La dématérialisation : une étape incontournable
Pour les entreprises et les organismes publics la dématérialisation est aujourd’hui incontournable. Le scanner ou les imprimantes multifonctions sont devenus les nouveaux outils de croissance des organisations.
L'intégration des documents numérisés dans les systèmes d'information se banalise et plus personne ne doute de la pertinence du retour sur investissement !Projets réussis...
Il y a 10 points clés susceptibles de permettre une mise en oeuvre rapide et réussie des projets de dématérialisation. Au-delà du choix d'une solution de dématérialisation ou d'un partenaire ce sont également les facteurs organisationnels, techniques et humains qui doivent être pris en compte.
Au sein de la société tout d'abord, le projet de dématérialisation doit être pensé et construit en cohérence avec la stratégie d'entreprise. Cela implique de le définir pas à pas et de le découper en lots correspondants chacun à un besoin opérationnel et/ou stratégique. Afin d'assurer une plus grande efficacité, il convient de porter dans un premier temps les efforts sur les projets à retour sur investissement rapide.
Une erreur à ne pas commettre est de chercher à automatiser le traitement de l'ensemble des documents de l'entreprise. Pour bénéficier d'une solution efficace, il peut être opportun dans un traitement automatique de privilégier les documents les plus récurrents, les plus faciles à dématérialiser, les exceptions devant être traitées dans un second temps.
La réussite d'un projet de dématérialisation passe aussi par l'adhésion du plus grand nombre à l'application. Cela sous-entend d'associer les utilisateurs finaux dès le début du projet afin de lever les craintes et de prendre en compte au mieux leurs besoins et leurs méthodes de travail. L'adoption rapide de la solution passe également par le soin apporté à l'interface utilisateur. Plus l'application est conviviale et plus facile elle sera à utiliser.
...sans tout automatiser
Plusieurs facteurs doivent également être pris en compte dans le choix du partenaire. Une attention toute particulière doit être portée sur sa connaissance des enjeux métiers propres à l'entreprise, ou le cas échéant, sur sa capacité à s'entourer de partenaires intégrateurs spécialistes de ces questions. D'un point de vue technique, il devra faire la preuve de sa capacité à interfacer ses solutions de dématérialisation avec les applications métiers de l'entreprise.
Enfin, en fonction du volume de documents à traiter, il peut être pertinent d'externaliser certaines tâches en vue de libérer des ressources internes pour qu'elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
A l'heure de son industrialisation, la dématérialisation nécessite des démarches aussi simples qu'efficaces. C'est la prise en compte de l'ensemble de ces facteurs dès la genèse du projet qui permet d'atteindre l'objectif.