Projet ERP : une réalité mesurable et quantifiable

Choisir une solution ERP n’est pas un choix anodin, encore moins évident. Les chefs d’entreprise sont confrontés à un choix difficile et se doivent de répondre à la question« Quelle est et quelle sera la solution ERP la plus appropriée pour mon entreprise ».

Les critères de sélection les plus courants sont le coût de mise en œuvre du système, les coûts de maintenance, les références de la solution  si possible dans le même secteur d’activité - et enfin la couverture fonctionnelle de la solution. Viennent ensuite l’ergonomie, le niveau de performance de la solution et les possibilités de personnalisation. Mais est-ce vraiment suffisant pour décider ?
Tous ces éléments vont évidemment grandement influencer le choix de la solution.
Les décideurs doivent néanmoins se demander quels sont les bénéfices financiers escomptés avec la mise en place de la solution ERP. L’expérience montre que les objectifs tels que réduire le nombre d’articles dans l’entrepôt, aller à la conquête de nouveaux marchés, ne sont que rarement chiffrés.
Les principaux objectifs, à la fois quantifiables et mesurables, sont constamment négligés.
Même si bien évidemment, il peut paraitre ambitieux de vouloir mesurer le faire simplement quelques mois après l’implémentation.

L’implémentation d’un système ERP est un investissement

Les projets de mise en place ou de remplacement d’un système existant doivent être orientés « rentabilité ». Chaque centre de coûts doit donc être mis en parallèle des bénéfices apportés à l’entreprise.
Une analyse coût-avantage est un préalable à tout projet d’investissement, tel que la construction d’un entrepôt, la mise en place d’un nouveau service, l’acquisition de nouvelles lignes de production…
L’implémentation d’un système ERP doit suivre le même raisonnement. L’entreprise doit être en mesure d’estimer le ROI avant le lancement du projet, et ainsi baser ses décisions sur des objectifs business clairement définis et évaluables.

Les coûts d’implémentation doivent être calculés au plus juste

Les informations liées au coût de réalisation du projet peuvent être obtenues, par une simple demande détaillée auprès des fournisseurs avec lesquels l’entreprise souhaite travailler.. Les offres devront notamment intégrer les coûts d’acquisition du hardware, celui des licences additionnelles et celles liées aux bases de données, les solutions tierces... Quand l’entreprise évalue les coûts, elle doit également prendre en compte les frais de maintenance, le montant des montées de version, le niveau de support et les coûts associés.

Au cœur du projet ERP : le plan des bénéfices

Mettre en évidence les bénéfices liés à l’implémentation d’un système ERP n’est pas aussi simple qu’il n’y parait. La première étape consiste à définir quels secteurs d’activité seront impactés par le système ERP. Partons du principe que votre entreprise a besoin d’une solution logicielle innovante, intégrant par exemple :
  • La mise en place d’un canal de vente en ligne,
  • L’optimisation des prises de commandes,
  • La réduction du temps de génération des rapports,
Relativement au premier objectif, si jusqu’à présent l’entreprise suivait un modèle traditionnel Brick et Mortar, les ventes générées par ce nouveau canal sont initialement fixées à 0. Dans la situation actuelle, le plan de bénéfices doit être chiffré.  On peut supposer que si le chiffre d’affaires est déjà conséquent, les ventes vont augmenter significativement suite au lancement du site marchand.
Concernant le deuxième objectif- le terme pris de commande  est relativement générique. La clé pour exprimer l’optimisation d’un process est d’appuyer le raisonnement sur un élément quantifiable de l’entreprise. Par exemple ici, le nombre d’employés gérant les commandes et les salaires associés.
Enfin, l’implémentation d’un ERP avec un système de prise de commande en ligne peut mener une réduction du nombre d’employés nécessaires à l’accomplissent des dites tâches.
De plus, spécifier le nombre de jour homme par mois requis pour la préparation des documents d’analyse est une base essentielle pour prendre de bonnes décisions. Après avoir récolté ces informations - par exemple 30 jours homme, vous pouvez supposer que grâce aux outils de reporting, ce temps sera réduit de manière conséquente et quantifiable.

Approche individuelle, les clés du succès 

Parallèlement aux éléments présentés ci-dessus, il existe bien d’autres facteurs à prendre en compte, comme l’augmentation des marges, ou la  performance des forces de vente. Quant à l'optimisation de la trésorerie de l'entreprise, la réduction des délais de paiement ainsi que le montant des impayés non recouvrés peuvent également être envisagés.
Certains entrepreneurs vont rechercher au sein de l’entreprise celui qui possède les compétences pour calculer le NPV (Valeur Actuelle Nette), et l’expliquer aux équipes de production. Par exemple, comment réaliser une première estimation des ventes générées en ligne pourra être une thématique à aborder et à travailler.
Suivant ces informations, les entreprises leaders seront en mesure de prendre des décisions raisonnables sur un potentiel début de projet, et de définir les éléments les plus profitables au projet.
Gardez à l’esprit que l’implémentation d’une solution ERP intégrée devra nécessairement apporter des bénéfices mesurables. La vision est importante, les ambitions essentielles, mais seuls les faits comptent réellement.

ERP / Acquisition