Migration vers Office 365 : attention aux fichiers PST

De plus en plus d'entreprises migrent vers Office 365. Beaucoup d'entre elles semblent penser que lors de ce processus Microsoft s'occupe de tout, y compris de déplacer tous leurs fichiers vers le cloud. Ce n'est pas tout à fait vrai.

Nombre d’entreprises migrant vers Office 365 pensent que la migration de leurs fichiers PST (archives automatiques) sera gérée par PST Capture. Cependant, Microsoft fournit l’outil PST Capture mais c'est aux organisations elles-mêmes de l’exploiter, et elles se retrouvent bien souvent démunies.

Les fichiers PST s’accumulent alors partout sur le réseau, et cela pose des problèmes de conformité.

La migration des fichiers PST ne se fait pas automatiquement

Avec Exchange 2010, Microsoft a abandonné l'utilisation des archives automatiques, appelées fichiers PST, pour offrir la possibilité de créer des boîtes de messageries d'archives en ligne. Microsoft a fait l'acquisition d'un outil simple pour la migration des fichiers PST, publié sous le nom de PST Capture. Malheureusement, l'outil PST Capture, bien que gratuit, n'est pas pris en charge automatiquement.

PST Capture peut déplacer les fichiers PST à petit échelle, mais ce n'est pas une solution robuste et automatisée. Le logiciel comporte de nombreuses limites et l'opération nécessite qu’il soit installé sur toutes les machines sur lesquelles des fichiers PST sont présents.  Il reste donc encore beaucoup de travail manuel, le processus de détection et de migration des fichiers PST pouvant prendre beaucoup de temps. Des règles de base doivent, par exemple, être mises en place pour déterminer comment gérer les exceptions, où placer les fichiers, que migrer en premier, etc. Ce n'est donc pas quelque chose que Microsoft « fait automatiquement » quand une organisation migre vers Office 365.

Les entreprises peuvent penser que les informations conservées dans les anciens fichiers PST ont peu, voire pas de valeur. Personne ne s’en soucie, les entreprises même partent parfois du principe que ces fichiers ne sont pas pertinents. Cette erreur peut coûter cher.

Disparition des fichiers PST : un problème juridique

Les données non gérées contenues dans les fichiers PST induisent un risque juridique. Pour une entreprise publique, il existe deux problèmes potentiels : l'enquête pour litiges, et l'enquête pour les demandes au nom de la liberté d'information. Alors que les demandes au nom de la liberté d'information portent plutôt sur des actions récentes, les demandes dans le cadre de litiges ciblent toujours des événements antérieurs, parfois vieux de plusieurs années. Il est souvent possible de trouver les informations demandées par les institutions juridiques dans les fichiers PST, plutôt que dans les boîtes de réception actives et même dans les archives Exchange.

De nombreux plaideurs savent que les fichiers PST peuvent être des mines d'informations pertinentes et utiles, ils ne sont donc pas opposés à l’analyse des fichiers PST lorsqu'une demande d'enquête est lancée.

Par conséquent, les données PST « abandonnées » lors de la migration vers Office 365 représentent un réel problème. Avoir des fichiers PST dans des emplacements qui ne sont pas sous le contrôle central du service informatique signifie que ces fichiers échappent aux processus de sauvegarde et de conservation des données de l'entreprise, ce qui compromet l'adhésion aux normes de conformité.

Le problème des fichiers PST peut-il se régler facilement ?

La meilleure réponse pour les fichiers PST abandonnés est un outil de migration PST dédié. Il faut trouver un outil de migration capable de scanner l'ensemble de l’environnement informatique pour trouver tous les fichiers PST, y compris ceux qui ne sont pas immédiatement visibles comme les fichiers situés sur les postes de travail des utilisateurs ou stockés sur les disques réseau. Cet outil doit aussi pouvoir déterminer automatiquement le propriétaire de chaque fichier PST en balayant son contenu et donner la possibilité de configurer des politiques de migration pour déterminer les données qui sont conservées et migrées, et celles qui sont supprimées. Pour finir, l’outil doit pouvoir automatiquement supprimer les fichiers une fois qu'ils ont été traités.

Avant de migrer vers Office 365, il faut donc se poser les bonnes questions et assurer la gestion des fichiers PST. Si la migration a déjà été effectué, il est important d’analyser rapidement la situation et récupérer les fichiers qui peuvent – s’ils disparaissent – causer du tort à l’entreprise. 

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