Systèmes d'accès mobiles : Tout ce qu'il faut savoir pour un déploiement réussi

Des principes fondamentaux à la mise en œuvre, les points clés nécessaires pour se préparer à l'accès mobile.

Avec la montée en puissance des identifiants numériques sécurisés sur appareils mobiles, les entreprises et institutions, qu'il s'agisse de bureaux commerciaux ou d'établissements d'enseignement supérieur, adoptent de plus en plus cette technologie pour un contrôle d'accès sans contact. Selon le rapport HID 2023 sur l'état de la sécurité et de l'identité, 41% des personnes interrogées déclarent que l'accès mobile serait l'une des principales caractéristiques requises a mise à jour de leur système de sécurité.

De plus en plus d’entreprises, qu’elles soient PME ou grands groupes, adoptent les solutions de contrôle d’accès mobiles. Cette solution pratique s’intègre parfaitement au quotidien des employés, leur permettant d’accéder facilement aux locaux, de valider des paiements ou d’utiliser divers services numériques directement depuis leur smartphone.

Explorer les possibilités des systèmes d'accès mobiles

Les systèmes de contrôle d'accès, et en particulier les accès mobiles, offrent aujourd'hui des possibilités bien plus étendues que la simple gestion des entrées et sorties des bâtiments. Explorer ces possibilités peut permettre à une organisation de transformer non seulement son approche de la sécurité, mais aussi l'efficacité de ses opérations et l'expérience globale des utilisateurs.

1. Optimisation des bâtiments intelligents

Les systèmes d'accès mobiles peuvent jouer un rôle clé dans l'intégration avec des infrastructures de bâtiments intelligents. Grâce à des technologies telles que la localisation en temps réel (RTLS), ces systèmes peuvent fournir des informations sur l'utilisation des espaces dans le bâtiment. En analysant les données d'occupation, il devient possible d'ajuster automatiquement certains paramètres du bâtiment comme la température ou l'éclairage dans les zones moins fréquentées. Cela non seulement améliore le confort des utilisateurs, mais contribue également à la réduction de la consommation énergétique, alignant ainsi les pratiques de l'organisation avec les objectifs de durabilité.

2. Amélioration de l'expérience utilisateur

Les solutions d'accès mobiles permettent de simplifier l'expérience des utilisateurs, qu'il s'agisse d'employés, de locataires ou de visiteurs. Par exemple, les entreprises qui permettent un accès mobile à la fois aux portes d'entrée et aux systèmes de gestion du temps évitent aux utilisateurs de jongler entre plusieurs dispositifs, comme une carte physique pour pointer. Cela favorise l'adoption des technologies mobiles et assure une meilleure fluidité des opérations, en particulier dans les grandes organisations ou les espaces partagés.

L'accès mobile renforce également la sécurité, en offrant des moyens plus dynamiques de contrôle. Il est possible de configurer des niveaux d'accès spécifiques à chaque utilisateur, qui peuvent être modifiés en temps réel si nécessaire. De plus, la gestion des accès à distance permet une grande flexibilité, en particulier pour les entreprises dont les employés travaillent à distance ou sur différents sites.

Avantages pour les RH et la gestion des accès

Pour les départements RH, les avantages sont significatifs. La gestion des identités est centralisée et sécurisée, le paramétrage des accès est rapide et l’enregistrement des utilisateurs se fait en toute simplicité. Une plateforme unique permet de configurer les accès et de gérer plusieurs sites à distance, sans avoir besoin d’expédier des badges physiques. L’enregistrement des utilisateurs est instantané, réduisant ainsi les délais et les complications logistiques.

Cette solution répond également aux enjeux environnementaux. En réduisant la production de badges en plastique, les entreprises optent pour une solution plus durable, en phase avec leurs objectifs de réduction de l'empreinte carbone.

