Le musée du Louvre redonne de l'éclat à la gestion de sa paie

Hébergeant parmi les plus précieux trésors du patrimoine culturel mondial, le musée du Louvre assure sa mission de service public et son fonctionnement en comptant sur les compétences de quelque 2 300 agents permanents et contractuels.

Contraint en 2004 à prendre en charge la gestion administrative de la paie de ses 1 400 agents titulaires - jusqu'alors effectuée directement par le Ministère de la culture -, le musée du Louvre a profité de l'occasion pour mettre à niveau son système d'information des ressources humaines (SIRH).

Prenant acte dans le même temps de la décision de GFI Informatique de stopper la maintenance en fin d'année 2007 de SDL7, le musée du Louvre prend les devants, bien décidé à trouver le successeur idéal à son progiciel de paie.

Afin de mener dans les meilleurs conditions possibles ce projet, le musée du Louvre renforce son équipe informatique et affecte pour l'occasion à temps plein les deux chefs de projet Alaric Cairoli et Hervé Piriou qui prendront notamment en charge l'analyse des processus des traitements de la paie, en liaison avec les services de la gestion du personnel et l'agence comptable de l'organisme public.

Suite à cette phase préliminaire, une procédure d'appel d'offres est initiée à la fin de l'année 2005. Et pour laquelle plusieurs éditeurs répondent, au premier rang desquels Sopra, Ciril, GFI Informatique (avec sa nouvelle solution Astres) ainsi qu'HRAccess.

Après une phase d'étude approfondie qui durera jusqu'au printemps 2006, le musée du Louvre opte finalement pour le progiciel HRa Suite Secteur Public pour la paie d'HRAccess.

"Au regard de l'appel d'offres, nous étions confrontés à deux types de solutions, certaines, simples et rapides à mettre en œuvre mais avec lesquelles les perspectives d'évolution étaient limitées, ou bien d'autres, haut de gamme, à l'image de celle proposée par HRAccess, souple et très modulaire, permettant de tirer le musée vers le haut", précise Carole Etienne-Boisseau.

Ayant notifié début juin 2006 HRAccess de retenir sa solution, le musée du Louvre entre alors dans l'une des phases les plus critiques de son projet. Car le challenge est de taille, le musée ayant prévu d'éditer les premières paies sous son nouvel environnement progiciel dès le 1er janvier 2007.

"De juin à septembre 2006, près d'une cinquantaine d'ateliers ont été élaborés afin de définir les besoins exacts des gestionnaires de paie par rapport aux possibilités offertes par la solution, en lien avec les équipes RH, de l'agence comptable et de l'informatique", indique Carole Etienne-Boisseau.

Tenant compte des propositions et remarques formulées par les 40 utilisateurs au cours de ces ateliers, HRAccess prend alors à sa charge les développements et ajustements spécifiques afin de répondre au plus près des besoins du musée. Une recette interne ayant été réalisée, précédant la phase de livraison des progiciels.

Mais c'est dans une atmosphère tendue que les formations des utilisateurs sont dispensées à la fin de l'année 2006. Car le reversement des données de paie contenues dans SDL7 vers HRa Suite s'est avéré plus fastidieux que prévu. Le rejet des fiches de paie relatives au processus d'import atteignant pendant un temps les 80%.

"Nous nous sommes aperçus que les données de paie n'étaient pas toutes conformes, l'agent comptable craignant alors des erreurs et de ne pas être en capacité d'exercer son contrôle sur les feuilles de paie de janvier 2007", raconte la directrice des ressources humaines.

Mais heureusement, après de nombreuses phases d'itérations, le taux de rejet finit par tomber à près d'1% avant l'échéance fatidique. Afin d'assurer ses arrières, le musée du Louvre a d'ailleurs décidé de conserver un double traitement de sa paie à l'aide de traditionnels fichiers Excel en maintenant actif l'ancien système informatique pendant deux mois.

"Avec une paie de janvier 2007 correctement versée, aucune remontée de salarié mécontent et des gestionnaires qui se sont bien appropriés l'outil, nous sommes satisfaits des conditions dans lesquels les délais ont été tenus, malgré la très forte pression de la fin d'année 2006", note, soulagée, Carole Etienne-Boisseau.

D'un budget forfaitaire de 750 000 comprenant les 35 licences HRa Suite, la formation des utilisateurs mais également l'important travail de reprise de données, le projet de gestion de la paie n'en demeure pas moins l'une des premières pierres du nouvel édifice SIRH du musée du Louvre.

"Ce projet s'insère dans une logique d'infocentre interfacée conjointement avec notre outil d'analyse et de reporting Business Objects pour permettre de fournir des tableaux de bord décisionnels de qualité autrement supérieure à ce qui existait précédemment", conclut Bruno Zeitoun.