Syndics de copropriétés : quand digitalisation rime avec survie de la profession
La digitalisation et des méthodes agiles leurs permettent de répondre aux nouvelles exigences et de se libérer du temps pour renouer avec leur point fort, la proximité.
Les outils digitaux au chevet des syndics de copropriété indépendants
La digitalisation forcée ou presque des syndics de copropriété. Face à la pandémie de Covid-19, les restrictions sanitaires ont accéléré le mouvement - assemblées générales virtuelles, réduction du nombre de paiements par chèque; réunions et visites d’immeubles limitées. A ces contraintes exceptionnelles s’ajoutent plusieurs phénomènes plus anciens - la concentration du secteur, la montée en puissance des pure players du web et un cadre législatif, un des plus contraignants du vieux continent. Laisser son cahier et son stylo pour des solutions informatiques devient un geste de survie ou presque. Derrière la digitalisation des process, se trouve surtout un changement de mentalité qui peut sauver des syndics de petite et de moyenne taille. Venue de l’industrie automobile japonaise, le fameux tableau Kanban permet de rentrer les requêtes des copropriétaires, des locataires …, de les prioriser et de les confier ou pas aux prestataires extérieurs habituels ou nouveaux (serruriers, plombiers, sociétés de nettoyage…). La transparence, donc le partage, et le suivi des données sont au coeur de l’amélioration des process et de la gestion des immeubles.
Une demande pressante des multi-propriétaires
Fort est de constater que la force des syndics de copropriétés traditionnels réside dans leur proximité avec les habitants et leur connaissance historique de l’immeuble. Face à eux, des propriétaires, souvent trentenaires, dont le paiement par chèque n’est pas une habitude. Ces propriétaires et surtout multi-propriétaires, souhaitent pouvoir signaler leurs observations des parties communes en dehors des horaires d’ouverture, être informés de la prise en compte de leur demande et de son suivi. Ils souhaitent également accéder à toutes les informations antérieures et actuelles concernant leur immeuble. Des solutions informatiques permettent justement de recevoir ces requêtes à toute heure, de les documenter avec des photos (serrure cassée, bris de glace…) et des commentaires, de les transmettre aux personnes concernées. A l’assemblée annuelle, cette gestion informatisée permet de retracer l’historique des interventions et de comprendre les requêtes non résolues ainsi que le montant des charges. Surtout, au moment du choix d’un syndic, l’usage ou non de plateformes digitales devient un élément important pour les propriétaires habitués à gérer toutes leurs finances et les questions pratiques de la vie quotidienne via des applications mobiles.
Libérer du temps pour la proximité
Les néo syndics, nées sur le web, maitrisent à merveille le référencement naturel et autre publicité digitale. Mais, la force d’un syndic reste bel et bien sa proximité et donc sa compréhension des habitants et des lieux. La digitalisation permet justement de libérer du temps pour des rencontres informelles. Nos solutions permettent ainsi d’enlever du stress. Elles enregistrent les données, les traitent, les archivent et les partagent. Nos applications, accessibles via toute interface (ordinateur, smartphone, tablette), peuvent être utilisées par les syndics certes mais aussi par les propriétaires et les prestataires. Cette transparence libère du temps pour les relations humaines. Le budget est limité, s’agissant d’un forfait mensuel dont le montant dépend du nombre de lots gérés par le syndic. Reste à convaincre les équipes et surtout à les former. Un secteur où le turnover des équipes est relativement important. La digitalisation peut également convaincre de jeunes talents d’exercer leur métier au sein de syndics de copropriété de plus petite taille et d’y rester.