Déploiement et gestion des systèmes d'accès mobile

Comprendre les Éléments d'un Système d'Accès Mobile

Les solutions d'accès mobile généralement composés de quatre éléments principaux :

Hardware (Matériel): Ce sont les lecteurs installés sur des points stratégiques comme les portes, ascenseurs ou tourniquets. Ils permettent de valider l'accès à l'aide d'un appareil mobile.
Identifiants mobiles : Ces identifiants remplacent les cartes d'accès physiques et sont stockés sur des appareils tels que les smartphones ou montres connectées. Ils facilitent une expérience plus fluide et sécurisée pour les utilisateurs.
Plateforme Cloud : Cette plateforme héberge et gère les données relatives aux accès. Elle permet aux administrateurs de gérer facilement les utilisateurs et leurs permissions à distance, de manière centralisée.
Technologie de communication : Cet élément fournit les capacités et les fonctionnalités du système soit directement, soit par l'intermédiaire d'une application personnalisée fournie par un partenaire technologique.

Évaluer les besoins et préparer l'infrastructure

Avant de déployer un système d'accès mobile, il est essentiel d’évaluer l’infrastructure existante et d'identifier les besoins spécifiques. Voici quelques questions à se poser pour un démarrage réussi :

Les lecteurs actuels sont-ils compatibles avec les accès mobiles ?

Certains lecteurs peuvent être facilement adaptés pour prendre en charge les accès mobiles avec l’ajout de dispositifs supplémentaires, tandis que d'autres peuvent nécessiter une mise à niveau complète. Il est important de vérifier la compatibilité avec le fabricant.

Quels appareils les utilisateurs préfèrent-ils ?

Les utilisateurs finaux utilisent-ils majoritairement des appareils iOS ou Android ? Cette information influencera le choix des solutions compatibles.

Quelle est la quantité de licences mobiles nécessaires ?

L'organisation doit anticiper le nombre de licences nécessaires non seulement pour répondre aux besoins immédiats, mais aussi pour prendre en compte les besoins futurs liés à l’expansion de l'entreprise.

Quels sont les cas d'utilisation ?

Certaines entreprises n'ont besoin d'accès mobiles que pour les portes d'entrée, tandis que d'autres nécessitent une couverture plus large, incluant des zones sécurisées, l'impression sécurisée ou même l'accès aux systèmes informatiques.

Le déploiement sera-t-il fait en une seule phase ou de manière progressive ?

Si l'intégration se fait progressivement, il est crucial de s’assurer que les technologies soient interopérables et permettent un usage mixte pendant la phase de transition.

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Comparer les normes de communication en matière d'accès mobile

Un système d'accès mobile repose sur deux principales normes de communication pour connecter l'appareil mobile au lecteur : Bluetooth Low Energy (BLE) et Near Field Communication (NFC). Le BLE permet des interactions à courte ou longue portée, tandis que le NFC est conçu pour fonctionner à très courte distance, idéale pour des applications nécessitant une proximité de moins de 10 cm. Les deux normes sont compatibles avec les appareils iOS et Android, et la sélection dépend du type d’environnement, de la distance souhaitée pour l’interaction, et du mode d’ouverture (par exemple, longue portée ou simple contact).

Assurer un déploiement sécurisé et intégré

Pour garantir un environnement sécurisé, il est nécessaire de concevoir une solution globale qui intègre les différents composants : des appareils intelligents, des identifiants mobiles, des lecteurs, et des serrures. Il est également crucial de mettre en place une gestion efficace des identifiants mobiles et de renforcer la sécurité grâce à une authentification multicouche, couvrant à la fois les accès physiques et logiques. Les organisations doivent également assurer un déploiement sécurisé et transparent, avec la possibilité de contrôler et de modifier les paramètres de sécurité.

L'interopérabilité : un facteur clé

L'interopérabilité permet de connecter et d'échanger des données entre différentes technologies, plateformes, et fabricants. Un système efficace doit être capable de s'intégrer avec plusieurs applications, allant de l'accès à une salle de conférence jusqu'au stationnement. Les API (interfaces de programmation d'applications) jouent un rôle crucial en permettant l’intégration de plusieurs appareils mobiles (iOS, Android, montres connectées) avec les systèmes de back-end tels que les plateformes RH, ce qui favorise une flexibilité maximale.

