L'Ecole de Management de Lyon se dote d'un système de gestion d'adressage postal

Créée en 1872, l'Ecole de Management (EM) de Lyon forme chaque année près de 2 600 étudiants au titre de la formation continue et accompagne quelques 5 000 cadres et dirigeants dans le développement de leurs compétences.

Forte d'une base de données d'adresses postales de près de 45 000 entrées comprenant autant celles des étudiants ou des anciens diplômés que des entreprises partenaires, l'EM de Lyon a souhaité en optimiser l'exploitation au printemps 2006.

L'objectif recherché par l'EM de Lyon aura alors été de mettre un terme aux procédures longues et fastidieuses de mise aux normes manuelles des adresses postales et de se doter d'un outil d'automatisation de la saisie des adresses. Heureuse coïncidence, c'est également à cette période que l'EM de Lyon est approchée au titre d'une démarche commerciale par le fournisseur d'optimisation de la gestion des courriers QAS.

Séduite par la couverture fonctionnelle des solutions de l'éditeur - et ayant constaté que d'autres acteurs du domaine de la formation avaient également porté leur choix sur QAS - le responsable du marketing interactif interpelle la direction de l'école.

Convaincue du bien-fondé de l'implémentation d'une solution de gestion automatique des adresses postales et des arguments de gains de productivité et de fiabilisation des processus de saisie mis en avant par le responsable marketing, la direction donne alors son feu vert à l'adoption, en juin 2006, des solutions de QAS.

L'EM de Lyon opte ainsi pour deux solutions complémentaires : QuickAddress Pro d'une part et QuickAddress Batch d'autre part. La première, implémentée sur l'ensemble des postes des assistants de saisie de base de données au mois de septembre 2006, a permis d'automatiser le processus de saisie des adresses postales.

Parallèlement, la seconde solution a été installée sur le poste de l'administrateur général de la base de données postales pour rendre compte et s'assurer du niveau optimum de qualité des données issues des traitements en masse des adresses postales.

En terme de formation, l'éditeur QAS a dispensé deux types de sessions : l'une dédiée aux utilisateurs, étalée sur ½ journée, et l'autre, d'une durée d'un jour et demi, réservée aux membres de la direction informatique chargés de l'implémentation.

Outre l'éventail fonctionnel des solutions et leur caractère intuitif, l'EM de Lyon a également été satisfaite par la qualité d'écoute de l'éditeur : "nous avons apprécié la démarche proactive de QAS qui a su répondre de façon très suivie à nos besoins en apportant au fil de l'eau les ajustements techniques et fonctionnels nécessaires", souligne Gilles Basset.

Afin de s'assurer de la bonne conformité des adresses postales entre les adresses de la base de données postales de l'EM de Lyon avec celle de La Poste, une opération de matching mensuel est réalisée. Cette dernière se fait par l'intermédiaire d'une mise à jour directement opérée sur les postes des utilisateurs par le biais d'un cédérom fournit par QAS.

L'opération de matching permet ensuite de déterminer le pourcentage d'adresses conformes, s'approchant le plus de la réalité ou bien probablement erronées. En acceptant ou non le matching, l'assistant de saisie gagne donc un temps de précieux et accroît d'autant sa productivité.

"Nous avons préféré opter pour une solution internalisée plutôt que de passer par un prestataire externe, lequel nous aurait proposé une facturation en volumes d'adresses transposées ce qui nous aurait au final coûté bien plus cher", analyse Gilles Basset.

Et le responsable du marketing interactif de poursuivre : "nous avons pu constaté un gain de temps réel à la saisie d'une adresse, la solution ayant permis de réduire le temps de saisie par deux et d'améliorer notre taux de NPAI qui ne dépasse pas les 0,5%".

Le coût du projet s'élève à 10 000 euros par an pour les 5 licences QuickAddress Pro auquel vient s'ajouter le coût de formation de 1 500 euros. Satisfaite de sa relation avec QAS, l'EM de Lyon a d'ailleurs décidé de recourir au module QuickAddress Pro Web pour permettre de saisir sur le Web les adresses postales aux normes adéquates.

Ayant été initialisé à l'automne 2006, ce projet a été retardé en raison d'une évolution technique du site Web de l'école, intervenue à l'hiver dernier. Mais ce module, qui permettra l'adressage postal de quelques 800 formulaires de demandes d'inscription par an, sera effectif pour la rentrée 2007.