Les 10 étapes clés à respecter avant de choisir son SIRH

Avant de choisir un Système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH), une préparation rigoureuse est indispensable. De la définition des besoins à l'analyse des offres, voici les 10 étapes clés pour garantir une sélection optimale et pérenne.

La sélection d’un SIRH va de toute évidence bien au-delà d’un simple achat logiciel. Il est donc nécessaire de prendre le temps d’analyser son organisation pour définir parfaitement son besoin. Selon la taille de votre entreprise, le nombre d’utilisateurs, les objectifs à atteindre avec le SIRH et son périmètre fonctionnel, le processus de prise de décision peut, dans bien des cas, prendre plusieurs mois.

1. Définissez et documentez vos besoins

Si vous ne connaissez pas vos besoins, le choix d’un SIRH peut s’avérer compliqué. Il s’agit donc, en premier lieu de définir clairement votre situation :

Vous cherchez à consolider et centraliser les données dans un système unique SIRH,
Vous recherchez un module spécifique pour l’interfacer à votre système d’informations existant,
Vous souhaitez remplacer un logiciel qui ne répond plus à vos besoins.

De plus, l'innovation rapide dans le domaine de l'IA générative est en train de transformer la gestion des ressources humaines en impactant des tâches comme la saisie et l’interprétation de données ou la création de documents.

Bien que peu d'éditeurs aient encore pleinement intégré cette technologie, elle deviendra bientôt un standard incontournable. Il est donc essentiel d'inclure cette dimension dans votre réflexion pour choisir un SIRH capable de répondre aux évolutions futures de votre organisation.

Dans tous les cas, un cahier des charges fonctionnel et technique détaillé est indispensable. Il doit contenir la cartographie de vos processus actuels, les améliorations souhaitées ainsi que les contraintes spécifiques à vos équipes métiers et techniques.

2. Effectuez une veille active

Faites vos propres recherches pour développer votre compréhension des solutions disponibles sur le marché. Étant donné que l'offre SIRH est très diversifiée, privilégiez les éditeurs proposant des solutions adaptées à la taille et à la complexité de la structure de votre entreprise.

3. Établissez un budget réaliste

Déterminer une enveloppe budgétaire pour l'implantation d'un SIRH n'est pas simple. Il est primordial de s'inscrire dans le temps long en considérant l'implantation d'un SIRH comme un investissement, indispensable à l'évolution et la modernisation de votre organisation.

4. Chercher l'appui de votre Direction

Impliquez la direction de votre société, notamment pour la validation et l'alignement avec les objectifs de croissance de l'entreprise.

5. Démontrez le retour sur investissement (ROI) du projet

Pour démontrer le succès et la rentabilité de votre projet d'implantation SIRH, documentez les gains potentiels. Ceux-ci s'opèrent principalement sur les temps de traitement des processus, la mise à disposition d'indicateurs RH indispensables à la prise de décision ou encore à l'annulation de la double saisie, première source d'erreurs et de perte de temps. Au-delà de ces éléments quantifiables, mettez également en avant la valeur ajoutée d'un SIRH sur l'implication des managers et des équipes RH dans la stratégie et le pilotage de l'entreprise.

6. Prenez contact avec les fournisseurs

À ce stade, vous aurez déjà mené des recherches préliminaires sur les différents éditeurs et certains d'entre-eux se seront déjà démarqués. C'est donc le moment de les contacter pour en apprendre davantage sur leurs produits afin de continuer à affiner votre sélection. N'hésitez pas à leur demander une démonstration rapide pour recueillir plus d'informations.

N'oubliez pas également de valider leurs estimations budgétaires afin de ne pas être surpris en phase de proposition finale.

7. Établissez vos critères de sélection

Cette première phase de présélection effectuée, assurez-vous de bien définir les critères essentiels et secondaires qui dicteront votre choix final. Vous pourrez pondérer, par exemple, ces critères selon leur niveau de criticité : fonctionnalités du logiciel, services, support et maintenance du logiciel, méthodologie d'implantation, temps de déploiement, expertise globale de l'éditeur, prix…

8. Exigez une présentation détaillée

Demandez une présentation détaillée aux éditeurs pressentis selon votre cahier des charges. En contrepartie, assurez-vous d'accorder suffisamment de temps pour chaque rencontre avec les prestataires sélectionnés. Généralement, il faut compter entre 1h30 et 2 heures pour couvrir 5 étapes clés :

Présentation de la société, des références, de la vision d'entreprise
Échange sur la compréhension du besoin
Démonstration adaptée
Explication sur la méthodologie projet, les échéanciers
Validation des technologies

Cette rencontre doit également permettre d'obtenir les réponses à la plupart de vos questions :

Comment s'opère l'analyse des processus RH ?
Quelle est la méthodologie de gestion de projet ?
Quel est le niveau d'implication nécessaire pour mes ressources ?
Combien de temps mes employés devront-ils s'impliquer pour le déploiement ?
Comment se passe la formation des utilisateurs ?

9. Analysez les offres

Demandez une proposition contractuelle à chacun des finalistes. Assurez-vous de bien comprendre les différents éléments mis en avant dans chacune des offres reçues et, au besoin, demandez des précisions : si les implantations SIRH sont des projets complexes, les propositions contractuelles peuvent (doivent ?) être simples et bien encadrées.

10. À vous de jouer, prenez une décision et passez à un autre niveau !

Une fois toutes les cartes en main, validez votre décision et passez sereinement à la phase de projet à proprement parler.

Bien que peu d'éditeurs aient encore pleinement intégré cette technologie, elle deviendra bientôt un standard incontournable. Il est donc essentiel d’inclure cette dimension dans votre réflexion pour choisir un SIRH capable de répondre aux évolutions futures de votre organisation.