Sogecofa homogénéise son système d'information autour de SAP

Société de services industriels (maintenance, travaux d'arrêts d'usine, transfert industriel, etc.) et de levages, Sogecofa est une entreprise d'origine familiale qui a connu une forte croissance depuis les années 1990. De 300 collaborateurs, l'acteur passe à plus de 400 salariés au début des années 2000. Une mutation qui conduit Sogecofa à faire face à des difficultés dans la maîtrise de son organisation et de son système d'information.

"Chaque site, au total une vingtaine, avait déployé son propre système d'information basé sur le progiciel de gestion Sage, pour la gestion commerciale et la facturation notamment", commente Thierry Maurin, directeur financier du groupe.

Une solution dont le couverture attendue devait aller de la gestion de comptabilité et de la facturation, à la gestion des achats et des ventes, en passant par la gestion des compétences et des équipements (location, maintenance, etc.). Sur la base d'un cahier des charges élaboré avec le concours du cabinet de conseil Ernst & Young et soumis pour avis à différents sites, Sogecofa lance un appel d'offres auprès de plusieurs éditeurs et intégrateurs.

"Nous avons coté les solutions soumises pour évaluer laquelle se rapprochait le plus de nos besoins", poursuit Thierry Maurin. Parmi les technologies en lice, l'ERP de Microsoft, Navision, ainsi que Winlog sont passés au crible. Une proposition de l'intégrateur SAP T-System est également étudiée. Intéressant fonctionnellement, le projet soumis est néanmoins jugé trop cher, trop lourd à mettre en place et peu en phase avec le timing serré du chantier. Entrée plus tardivement dans la boucle, la proposition d'IDS Scheer est considérée comme la plus proche de la couverture fonctionnelle recherchée.

"La solution avancée par IDS Scheer n'était pas forcément la moins chère, mais c'est celle qui offrait le plus de perspectives d'évolution", poursuit Thierry Maurin. A la différence d'un déploiement SAP traditionnel qui implique un travail de paramétrage long et approfondi, l'offre de l'éditeur présente pour avantage de partir d'une matrice SAP pré-configurée correspondant qui plus est assez bien à la vision économique et métier de Sogecofa. L'application (Aris SmartPath) prend en effet en compte la notion de prestation de service. "Ce qui n'était d'ailleurs pas le cas de Sage - qui nécessite d'affecter la vente à chaque équipement mis en œuvre", note Thierry Maurin.

L'activité très saisonnière du groupe oblige en outre de caler la mise en œuvre entre octobre et avril. Un engagement qu'IDS Scheer n'a pas hésité à prendre en plaçant 6 consultants sur la mission. L'objectif s'avère cependant des plus exigeants pour Sogecofa qui doit également se donner les moyens d'être disponible et de répondre rapidement au demande de l'éditeur tout au long de la phase d'intégration. L'objectif a été atteint. Le progiciel entre en production en avril 2004.

Les principales difficultés de la démarche ? "Il a fallu convaincre la direction générale du bien fondé de retranscrire les processus métier dans SAP", explique Thierry Maurin. "Du côté des opérationnels, nous avons dû accompagner le changement car l'arrivée du logiciel a été un vrai bouleversement dans les habitudes. Pour certains, cela revenait à passer du 'papier-crayon' au reporting graphique informatisé en temps réel, avec à la clé des redescentes d'informations jusqu'aux chantiers. Il était donc important d'expliquer l'apport de l'outil en termes de fiabilité et de gain de temps."

Fin 2004, le progiciel est en fonction dans les 6 sociétés du groupe, ainsi qu'au niveau de la holding. Le système est centralisé et hébergé dans une salle blanche maison.

Les évolutions fonctionnelles de la plate-forme se poursuivent. Dans les mois qui viennent, Sogecofa envisage notamment de migrer vers la version NetWeaver du progiciel SAP. Un basculement qui lui permettra notamment d'améliorer les liens avec ses opérateurs sur le terrain en tirant partie des technologies mobiles.