Comment la troisième plateforme va accélérer la convergence ECM/BPM/IPM

Ce que le cabinet IDC appelle la troisième plateforme regroupe cloud, réseaux sociaux, Big Data et Internet des objets. Elle est riche de promesses d'innovation et de croissance pour les entreprises.

Nous évoluons aujourd'hui dans un environnement largement influencé par le cloud, les réseaux sociaux et le Big Data. Il parait donc naturel que les dirigeants cherchent à déterminer l'impact de ces tendances sur leur entreprise. Il faut ajouter à cela l'Internet des objets qui est devenu une réalité dès lors que ces technologies sont combinées.

Ces quatre tendances technologiques forment ensemble les éléments constitutifs de ce que le cabinet IDC appelle « la troisième plateforme ». Les DSI et autres responsables d'entreprise sont confrontés à une situation sans précédent, oscillant entre opportunités et risques, face à une vague de technologies majeures qui, réunies, forment une nouvelle plateforme, riche de promesses d'innovation et de croissance pour les entreprises et l'industrie en général.

L'impact de cette transition ne se limite pas au secteur des technologies de l'information. Toute organisation est aujourd'hui concernée. Une convergence rapide et massive est en cours et touche aussi bien les applications et les appareils mobiles, que les infrastructures IT hébergées, les logiciels et leur contenu, mais également l'analyse Big Data – qui permet de recueillir des informations clés pour la gestion d’entreprise –, ou encore les médias sociaux – pour la relation avec les partenaires et avec les clients –.

De même, la gestion des processus métiers (Business Process Management - BPM), la gestion de l'imagerie et de l'impression (Imaging and Print Management - IPM), et la gestion de contenu d'entreprise (Enterprise Content Management - ECM) s'unissent au profit des organisations. La convergence de ces trois écosystèmes - BPM, IPM et ECM - représente pour les entreprises une solution intéressante pour se démarquer dans ce nouvel univers marqué par l'émergence de la troisième plateforme.

Habituellement, ces trois champs d'application sont nettement séparés les uns des autres, en particulier les écosystèmes BPM et ECM. Leur convergence nécessite donc une évolution des mentalités. C'est d'autant plus vrai que les environnements de travail sont de plus en plus numérisés, avec une automatisation toujours plus importante des processus pour des opérations traditionnellement effectuées sur papier. Cette transition est en parfaite adéquation avec les quatre composantes de la troisième plateforme et leur combinaison.

Cloud

Dans de nombreux secteurs, les services cloud deviennent le choix par défaut pour la majorité des opérations d'entreprise. Lorsque c'est le cas, les processus métiers, la gestion des contenus et de l’imagerie des documents doivent eux aussi être basés dans le cloud et fonctionner parfaitement avec tous les services cloud utilisés.

Cela a pour avantage d'améliorer l'évolutivité et de permettre un accès 24h/24 et 7j/7, mais cela exige la mise en œuvre de tous les éléments de sécurité et de mise en conformité requis. Tout cela va varier en fonction du secteur, du département et du service en question, mais doit constituer une réflexion importante dans toute stratégie de gestion de contenu hébergée sur le cloud.

La nature évolutive et diversifiée du cloud donne aux entreprises la possibilité de choisir des services et de les personnaliser afin de répondre précisément à leurs besoins. Il s'agit également de déterminer quels processus et quels contenus sont maintenus au niveau local et lesquels peuvent être placés sur le cloud.

Médias sociaux

Les médias sociaux ont changé la façon dont nous communiquons avec nos amis, mais aussi avec nos collègues et les entreprises. Résultat : les technologies sociales sont de plus en plus intégrées aux applications d'entreprise.

Pour la gestion de la  relation clients, le contenu doit être apporté par saisie manuelle ou automatiquement depuis d'autres systèmes, et des processus doivent être mis en place pour rationaliser ces interactions.

En interne, les plateformes intégrant des réseaux sociaux permettent une communication en temps réel, le partage de contenus entre collaborateurs et une communication plus transparente. Elles deviennent également des centres de ressources et des plateformes de recherche, en particulier pour les grandes entreprises.

