Archivage : gagner la guerre du papier

Alors que de nombreuses initiatives soutiennent le bureau sans papier dont le Plan France Numérique qui s’est fixé l’objectif zéro papier pour 2020, n'oublions pas que le document papier va quand même continuer à faire partie des processus des entreprises.

Les bureaux restent souvent encombrés de courriers des clients, de factures, de notes et de demandes qui remplissent des classeurs entiers... Avec toutes ces informations, le risque est bien entendu d’en perdre ou de ne pas les traiter correctement.
Bref, vous risquez de perdre des clients et de l'argent si vous ne parvenez pas à gérer correctement vos documents papier et numériques. Ce genre de mésaventure peut arriver à n'importe qui, quels que soient le secteur ou la taille de l'entreprise. Comment être sûr de maîtriser et gérer ses documents de manière optimisée ?

Centralisé mais à la disposition de tous

Afin de maîtriser les documents et leurs flux, de nombreuses sociétés mettent en place des solutions sophistiquées, comme les systèmes de gestion des documents, les systèmes de gestion de contenu ou les archives numériques. Ces systèmes présentent l’avantage considérable de centraliser les informations et d’enregistrer les documents à un emplacement unique. Autre avantage décisif : il est impossible de perdre ou de détruire ces documents numériques enregistrés de manière centralisée car des sauvegardes régulières sont effectuées. Plusieurs utilisateurs peuvent également consulter le même document numérique car il n’est pas nécessaire de le copier physiquement. Les commerciaux en déplacement peuvent aussi télécharger et consulter les documents clients au moyen d’une connexion sécurisée avec l’entreprise. Les encombrants classeurs qui s’entassent dans les bureaux deviennent donc inutiles et l’espace ainsi libéré est appréciable pour une gestion plus efficace.

Convertir les documents papier au format numérique

Alors que les études de marché montrent que près des trois-quarts (70 %)[1] des entreprises affirment que la réduction du papier fait partie de leur processus d’amélioration, presque la moitié des participants trouvent que le temps passé à saisir à nouveau les données, à rechercher les copies sur papier et à les classer représente toujours le principal problème lié aux processus de gestion des documents papier au sein de leur organisation. Plus de 40 % des personnes interrogées citent le volume de stockage et le coût de l’externalisation de stockage du papier comme le deuxième problème le plus important. Les sociétés doivent prêter une grande attention aux processus métiers qui créent de tels goulots d'étranglement dans le workflow.
L’élimination du classeur obsolète représente l’une des voies vers une gestion plus efficace des documents. Et la numérisation des documents papier à l’aide de systèmes électroniques centralisés est une alternative. Il est possible de stocker directement les documents créés sur un PC, dans les systèmes de l’entreprise.
Bien que la numérisation de documents papier soit une pratique courante depuis des décennies, le simple enregistrement de documents numérisés dans des référentiels électroniques ne suffit désormais plus car il présente une limite importante : les images des documents numérisés contiennent très peu d’informations supplémentaires et il est impossible d’y rechercher des mots-clés dans leur texte. Comme il est possible d’archiver par erreur les documents papier numérisés dans une mauvaise bibliothèque numérique, il est essentiel de pouvoir les retrouver en y ajoutant des mots-clés dans un programme de recherche informatique. À l’aide de la « recherche par mot-clé », il est possible d’afficher tous les documents associés à un thème donné en un clic et de rechercher rapidement des informations dans de gros fichiers.

Comment rechercher des documents papier par mot-clé ?

Mais ce n’est pas tout. La reconnaissance optique de caractères (OCR) simplifie également la vie des entreprises. Un logiciel OCR permet de transformer toute image d’un document en un document électronique qui contient du texte réutilisable dans lequel il est possible d’effectuer des recherches. 
On peut chercher par mots-clés et même extraire le texte du document afin de le réutiliser.
Les algorithmes perfectionnés de ce logiciel prétraitent les images des documents, détectent les images, les zones de textes et transforment la photo d’un texte en un « véritable texte modifiable » avec une précision de 99,8 %. Certains systèmes permettent même d’ajouter des métadonnées qui sont ensuite transférées dans les bibliothèques numériques avec les documents.
Ces systèmes peuvent être des logiciels pour PC, voire même des serveurs sophistiqués de reconnaissance de documents et de conversion au format PDF qui fonctionnent automatiquement en arrière-plan au sein de l’infrastructure informatique de l’entreprise et traitent un volume de documents élevé, 24 heures sur 24.
Ces systèmes peuvent transformer des millions de pages numérisées au format PDF ou PDF/A, dans lesquelles il est possible d’effectuer des recherches, et rendre totalement inutile le stockage physique sur papier. Ils contribuent à respecter les directives de conformité et augmentent la durée de vie des documents archivés qui sont enregistrés dans des formats qui permettent d’y accéder à long terme.

Le gagnant remporte la mise

Alors, qui sont donc les vainqueurs de la guerre du papier ? Les entreprises qui traitent un volume important de documents, comme l’industrie pharmaceutique, les assurances, les banques, les entreprises du secteur automobile ainsi que les grandes institutions juridiques et les bibliothèques, bien entendu. Elles peuvent beaucoup y gagner en déployant des serveurs de conversion de documents et en déplaçant la documentation imprimée dans des emplacements de stockage électroniques centralisés. De nombreux systèmes peuvent être déployés rapidement, ce qui procure un retour sur investissement dès l’achat. L’utilisation de documents électroniques auxquels il est possible d’accéder à tout moment, qu’il est possible de transférer ou de distribuer, permet aux entreprises d’améliorer leurs temps de réponse vis-à-vis des clients, et donc leur qualité de service. 
Outre le fait incontestable qu’elles gagnent ainsi du temps et améliorent leur efficacité, les entreprises n’ont plus besoin de rechercher les documents mal classés pendant des heures. Les vieilles méthodes peuvent être éradiquées, et le document papier ne sera bientôt plus qu’un mauvais souvenir.

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[1]
Rapport« Winning the Paper Wars » (« Gagner les guerres du papier) de l'Association for Information and Image Management, paru en 2013.

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