La fatigue des réunions, nouveau mal de la décennie ?

Avec la pandémie, la technologie est partout avec l'utilisation des outils de télécommunication. Pew Research constate que de nouveaux maux sont apparus impactant la qualité de vie au travail.

Qui n’a pas eu à passer une journée à sauter de réunion en réunion, à entendre “ta caméra est coupée” ou “tu es en muet” 50 fois par jour ? Ou encore, à attendre 5 minutes que tout le monde se connecte, ou à partir précipitamment pour ne pas manquer la prochaine visio ?

La technologie a sauvé bon nombre d’entreprises et d’emplois ces trois dernières années, en permettant la pérennité des communications au-delà du carcan traditionnel du bureau. Mais avec elle, de nouveaux maux impactant la qualité de vie au travail ont vu le jour, comme celui de la fatigue des réunions qui touche 37% des télétravailleurs réguliers selon Pew Research.

Pourquoi les réunions sont devenues si contraignantes

Arriver en retard à une visioconférence, quand bien même il n’est plus nécessaire de se déplacer physiquement, est désormais commun. L’accumulation des réunions qui se suivent (+252% depuis Février 2020, selon Microsoft), le manque de notifications ou de visibilité, le besoin de jongler entre différentes tâches ou fuseaux horaires en sont autant de facteurs aggravants. La technologie peut elle aussi être une source de complexité : naviguer d’un outil à l’autre, installer de nouveaux logiciels, se familiariser avec différentes interfaces ou configurations… des éléments qui ajoutent au stress et au retard accumulés.

Il est impossible d’être partout, de participer à toutes les discussions. Les cadres supérieurs passent 50% de leur temps en réunion, selon Otter. Celles-ci se chevauchent, apparaissent en dernière minute ou ont simplement lieu hors des horaires de travail, lorsque l’on collabore à travers plusieurs fuseaux horaires. En plus de la lassitude s’ajoute ainsi la peur de manquer une information importante. 

Et si la réponse à ces effets négatifs était une technologie plus intelligente, plus proche de nos besoins, plus adaptée à nos nouvelles habitudes de communication ? 

L’IA pour soulager les maux des employés

Le monde de l’entreprise a démontré un intérêt grandissant pour l’Intelligence Artificielle ces dernières années. Que cela soit pour améliorer les process, gérer la relation client ou faire des prédictions, l’IA est de plus en plus intégrée dans le quotidien des entreprises avec le double objectif de simplifier la vie des employés tout en augmentant leur productivité. Cette même logique s’applique au monde de la communication et de la collaboration.

Lorsque vient la réunion de trop, celle qui a lieu en même temps qu’une autre discussion importante ou en dehors des horaires de travail, les participants ont désormais une alternative, grâce à des résumés générés par l’IA. Au lieu de devoir regarder l’enregistrement complet de la discussion, chaque réunion enregistrée est disponible en consommation rapide sous différents formats : transcription complète, résumé au format texte ou vidéo et navigation par sujets abordés.

Avec le résumé, l’utilisateur a désormais accès à une version très brève des points les plus importants et des décisions prises lors de la discussion, sélectionnés automatiquement par l’IA. Cette synthèse, accessible via mobile, permet aux participants comme aux absents de garder une vue d’ensemble ainsi qu’une trace concrète de la discussion. 

Pour aller plus loin, on peut accéder à l’intégralité de la discussion au format texte pour la lire rapidement en diagonale, ou rentrer dans le détail lorsque nécessaire. Grâce aux tags représentant les sujets les plus importants, il est aussi possible de naviguer au sein de la vidéo comme on le ferait avec des chapitres, pour ne regarder que ce qui nous importe réellement. 

Nous vivons désormais dans un monde hybride et une partie importante de nos communications se fait en ligne, avec les risques qui s’y rattachent. L’Intelligence Artificielle permet de supprimer ces maux en rendant l’expérience plus plaisante pour les utilisateurs tout en augmentant la productivité de chacun. Plutôt que de devenir un ennemi, la technologie devient ainsi un allié pour répondre à de nouveaux enjeux autour de la qualité de vie au travail.