Quand "bonne planification" rime avec "qualité du service informatique"

Une gestion de portefeuille et de projets cohérente peut améliorer la qualité de service du système d’information. Cette démarche passe par le déploiement d'une solution adaptée.

Il n'est pas rare qu'un projet dépasse les budgets et les délais impartis, voire qu'il soit purement et simplement abandonné. Malheureusement, ce cas de figure est aujourd'hui la règle si on croît une étude réalisée en 2007 par le cabinet Loudhouse. Cette étude révèle qu'un projet informatique sur trois dépasse le budget planifié, avec des dépassements de coûts allant de 10 à 20% , tandis qu'un quart des projets dépasse de 50 % leur budget.

Les chefs de projet sont souvent tenus pour responsables de ces problèmes et se voient reprocher un manque de compétence et de contrôle sur leurs équipes. Mais cet argument est réducteur. Souvent, le cahier des charges, le choix du projet ou l'absence d'un outil de support approprié est à mettre en cause.

Les difficultés viennent souvent du manque d'informations sur le statut d'un projet ou sur son caractère stratégique. Ces problèmes obligent les responsables informatiques et leurs équipes à "naviguer à vue" pour atteindre leur objectif. En effet, comme le démontre l'étude, 39 % des responsables informatiques ne possèdent pas une vue d'ensemble suffisamment précise de leurs projets en cours, et moins de la moitié (42 %) sont tenus informés dans la journée des éventuels problèmes rencontrés lors de ces projets.

Conclusion, une entreprise comptant au moins 20 projets simultanés ou ayant 15 à 20 responsables de projet a tout intérêt à adopter une solution de PPM (gestion de portefeuille et de projets) moderne. Cela permet aux départements informatiques de mieux gérer le développement des produits, projets et services, notamment grâce à des fonctionnalités de planification de projets, de gestion de la demande, ou de planification des ressources.

Améliorer la vue d'ensemble des responsables de projet
Une solution de PPM ne se limite pas au contrôle du statut du projet et du cadre requis. Si elle permet la fluidité des processus, la création de rapports et un mécanisme progressif, elle assure aussi la conformité aux règlementations et prévoit des mesures de gouvernance appropriées en cas d'imprévu. Les responsables peuvent ainsi prendre la hauteur nécessaire pour évaluer l'impact de certaines règlementations sur d'autres projets en cours ou planifiés. En quoi une réduction du budget peut-elle retarder le projet ? Comment réagir en cas de doublement de la charge de travail d'un projet en cours ? Pourra-t-on s'adapter à la redéfinition de la stratégie et des tâches à accomplir ? Si oui, dans quel délai et à quel coût ? Quel délai sera-t-il possible de tenir dans ce cas ?

Au fur et à mesure que l'entreprise acquiert de l'expérience, les connaissances concernant un thème donné se démocratisent. Les données actualisées d'un projet ainsi que les tâches planifiées sont une contribution précieuse aux stratégies et projets à venir. Les dirigeants sont en mesure de suivre au plus près l'évolution de leur infrastructure informatique.

Aligner les priorités, éviter les pénuries de ressources
Le PPM permet de définir plus précisément ses priorités, de modifier son budget en fonction des besoins, de reporter, voire d'annuler un projet planifié. Les responsables de projet disposent désormais de chiffres pour se représenter des paramètres tels que les ressources, les employés, les délais ou le budget. La planification est meilleure, ce qui permet non seulement d'éviter de perdre totalement le contrôle d'un projet, mais aussi de documenter toutes les décisions stratégiques, de simplifier la tâche des responsables de projet, et de leur fournir des éléments décisionnels tangibles pour préparer leurs réunions avec leurs clients.

Une solution de PPM ne se limite pas simplement à la planification. Elle permet aussi aux responsables d'analyser, de qualifier et de contrôler systématiquement tous les projets informatiques à différents stades en fournissant par exemple, l'analyse de la commande, de l'exécution (gestion des délais, du personnel et du budget), et de la mise en œuvre.

Une vision globale de la gestion des systèmes d'information
Les solutions de PPM apportent aux responsables une vision intégrale des nouveaux projets ou de la production totale d'un service informatique. Cela leur permet de tirer une expérience de ces projets, de comparer objectifs et résultats, et d'évaluer et de pondérer différentes alternatives. En effectuant des analyses de rentabilité, des mises à jour, les nouveaux projets ou les nouveaux services peuvent, dès lors, être mis en œuvre beaucoup plus facilement et rapidement.

Le PPM fournit des données sur tous les types de projets, tout en intégrant des informations provenant d'autres systèmes tels que : données personnelles, coûts des actifs ou spécifications relatives au changement et à la configuration. Il peut fournir d'autres informations pertinentes en fonction du niveau de service (SLA) défini.

Un outil destiné également aux responsables informatiques
Les responsables informatiques disposent ainsi d'un outil permettant non seulement la gestion de projet mais aussi la planification stratégique, et le contrôle financier des services informatiques. Cette solution permet de réduire le risque d'erreurs du contrôle interne de l'entreprise. Elle joue un rôle majeur dans la définition d'une stratégie de gestion des systèmes d'information d'entreprise (EITM). En effet, en simplifiant et unifiant la gestion informatique, le PPM permet de soutenir les processus de l'entreprise. Les responsables informatiques sont capables de définir des priorités claires et de les mettre en œuvre de manière concluante.

Lorsqu'il s'agit d'établir le suivi de plusieurs projets et de fournir des services informatiques en accord avec les besoins de l'entreprise, la solution de PPM fournit le recul nécessaire pour les dirigeants informatiques et les responsables de projets, quel que soit le niveau de complexité et le flux des données. Les solutions de PPM assurent une vue d'ensemble du portefeuille : services informatiques, statistiques financières, demandes particulières relatives à l'activité, risques opérationnels et spécificités de gestion.

Un retour sur investissement estimé à plus de 500%
Selon la même étude IDC, les entreprises étudiées enregistrent en moyenne un retour sur investissement de 557 % sur trois ans. Pour chaque dollar investi dans une solution PPM, le retour sur investissement est de 5,57 dollars, soit un remboursement de l'investissement initial au bout de 7,4 mois à compter du déploiement complet de la solution. 

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