorités. La phase d'expression des besoins ayant alors permis de mettre à jour les principales attentes des collaborateurs.

"La mise en place du portail collaboratif a eu pour objectif d'améliorer le partage et l'échange d'informations des collaborateurs tant internes que nomades appuyée par le déploiement d'un système de gestion électronique documentaire efficace", poursuit Philippe Angotta.

Pour autant, rien n'aurait été envisageable sans la refonte de l'infrastructure technique, la mise en place de l'annuaire Active Directory, ainsi que l'augmentation de la bande passante. Passée de 64/128 Kbits à 4 Mbits entre le siège social de Valence et le site distant basé à Sophia-Antipolis, elle a constitué un pré-requis essentiel à la faisabilité du projet de portail collaboratif et documentaire..

Après avoir obtenu le feu vert de la nouvelle direction générale au cours de l'été 2005 - et contrainte d'implémenter le portail collaboratif en 3 mois - la direction informatique du groupe LPG a donc été amenée à faire son choix entre plusieurs offres.

Parmi elles, SharePoint de Microsoft, EverSuite d'EverTeam, Vdoc Portal et Open. Ce sont ces dernières qui auront été finalement retenues. Le caractère packagé des solutions, l'absence de développements spécifiques et la facilité de paramétrage ayant constitué les principaux critères de choix de la direction informatique de LPG.

"Vdoc a immédiatement su répondre à nos attentes en proposant une méthodologie d'intégration claire et transparente, accompagnée d'un plan de développement détaillé qui nous a mis en confiance", indique Philippe Angotta.

Et le directeur informatique d'ajouter : "ils ont également pris en charge les aspects liés au paramétrage et assurer la formation d'un collaborateur en interne pour nous permettre par la suite d'être entièrement autonome, ce que nous avons particulièrement apprécié".

L'implémentation aura donc mobilisé trois personnes en interne : le responsable TIC formé par les équipes de Vdoc Software, un administrateur système en charge de gérer les aspects techniques liés à l'hébergement de l'application ainsi que le directeur informatique.

L'éditeur, lui, aura de son côté dédié un directeur de projet, un consultant pour la partie portail ainsi qu'un consultant pour les aspects liés à la gestion électronique documentaire (GED).

Mais étonnée par la rapidité d'implémentation, LPG en a profité pour aller au-delà de la mise en place du portail collaboratif et de la GED en ajoutant jusqu'à fin 2006 des processus dynamiques.

Avec, au premier rang desquels, la gestion des notes de frais et des demandes d'achat avec workflows de validation. Une fonctionnalité de synchronisation de saisie d'informations offline à destination des collaborateurs nomades a même été implémentée.

La satisfaction des utilisateurs est également bien réelle, ces derniers appréciant les capacités d'interactivité offertes par l'outil, par le biais des communautés d'intérêt dont la gestion des droits est désormais décentralisée. Baptisé Tam-Tam, le portail intranet a par ailleurs bénéficié d'un travail en terme de look and feel ayant contribué à son appropriation par les utilisateurs.

"Plus qu'un point d'entrée, le portail intranet cimente le système d'information et crée un lien tentaculaire vers l'ensemble des briques métiers et applicatives dont notre progiciel de gestion intégrée SAP", analyse Philippe Angotta. Actuellement les 150 licences ont déployées permettent à l'ensemble des collaborateurs d'accéder à l'intranet et à ses fonctions collaboratives.

En termes de coût, le premier lot, comprenant notamment le conseil, le portail collaboratif, la GED, les 50 licences utilisateurs et SQLServer a atteint les 66 950 euros.

L'ajout de nouvelles fonctionnalités, la migration vers la V2 ainsi que l'acquisition de 100 licences supplémentaires auront coûté quelque 27 800 euros supplémentaires.