Rhodia virtualise ses espaces collaboratifs

Spécialisé dans la chimie fine et de spécialités, Rhodia a très tôt cherché une solution pour renforcer la collaboration entre ses collaborateurs et partenaires distants, tant internes qu'externes.

"C'est au début de l'année 2000 que Rhodia a cherché un moyen de mieux communiquer et partager des données clés et à forte valeur avec l'ensemble de ses partenaires", déclare Philippe Hermant, responsable de projet collaboratif au sein de l'entité Business Intelligence Management du groupe Rhodia.

"Une étude interne, suivie d'un appel d'offres, ont rapidement abouti à la décision d'achat, dans un contexte où, en 2000, la concurrence était encore faible sur le marché du collaboratif", poursuit Philippe Hermant.

Le choix de la solution a été guidé par plusieurs critères de sélection : la simplicité de l'outil, son intégration native à l'environnement d'exploitation et de suite bureautique Office de Microsoft.

El le responsable de préciser : "le rapport qualité/prix a constitué un atout majeur, car nous savions que l'application porterait ses fruits rapidement et que nous n'aurions pas besoin de nous lancer dans un développement complexe pour rentabiliser le choix".

Finalement, c'est eRoom d'EMC-Documentum qui s'est imposé, face à d'autres outils internes déjà utilisés, comme SharePoint et Filenet Panagon, pour répondre à des besoins de gestion de portefeuilles de projets et faciliter le partage.

Côté implémentation, c'est dès le second semestre de l'année 2000 que la phase pilote a été définie, ciblant dans un premier temps une centaine d'utilisateurs appartenant à toutes les fonctions de l'entreprise.

S'appuyant sur une stratégie de bouche à oreille et de marketing viral, plus que sur la volonté d'imposer l'outil via une démarche top-down, Rhodia a ensuite rapidement su combler les attentes des utilisateurs.

Une politique active en termes de support aux utilisateurs a également été mise en place. "Nous avons toujours veillé à fournir un service proche de l'utilisateur en mettant l'accent sur des séances de formation, la mise à disposition de guides spécifiques, des FAQ, modules de eTeaching en Flash, ou encore une hotline adaptée pour répondre à leurs attentes".

Pour l'accompagner dans l'implémentation des eRooms, Rhodia a fait appel, pour les Etats-Unis, aux prestations de Surgency, tandis que la tierce maintenance applicative et le support ont été assurés par Asyres. En tout, le projet collaboratif aura mobilisé en moyenne près de 5 permanents, hors prestations d'infogérance.

Le projet d'outil de travail collaboratif eRoom, utilisé par plus de 5 000 collaborateurs aura coûté quelque 250 000 euros, comprenant notamment les frais d'acquisition de licences et de serveurs.

"Si certains éléments d'accessibilité et de rapidité de connexion, notamment, pour l'ensemble des sites dits exotiques, doivent être améliorés, les grands freins de résistance ont été levés et les utilisateurs se sont aujourd'hui bien approprié l'outil", conclut Philippe Hermant.