Qui se cache derrière le sigle ECM «Enterprise Content Management» ?

L'Entrerprise Content Management est devenu un fourre-tout pour nombre de professionnels de l'informatique et des métiers de la gestion de l'information. Cette chronique propose modestement de recadrer le contexte et préciser ce que l'on peut entendre par ECM.

Chaque jour, est fait de son lot de surprises, et notamment lorsqu’on entend les discours de prospects ou clients qui ont été avisés par des experts ou des techniciens à l’avis curieux sur la question.

Le terme ECM doit être limité aux deux concepts suivants :

- L’ECM est une stratégie qui permet de tirer profit des données (structurées ou non structurées) de l’entreprise tout en réduisant simultanément les coûts et les risques associés. La stratégie ECM restera pertinente tant que les applications informatiques continueront de gérer le contenu d’entreprise comme une source de données supplémentaire.
- L’ECM est un marché qui intègre un sur-ensemble de technologies matérielles et logicielles distinctes mais complémentaires et nécessaires à la prise en charge de la stratégie ECM définie ci-dessus.

Ainsi, cette stratégie déployée, votre organisation gagne en efficacité opérationnelle, que ce soit au niveau de vos opérations front-office ou de vos opérations back-office. Dans la majorité des cas, le ROI se dévoile dans les 18 mois, si ce n’est un ROI fulgurant qui apparaît parfois en 6/8 mois !
La confusion autour de la définition de l’ECM est née du fait qu’au cours des dix dernières années, les éditeurs de logiciels et les analystes ont voulu réduire sa définition à une suite logicielle ou une plate-forme de développement. Cela a suscité des débats sans fin, principalement alimentés par les éditeurs de logiciels, et aussi par l’intérêt personnel des analystes, sur ce qui constituait vraiment une suite ECM complète.
Le processus est maintenant devenu plus familier. Les experts veulent décrire des marchés avec des produits et des acronymes. Les éditeurs de logiciels surévaluent généralement les capacités de leurs produits afin de satisfaire aux exigences des analystes. Les acheteurs ne sont donc pas en mesure de déterminer facilement les points forts et faibles des produits. C’est d’ailleurs une réelle aventure et un chantier fastidieux pour les conseillers ou les clients eux-mêmes de réussir une comparaison « juste » et « objective » de plusieurs solutions pour un même cahier des charges.

En conséquence, les entreprises effectuent des investissements technologiques inappropriés qui n’apportent pas de solution à leurs besoins et problèmes.
Il est temps d’abandonner la notion mythique d’une suite ECM complète. Il faut arrêter d’évaluer les éditeurs de ce marché en fonction des caractéristiques de leurs produits. Si votre but est d’aider les utilisateurs finaux à comprendre les technologies qui composent le marché ECM, vous devez évaluer les éditeurs de logiciels et leurs offres en fonction des critères suivants:
* De quelle nature sont les problèmes pour lesquels les capacités produits sont optimisées ?
* Quel est le bilan de résolution de ces problèmes dans le contexte de chaque métier et des processus utilisés ?
Forrester Research a commencé à travailler sur cette notion il y a cinq ans après avoir segmenté les éditeurs de logiciels ECM en fonction de leurs méthodes de gestion du contenu : transactionnelle, métier et ad-hoc. Gartner a récemment repris cette notion dans son rapport Magic Quadrant for ECM en utilisant une terminologie légèrement différente : il est question de méthodes de gestion transactionnelles, collaboratives et contextuelles.
Dans son blog Digital Landfill, l’éloquent président de l’AIIM (Association of Information and Image Management), John Mancini, se demandait si l’ECM n’était pas tout simplement une technologie à la recherche d’un problème de management à résoudre. Or les problèmes et les capacités à les résoudre sont bien présents.

Reste maintenant aux éditeurs, consultants et aux analystes d’exposer la réalité.
Dans ce contexte, certains intégrateurs cherchent aujourd’hui à exposer cette réalité, en positionnant les solutions proposées comme une réponse à des problématiques concrètes de l’entreprise et non plus comme « mon produit, c’est franchement le meilleur, regardez toutes ces fonctionnalités ! »…

 

Autour du même sujet