Numérisation : comment éviter de perdre du temps au travail

Nous croulons sous la paperasse. Et La tendance à la numérisation ne va, ironie du sort, qu’empirer les choses, à moins de mettre en place une gestion plus intelligente de nos documents et données.

Tandis que les entreprises continuent leur migration vers le tout digital, voici trois conseils pour aider les collaborateurs à accroitre leur productivité et arrêter de perdre du temps avec des documents papier et des fichiers PDF numérisés.
Chaque jour, environ 24 millions de kilomètres de papier sont utilisés dans le monde. Un bureau moyen conserve environ 20 000 pages dans ses locaux. Certains sont conservés à des fins de conformité, mais la majorité sont parfaitement inutiles et prennent beaucoup de place. Un employé moyen passerait 45 minutes par jour à chercher des documents perdus. [1]
Et il ne s’agit que des documents papier. Cela ne prend pas en compte les e-mails, documents web et les échanges sur les forums de discussion entre les collaborateurs sur les Intranets, qui doivent également être archivés et conservés à des fins de conformité.

La paperasse coûte des millions d’euros chaque jour

Selon une étude récente, environ 30 % des directeurs financiers et opérationnels reconnaissent que leurs processus utilisent toujours le papier, malgré une tendance forte à l'automatisation et à la numérisation des processus, avec près de 44 % qui utilisent désormais des applications mobiles et 53 % des systèmes Web. [2]

Exploitez au maximum les possibilités du BYOD

La majorité des employés disposant de smartphones, les entreprises recherchent sans cesse des moyens d’intégrer les appareils mobiles dans leurs processus existants.
Remplir ses notes de frais en déplacement, traiter les déclarations de sinistre sur le terrain ou rationaliser les processus de paiement par chèque en utilisant les technologies de capture mobile représentent autant de vecteurs d’économies significatives pour les entreprises, qui créent à présent des documents, rapports ou articles au format PDF, de telle sorte qu’ils puissent être lus lors de déplacements, quelle que soit la destination finale. Être physiquement présent au bureau pour être  productif n’est plus incontournable pour les entreprises. En capturant l’information à son arrivée, les entreprises peuvent accélérer les processus et les transactions, tout en réduisant les coûts d’exploitation.
Le résultat: des employés plus productifs, un meilleur service et une fidélisation accrue des clients.

Automatisez le traitement de documents avec un logiciel de capture

Le traitement automatisé de documents, tels que les factures, commandes, remises de fonds, formulaires et bien d’autres encore, s’est largement démocratisé. Nul besoin toutefois d’une armée d’administrateurs pour saisir manuellement les données dans les systèmes CRM, HR ou ERP, puisqu’il suffit simplement d’automatiser l’ensemble du processus.
Le logiciel de capture permet de convertir toute information provenant de champs de données, même celles par exemple remplies à la main sur un formulaire de demande, en formulaire électronique pour un traitement ultérieur. Dans la plupart des cas, le traitement des formulaires est considéré comme achevé dès que les données de tous les formulaires ont été capturées, vérifiées et enregistrées dans un système métier de traitement comme par exemple une base de données.
La tâche suivante consiste à décider où l’on transmet l’information pour une réponse en temps utile.
Les demandes clients doivent parvenir au service de relations  clientèle et les factures à la comptabilité fournisseurs. Une solution de salle de courrier numérique permet de capturer des documents au moment et à l’endroit de leur arrivée dans l’entreprise. Ils peuvent ainsi être classés et transférés à la personne ou au service approprié. L’archivage d’informations à des fins de conformité est une autre affaire.
La saisie manuelle de données est coûteuse, encline à des erreurs et crée des délais inutiles dans le temps de réponse. Un système intelligent de capture automatisée peut aider les utilisateurs à être plus efficaces.

Optimisez vos processus d'entreprise avec l'archivage numérique de documents

Avec le temps, les documents critiques peuvent représenter un volume significatif et prendre beaucoup d'espace de stockage, précieux et coûteux. Tandis que diverses règlementations obligent les entreprises à conserver des archives, les garants de cette conformité ont également besoin d'un moyen intelligent pour trouver les données à la demande.
La numérisation de documents présente une limite de taille : les documents numérisés sous forme d’image ne sont pas « lisibles », et ne sont donc pas facilement interrogeables, même avec des balises Méta associées. Il en va de même pour les images PDF sans couche de texte qu'il est facile de copier et de coller. Il y a également un risque que les documents soient accidentellement sauvegardés dans la mauvaise bibliothèque numérique.
Un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) convertit les images en documents électroniques qui contiennent du texte interrogeable et réutilisable. On peut chercher par mots-clés et même extraire le texte du document afin de le réutiliser.
Les algorithmes perfectionnés pré-traitent les images des documents, détectent les images, les zones de textes et transforment la photo d’un texte en un « véritable texte » avec une précision de 99,8 %. Certains systèmes permettent même d’ajouter des métadonnées qui sont ensuite transférées dans les bibliothèques numériques avec les documents.

Et ensuite ?

La numérisation est un élément essentiel de la croissance d’une entreprise. Elle ouvre de multiples opportunités d’innovation et de collaboration moyennant l’infrastructure adéquate qui puisse correspondre à de telles ambitions.
De plus, elle aide à améliorer l’efficacité et la productivité des employés. Le retour sur investissement sur la capture mobile, la capture de documents ou l’archivage numérique assisté par la technologie OCR se fait généralement dès trois mois après l’implémentation du programme. De tels impacts rapides sont un moyen idéal pour booster votre activité en 2014.

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[1] Managetrainlearn.com, décembre 2013, ‘Time Management, Managing Your Paperwork’, http://www.managetrainlearn.com/article/the-four-elements-and-time-management
[2] Oracle et Accenture ont commandité une étude réalisée par Longitude Research, intitulée "Valoriser les nouveaux usages dans la finance : le Directeur Financier prescripteur de nouvelles technologies."

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