Hôpital numérique : changer les processus de travail

Les systèmes de santé ont atteint leurs limites et la transition numérique devient urgente. Si l'hôpital dématérialise ses procédures il doit cependant opérer sa mutation étape par étape en utilisant les bons outils au bon moment.

Le vieillissement des populations et leurs maladies devenues chroniques met à rude épreuve les systèmes de santé qui font face aujourd’hui à l’impérieuse nécessité d’évoluer dans un contexte de réduction des dépenses. Les nouvelles technologies en simplifiant, les processus sont devenues indispensables et essentielles à l’hôpital qui est désormais numérique. La transition doit pourtant s’accélérer.

L’hôpital numérique, la tendance

Où que l’on regarde, les initiatives pour le développement d’hôpitaux numériques ou 2.0 se multiplient. De la Clinique de Cleveland dans l’Ohio, qui fait figure de référence avec ses projets pour réduire le papier dans son centre hospitalier et dans les établissements de son réseau, jusqu’aux hôpitaux européens, Marina Salud (Espagne) ou Eppendorf (Allemagne), le mouvement est amorcé. En France, le programme Hôpital Numérique (privé et public) pour développer et moderniser les systèmes d’information santé, mis en place par la DGOS (Ministère de la santé), constitue une évolution importante par rapport aux plans d’investissements précédents.
Toutefois, un hôpital « zéro papier » apparaît encore comme utopique. Compte-rendu, prescriptions, dossiers, … remplissent les étagères des hôpitaux. Et un document disponible au format électronique ne signifie pas qu’il soit pour autant consultable depuis n’importe quel terminal ; l’information ne circule pas. C’est pourquoi, les acteurs du monde hospitaliser doivent passer par une étape intermédiaire en mettant en œuvre des solutions de numérisation vers les processus métiers et abandonner la logique de numériser pour archiver.

E-santé, dossier patient pour accélérer les processus

La pratique médicale et ses processus sont à l’orée d’une révolution. Big data, imagerie numérique médicale afin d’améliorer et personnaliser encore plus les diagnostiques, les hôpitaux font face à de nouveaux défis grâce et à cause des nouvelles technologies ; en outre, la dématérialisation des processus permet un meilleur partage de l’information.
A titre d’exemple, citons le Groupement de Coopération Sanitaire réunissant les hôpitaux de Longjumeau et d’Orsay, qui a mis en place un dispositif de numérisation des dossiers patients pour s’inscrire dans la démarche d’Identité-vigilance et dans le programme FIDES (Facturation Individuelle des Établissements de Santé). En numérisant les pièces d’identité et en les rattachant au dossier patient, il a gagné en efficacité, en rapidité, et en sécurité avec un ROI quantifiable, seulement un an après le déploiement. Dorénavant, lorsqu’un patient est admis, son dossier administratif est numérisé depuis le poste de l’agent. Il est ensuite  automatiquement relié et indexé avec les informations provenant de l’ERP (N°IPP, N° de séjour), puis archivé. Les documents administratifs sont ainsi disponibles depuis l’interface des applications métiers, en un seul clic et selon contexte de l’utilisateur. Ce système permet de passer plus de temps à l’accueil du patient et de le facturer au plus près de sa sortie.
Un autre exemple du réseau du Swedish Medical Center comportant 70 cliniques et 4 hôpitaux aux Etats-Unis, nous montre que les changements ne peuvent s’opérer que dans une démarche itérative. Les hôpitaux doivent numériser dans leurs processus métiers les anciennes données de leurs patients consignées au format papier. En effet, dès 2011, il décidait de déployer le dossier patient électronique, pour cela il devait s’appuyer sur des solutions d’imagerie documentaires fiables reléguant fax et photocopieuse au rang d’antiquités. Quelques mois après, le centre numérisait plus de 4 millions de pages de documents. Les images des documents devaient être le plus claires possibles (les cartes d’assuré social sont parfois tâchées, déchirée, pliée) le matériel utilisé a été donc choisi avec soins.
Impliquer l’ensemble des parties prenantes
Quoi qu’il en soit, les projets qui ont réussi ont été élaborés et déployés de concert entre la direction générale et la DSI. Cette dernière, se doit de travailler avec l’ensemble des parties prenantes.
Si les établissements ne disposent pas du même budget et des ressources, tous sont conscients que l’unique moyen de réaliser des économies et d’obtenir de meilleurs résultats patients passent par la transition numérique. Toutes les initiatives ont été très largement acceptées par les patients.

ERP / Etats-Unis