Aller vers la gouvernance de l’information en 2011
La gouvernance de l'information permet d'avoir une vue constante sur l'ensemble des informations alimentant les processus métier de l'entreprise. Elle apporte un avantage indéniable au niveau de la qualité de service et permet de gagner en agilité.
Qu'est-ce que la gouvernance de l'Information ?
La gouvernance de l'information s'appuie sur deux termes ayant une couverture très large, et qui combinés définissent le bon périmètre. C'est en fait l'ensemble des rôles et opérations qui permettent, dans le cadre d'une organisation et d'une stratégie définie, d'avoir la meilleure maitrise des documents physiques, données et documents numériques.
Comme toutes gouvernances, on parle bien sûr d'une organisation définie par des fonctions ou des rôles, s'appuyant sur des processus définis, et sur un ensemble de référentiels et de fondamentaux. (Une charte, des politiques de gestion de l'information, référentiels d'exigences (de conservation, règlementaire, de sécurité, ...). La gouvernance de l'information est un besoin émergent qui est en train d'acquérir une forte légitimité grâce :
Gouvernance des données versus gouvernance de l'information ?
La gouvernance des données est fortement portée par des populations d'initiés (la DSI) qui ont été les premières à sentir (souffrir!) un besoin de maitrise des données et principalement pour augmenter la qualité de l'information. Notamment pour des projets de BI, de SOA, de BPM, d'ERP, etc. Cette gouvernance très axée vers la donnée structuré, a une dimension assez technique, dans une logique "bottom up" avec comme objectif de sensibiliser, reporter la responsabilité d'une bonne gestion des informations vers ceux qui en sont les propriétaires à la base (les métiers).
La gouvernance de l'information qui a une orientation plus "top down" part de l'information métier (ce qui est directement manipulée par les utilisateurs de l'information), pour se décliner vers l'architecture de support. Cette gouvernance est de la responsabilité du chef d'entreprise (son rattachement est donc de haut niveau), elle donne les lignes directrices afin que chaque branches puissent tactiquement mieux gérer les informations qu'elles manipulent. Son positionnement rend d'ailleurs possible la gestion du cycle de vie de l'information et ainsi décloisonne les processus et règles de gestion associées pour une meilleure fluidité, et contrôle. Elle permet par exemple à la gouvernance des données d'avoir une maitrise d'ouvrage de l'information, et donc une mise à disposition facilitée des référentiels d'information à jour, pour les projets qui le nécessitent. Quel gain de temps et de qualité !
Existe-t-il un marché autour la gouvernance de l'information ?
Nous entrons sur le haut du Hype Cycle, cela reste un marché qui est jeune. L'association des évolutions (cf ci-dessus) a apporté la faisabilité pour mettre en place cette gouvernance. Je pense que ce marché va très fortement s'étendre dans les années à venir, peu importe la crise, car cette gouvernance est synonyme d'optimisation, de maitrise des risques et de réduction de coût. A savoir que ce marché mûri par la gouvernance des données, s'est réveillé grâce au monde du contenu (ou de l'ECM, Enterprise Content Management), et principalement par l'émergence du Record Management.
En termes de rayonnement, les éditeurs deviennent très actifs sur ce sujet. EMC a commencé il y a quelques années, RSD en fait son cheval de bataille, IBM est en train de mettre beaucoup d'énergie actuellement sur ce domaine, ainsi que HP, et de nouveaux acteurs sur le marché Europe comme Perceptive Software, sont en train de se déployer activement autour de ce sujet. Les intégrateurs restent timide sur cette niche qui reste très amont et éloigné de leur coeur de métier, leurs investissement se portent sur des projets fortement complémentaires à la gouvernance de l'information, comme des plateformes ECM ou du Master Data Management.
Dans la partie Conseil, des traditionnels pure players du monde du contenu (Opus Conseil, Parker Williborg, Archive 17, voir des cabinets d'avocats spécialisés en technologie de l'information comme Caprioli et associés, ...) se développent autour des politiques d'archivage et notamment des problématiques de Record Management et d'E-Discovery. D'autre pure players de niche, s'oriente sur un mixte data-content, comme le cabinet Ruleis sur la gouvernance de l'information numérique ou le cabinet 3org Conseil, qui se spécialise sur l'organisation de l'information ainsi que le coaching en vue d'une mise en place de cette gouvernance de l'information.
Au niveau Etudes, Gartner a beaucoup communiqué sur ce sujet en 2010, et devrait probablement alimenter les réflexions dans les mois qui viennent. Devoteam Consulting a réalisée une enquête en 2009 abordant ce thème, et IBM une étude assez complète en début 2010.
Est il important pour une entreprise de maitriser ses processus métier ?
Clairement oui ! Heureusement, le contraire devient de plus en plus rare, la norme ISO 9000, entre autre, a beaucoup aidé dans ce sens. Maintenant considérons que ce qui alimente ces processus soit de l'information, la question qui se pose est: comment peut on maitriser ses processus si on ne maitrise pas ses informations?
Avec ce point de vue, la maitrise de l'information est encore plus importante que la maitrise des processus, donc oui, c'est important et cela devient même vital aujourd'hui. Concrètement, imaginez qu'une organisation soit capable aujourd'hui de gérer l'ensemble du cycle de vie de ses actifs informationnels, c'est-à-dire: Qu'elle sait quand et par qui l'information est créée, quand elle est détruite, quelles processus elle alimente, qui (ou quoi) la transforme, lorsqu'elle est critique, lorsque elle doit renforcer sa disponibilité, la tracer, voir l'archiver. Elle connait aussi ses métadonnées et les référentiels associés, enfin elle est capable d'évaluer son coût et sa valeur. C'est aujourd'hui possible, et à moindre coût dans les premières étapes de sa mise en place (les plus importantes).
Les organisations qui auront cette maitrise décupleront leurs capacités à s'adapter aux mouvances du marché.
La gouvernance de l'information est complexe, mais pas compliquée. Elle est aussi 80% humaine. La vraie difficulté sera de convaincre du bien fondé de ce projet, surtout de convaincre de nombreuses populations très différentes (des juristes, des métiers, des informaticiens, des responsables de la sécurité, ..), afin de provoquer l'adhésion collégiale à ce projet.