Établir un consensus entre les parties prenantes

Dans les grandes organisations, plusieurs départements et parties prenantes participent aux décisions d'achat de systèmes d’accès. Pour garantir une décision efficace, il est important que chaque acteur comprenne les bénéfices et les fonctionnalités du système d’accès mobile. Cela facilite la coopération inter-services et accélère la prise de décision.

Comprendre les coûts et maximiser les bénéfices

Les systèmes d'accès mobiles adoptent souvent un modèle basé sur un abonnement, contrairement aux cartes physiques, qui ont un coût unique. Les entreprises doivent tenir compte de ces différences lors de l'évaluation des coûts. Certains fournisseurs proposent des outils de calcul du coût de possession, ce qui permet de comparer les coûts à long terme entre les cartes traditionnelles et les identifiants mobiles. Le passage à des identifiants mobiles permet également de réduire les couts de maintenance, les frais administratifs et logistiques.

S'aligner avec les Objectifs de Développement Durable

Ils permettent de réduire l'empreinte carbone de l'organisation en éliminant la production de badges plastiques, contribuant ainsi aux objectifs de durabilité.

Les entreprises doivent également rechercher des certifications indépendantes, telles que WiredScore ou GreenCircle, qui valident l'impact positif des systèmes d'accès mobiles sur la durabilité. Ces systèmes peuvent aussi contribuer à des certifications comme LEED, renforçant ainsi l'engagement environnemental des entreprises.

Améliorer la sécurité et la confidentialité des données

Les identifiants mobiles offrent un niveau de sécurité supérieur aux cartes plastiques, qui sont plus susceptibles d’être perdues ou clonées. L'utilisation d’identifiants mobiles réduit considérablement ces risques. Les solutions d'accès mobile qui ont obtenu des certifications tierces, telles que SOC 2® Type 2 de l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Trust Services Criteria, garantissent que le système est hautement sécurisé et fiable. Si l’entreprise concernée s'étend sur plusieurs régions, il est important de s'assurer que le système possède des certifications de conformité spécifiques à chaque pays.

Choisir les bons partenaires pour la transition

La transition vers l'accès mobile nécessite un écosystème de partenaires, depuis le fabricant des systèmes d'accès mobile jusqu'aux intégrateurs qui installent les lecteurs et intègrent les différentes plateformes logicielles et matérielles dans l’établissement. L'étendue de l'expérience, les références vérifiées en matière de sécurité et une large gamme de solutions sont autant d'éléments à prendre en compte dans le déploiement d’une solution d'accès mobile. Que l’organisation soit une PME ou une grande université, elle a besoin de partenaires qui comprennent ses besoins, fournissent des solutions axées sur le client et rendent la transition aussi transparente et rentable que possible.

Par exemple, les experts en solutions d’accès mobile peuvent aider les entreprises à évaluer leurs besoins et leur système existant, et leur recommander des composants évolutifs qui leur permettront de déployer plus facilement avec la technologie mobile. De même, le bon partenaire peut fournir une expertise géographique au niveau mondial : si l’on décide d'étendre ses solutions d'accès mobile de la France aux États-Unis, par exemple, le fournisseur dispose d'un support dans chaque région pour déployer la solution.

Ouvrir de nouvelles possibilités - en toute sécurité - avec l'accès mobile

Les solutions d'accès mobiles offrent une expérience utilisateur fluide, contribuent aux objectifs de développement durable et renforcent la sécurité des organisations de toute taille. En comprenant les fondamentaux de solution de controle d’acces mobile et en planifiant leur déploiement avec soin, les entreprises peuvent tirer parti des nombreuses opportunités offertes par les accès mobiles tout en garantissant une gestion sécurisée et évolutive.