Air Liquide gonfle sa gestion collaborative de documents

Leader mondial dans le domaine des gaz industriels et médicaux, avec une présence dans plus de 72 pays et ayant réalisé en 2006 un chiffre d'affaires frôlant les 11 milliards d'euros, Air Liquide fait incontestablement partie de nos fleurons industriels.

Cette réussite, le groupe la doit en grande partie à ses 37 000 collaborateurs qui, quotidiennement, sont amenés à partager et à échanger entre eux documents de travail, expertises techniques et fonctionnelles et autres bonnes pratiques.

"Nous nous sommes rendus compte de la nécessité de fédérer la gestion documentaire et la gestion des connaissances des entités d'Air Liquide autour d'une solution commune en matière de partage documentaire, de gestion des connaissances mais également de collaboratif. Dans le courant de l'année 2003, nous avons débuté une phase de recueil des besoins", se rappelle Brigitte Cochon, Document&Knowledge Management Coordinator au sein de la Direction des Systèmes d'Information d'Air Liquide.

Bénéficiant au départ du sponsoring de trois directions du groupe - marketing, achats et maîtrise des risques industriels - le vaste projet de gestion documentaire et collaboratif a donc été lancé avec une volonté et ambition affirmées, tandis qu'une première évaluation de solutions était réalisée dans la foulée.

S'appuyant sur les résultats d'une étude interne ayant permis de dresser un premier inventaire des solutions de partage et d'échange de documents déjà utilisés au sein du groupe, le choix d'Air Liquide s'est donc petit à petit affiné. Des quatre solutions préalablement envisagées - EMC Documentum, IBM Notes, Microsoft SharePoint et Open Text Livelink -, c'est finalement cette dernière qui aura su recueillir les faveurs du groupe industriel.

"Nous avons opté pour une solution proposée par un pure player du collaboratif et de la gestion de contenu, disposant en outre d'un moteur de recherche très performant, alors même que Livelink, utilisée par ailleurs dans un des centres de recherche du groupe, bénéficiait déjà d'un indice de satisfaction élevé de la part des utilisateurs", note Brigitte Cochon.

Découpé en plusieurs phases - notamment de spécifications fonctionnelles et techniques détaillées (décembre 2003) et d'exécution (mars 2004), c'est à partir de novembre 2004 que le projet voit ses premiers pilotes émerger.

Testée par près de 700 utilisateurs, la solution Livelink d'OpenText a d'ailleurs donné dès le départ de premiers signes de satisfaction qui n'auront eu de cesse par la suite d'aller crescendo.

"Les utilisateurs ont pu se rendre compte de la grande couverture fonctionnelle de Livelink et de ses excellentes capacités de gestion des communautés, de documents et de travail collaboratif sans compter ses fonctions d'alerte et de notification évoluées", s'enthousiasme Brigitte Cochon.

La phase de test achevée, cette dernière a naturellement laissé place à une étape de définition de structuration et de politique d'utilisation avant un déploiement à grande échelle dans le courant de l'année 2005, puis tout au long de 2006.

Les responsables du projet ayant su raison garder, en se refusant d'agir dans la précipitation. "Afin de ne pas être victime de notre succès, nous avons préféré ne pas ouvrir immédiatement les vannes et donner accès trop vite à un nombre trop important d'utilisateurs avant d'avoir mis en place et préalablement défini notre modèle de gouvernance", précise Brigitte Cochon.

Ce qui n'empêche pas aujourd'hui le nombre d'utilisateurs de Livelink d'atteindre les 8 000, alors qu'ils n'étaient encore que 5 500 au début de l'année 2006 et près de 1 600 en 2005. L'évolution du nombre d'utilisateurs allant par ailleurs de pair avec l'accroissement du nombre de documents : de 27 000 en 2005 à plus de 230 000 à l'heure actuelle.

Pour l'accompagner dans cette tâche, Air Liquide a su s'appuyer - outre sur 5 collaborateurs mobilisés en interne - sur les prestations de SSII, au premier rang desquels Open Text (mise en place de l'architecture) et Atos Origin (conseil fonctionnel et organisationnel).

Mais le jeu en aura valu la chandelle, Air Liquide récoltant aujourd'hui le fruit de ses efforts en disposant d'un référentiel documentaire unique et transversal.

"Le fait d'avoir une telle transversalité de l'information apporte une dimension de maîtrise documentaire qui n'existait pas auparavant, les collaborateurs appréciant d'autant plus le fait de pouvoir partager efficacement leurs documents et d'avoir une approche structurée de l'information", souligne Brigitte Cochon.

Et la responsable de conclure : "dans un groupe très décentralisé, l'organisation et la facilité d'accès à la base documentaire sont une clef de la performance et s'inscrivent dans la démarche d'améliorer les bonnes pratiques et son efficacité globale".