Cependant, ce phénomène consistant à « tout socialiser » représente pour le département IT des entreprises une problématique sur le plan de l'intégration. De ce fait, l'alliance des écosystèmes ECM, BPM et IPM au service  des outils sociaux peut aider à accroître l'efficacité de ces plateformes en reliant les processus et les données qui transitent par ces plateformes.

Analyse

En ce qui concerne le « Big Data », l'avantage d'une approche convergée réside dans la rapidité et la facilité d'accès aux contenus issus de différents systèmes. Pour garantir l'efficacité de l'analyse, il est important de pouvoir accéder à un maximum de données claires et exploitables.

Mais les informations sont généralement stockées dans des applications et des départements très cloisonnés, il est parfois difficile pour une entreprise d'avoir une vue d'ensemble claire de toute son activité.

Les efforts doivent désormais se concentrer sur l'élimination de ces barrières pour pouvoir réaliser une analyse multi-systèmes et ainsi établir des rapports plus pertinents sur l'entreprise dans son ensemble. Cette approche est aussi le moyen d'identifier les goulets d'étranglement entre les départements et d'observer l'impact des processus d'un département sur un autre.

Ajoutez à cela la demande croissante pour des rapports et analyses en temps réel, et il devient évident que la collecte de données, la gestion des processus métiers et la gestion de contenu doivent se dérouler en parfaite harmonie pour pouvoir concrétiser cette vision.

Mobilité

L'essor de la mobilité dans le travail est soutenu par le développement continu de puissants terminaux mobiles, notamment des tablettes et des smartphones. Cette prolifération d'appareils s'accompagne cependant d'une complexité accrue puisque les contenus et les applications sont distribués sur différents terminaux et systèmes d'exploitation.

En outre, la question de l'impression mobile représente un défi pour les entreprises, et l'utilisation croissante d'appareils mobiles a entraîné une baisse des volumes d'impression. Cela s'explique en partie par la nature fermée et fragmentée de nombreuses plateformes mobiles.

La gestion des écosystèmes BPM, ECM et IPM selon une perspective d’intégration  permet de relever nombre de ces défis, puisque l'entreprise appréhende et gère tout son contenu d’un seul regard. Dans ces conditions, peu importe l'appareil utilisé pour visualiser le contenu et peu importe également la manière dont il est collecté, traité ou délivré.

Conclusion

Cette question de convergence entre les quatre tendances technologiques citées plus haut, et leur mise en parallèle avec la convergence croissante simultanée des écosystèmes ECM, BPM et IPM, pourrait paraître insurmontable pour l’entreprise

Mais nos environnements de travail impliquent désormais des interactions complexes entre le contenu, les individus et les process, au sein d'un environnement riche en informations. Les systèmes doivent traiter d'importantes quantités de données non structurées, notamment des messages électroniques, des pièces jointes, des scans d'images, des fichiers audio et vidéo, ainsi que des données issues de systèmes externes. Il est important de traiter ce volume d'informations efficacement et en toute transparence.

La gestion de l'imagerie et de l'impression continue d'évoluer. Initialement axée sur la sortie papier, elle s'intéresse désormais à la façon dont les données et les informations se connectent aux processus métiers. Ce changement de mentalité exige une évaluation continue de l'écosystème IPM, mais aussi de l'écosystème BPM sous-jacent.

Finalement, la convergence des écosystèmes BPM, ECM et IPM va aider les entreprises à améliorer leur efficacité dans les domaines des médias sociaux, du cloud, de la mobilité et de l'analyse Big Data. Dans le cadre d'un tel scénario, le dispositif physique évolue, passant d'un simple périphérique de sortie à un outil de traitement professionnel pour tous les contenus, les documents et les données, sur papier et en version numérique. Afin de suivre ce rythme d'évolution rapide, tous les systèmes doivent s'adapter à la troisième plateforme en tenant compte des questions du cloud, de la mobilité, de l'analyse Big Data et des médias sociaux, mais aussi du traitement de documents traditionnel.

Penser ces quatre tendances technologiques sous un angle intégré et non isolé permet aux entreprises d'avoir une vision globale des informations transitant sur leurs réseaux et ainsi de les convertir en valeur ajoutée. Un atout indéniable pour la capacité d'innovation et la compétitivité de l'entreprise.

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