6 clés pour un reporting financier intelligent, automatisé et cohérent
L'utilisation d'une solution intelligente pour centraliser et gérer les exigences réglementaires en matière de communication financière et de reporting interne est devenue impérative.
Besoin de ressources en personnel supplémentaires, temps accru consacré aux rapports aux dépens d'autres tâches, risques plus élevés dus à l'inexactitude et l'incohérence des données, la communication d’informations financières est devenue, ces dernières années, une véritable source de souffrance pour les responsables financiers. Les équipes ne comptent plus les nuits et les week-ends passés à effectuer des contrôles de cohérence de milliers d’informations.
L’émergence de solutions classiques de Business Intelligence, centrées simplement sur la restitution des données et leur mise en forme, ne change rien à l’affaire. Le risque de travailler sur des chiffres erronés reste une menace majeure pour l’externe car analystes, investisseurs et autorités de régulation se concentrent fortement aujourd’hui sur la communication d'informations business plus détaillées. Il en est de même pour l’interne, comité exécutif et services opérationnel, qui exige, en un temps record, des rapports de plus en plus sophistiqués. Un tel niveau d’exigence de disclosure management a pour conséquence un certain nombre de défis pour la plupart des directions financières : collecter, traiter et présenter rapidement des rapports fiables, automatisés et agiles.
L'utilisation d'une solution intelligente pour centraliser et gérer efficacement les exigences réglementaires en matière de communication financière et de reporting interne est devenue impérative dans un contexte économique actuel très dynamique, pour toutes les sociétés, cotées ou non. Lorsqu’une entreprise envisage d’adopter une nouvelle solution de reporting, 6 critères sont prépondérants :
1. Une seule version de la vérité.
Le plus grand défi rencontré par les équipes de la fonction finance, dans le processus de reporting, est que les données financières sont piochées dans différents systèmes d’information qui, par nature, sont hétérogènes, complexes et souvent mal connectés. L'utilisation d'une solution intelligente de mapping des informations et d’une seule version de la vérité écarte ainsi le risque de divergence. Outre l’élimination des ambiguïtés, produire un rapport à partir d’une seule version de la vérité contribue à de meilleures décisions business et une confiance accrue dans les chiffres.
2. Mises à jour en temps réel.
Lorsque des modifications sur des chiffres sont opérées et validées, le reporting doit-il être republié ou exporté ? Le défaut de mise à jour en temps réel peut augmenter le temps global de production du reporting et entraîner de nombreuses révisions habituellement chronophages. Par ailleurs, il faut s’assurer également que les mises à jour sont automatiquement effectuées à tous les rapports et documents associés.
3. Cohérence automatisée pour la gestion des chiffres.
La mise en forme des chiffres, l'arrondi et la conversion des devises sont parmi les détails "mineurs" qui peuvent pourtant empoisonner la vie d’un responsable financier. Des solutions avec des règles intégrées pour gérer ces particularités peuvent faire économiser de nombreuses heures et éviter la frustration des collaborateurs.
4. Interface utilisateur final.
Certaines entreprises recensent des centaines de contributeurs différents sur le processus de reporting, dont beaucoup ne connaissent rien à la finance. Or, la plupart des directions financières n'ont ni le temps, ni les ressources nécessaires pour former les utilisateurs finaux sur de nouvelles solutions. Par conséquent, les produits qui utilisent des documents Word, Excel et PowerPoint, pour collecter des données et des contributions narratives, présentent un avantage en termes de facilité d'utilisation et d'adoption.
En outre, une solution intelligente de reporting doit permettre aux utilisateurs d'accéder facilement à leurs propres rapports, adaptés à leurs besoins d'informations spécifiques, sans être contraint de solliciter les services de la fonction finance ou de la fonction IT.
5. Gestion du workflow.
La grande partie du processus de création des rapports doit être automatisée par la solution : établir et gérer les échéances des contributions, attribuer des responsabilités, gérer les révisions et les signatures, envoyer des alertes si besoin, suivre les modifications ainsi que leurs sources, et afficher l'état des rapports dans la minute. Les dirigeants et les parties prenantes d'aujourd'hui exigent la traçabilité et la transparence de l'information pour gérer aisément les nombreuses versions des différents rapports.
6. Formatage flexible pour un partage efficace de l'information.
Les dirigeants d'entreprise d'aujourd'hui n'ont plus le temps de parcourir d’innombrables pages de chiffres pour repérer les principales tendances. Une solution de reporting moderne doit rendre facile la combinaison entre les chiffres et la narration. De plus, elle doit permettre d'exporter des rapports vers des outils familiers tels que Word, Excel et PowerPoint. Idéalement, la solution de reporting doit même pouvoir être utilisée pour créer des livres de bord, des rapports annuels, des rapports de gestion et même des communiqués de presse.
Par conséquent, le choix d'une solution de disclosure management intelligente est capital aujourd’hui pour la direction financière d’une entreprise. Elle a un impact direct sur le temps gagné par des équipes moins stressées, ainsi que sur leur fiabilité dans leurs réponses aux obligations de conformité toujours plus pressantes et aux exigences de reporting interne de plus en plus sophistiquées, renforçant ainsi une image positive de la finance.