Facturation électronique : comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire ?
TPE et PME, ne vous y prenez pas au dernier moment pour le passage à la facture électronique obligatoire ! Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront prochainement être en mesure de réceptionner des factures électroniques. Pour l'émission de factures électroniques devront être en capacité d'en émettre :
- Les grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024 ;
- Les entreprises de tailles intermédiaires (ETI) à partir du 1er janvier 2025 ;
- Les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises à partir du 1er janvier 2026.
Les entreprises assujetties à la TVA mais bénéficiant de la franchise de base de la TVA de l'article 293 B du code général des impôts sont également concernées. Nous vous expliquions déjà dans un précédent article en quoi consistent et comment réaliser des factures électroniques.
Une autre des spécificités de cette réforme de la comptabilité réside dans les plateformes qui s'échangeront ces formats de factures particuliers. Le gouvernement a prévu un schéma en Y avec d'un côté, un portail public de facturation (PPF), mis en place par l'administration et qui permet de transmettre et recevoir des factures. Et de l'autre, des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), prestataires privés enregistrés dans l'annuaire central des entreprises du portail public de facturation et qui servent de véhicule de flux aux factures.
C'est quoi une PDP ?
Sur le site impots.gouv.fr, la PDP est décrite comme "plateforme habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting : émission et transmission des factures électroniques à destination du client, transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l'administration". En plus d'émettre, de transmettre et de réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client, les PDP ont un rôle d'intermédiaire. Elles pourront par exemple convertir la facture du fournisseur dans le format qui convient au client tout en assurant l'intégrité des données ou convertir dans l'un des trois formats voulus par l'Etat (UBL, C2I et Factur-X). Elles devront aussi extraire et transmettre certaines données à l'administration fiscale.
Une plateforme immatriculée
Mais l'un des éléments principaux selon le gouvernement pour définir une PDP est son immatriculation par l'administration fiscale. Pour Christophe Herault, le directeur de l'innovation SMB chez Docaposte, une filiale du groupe La Poste spécialisée dans la gestion de donnée, "les PDP sont des intermédiaires et des hubs de stockage qui transforment et convertissent les factures dans les formats souhaités. Elles serviront à soulager la plateforme de l'Etat et à contrôler en amont. L'immatriculation est donc la garantie que la facture soit bien traitée".
Depuis mai 2023, les prestataires privés qui souhaitent devenir PDP peuvent déposer un dossier de candidature. Regate, un logiciel SaaS pour accompagner les TPE et PME dans la gestion de leur finance, en fait partie : "Nous postulons pour devenir PDP et nous faisons partie de la communauté animée par la DGFIP avec soixante autres acteurs. Une trentaine d'entre nous devrait aller au bout. Nous avons levé des fonds pour construire la brique technologique nécessaire et devenir PDP", souligne sa cofondatrice, Laura Pallier. Le dossier se compose entre autres d'un acte de candidature, d'une lettre de motivation et d'une représentation graphique des échanges au sein de l'équipe constituée pour le pilote. "Nous devons définir la grappe d'acteurs avec qui nous venons et expliquer les cas d'usage. Chez nous, ce sont surtout des TPE et PME, des clients testeurs et des cabinets d'expertise comptable ainsi que leurs clients", précise la cofondatrice de Regate.
Dans un premier temps, une phase de test est prévue entre janvier et juillet 2024, pour examiner les différents scénarios. L'objectif est de déterminer si ces derniers sont bien conformes à ce que souhaite le gouvernement. "En janvier 2024, il y aura la publication d'une première liste de PDP qui sera actualisée en juillet 2024", ajoute Christophe Herault. La liste sera publiée sur impots.gouv.fr.
Un choix à indiquer à la DGFIP
Si les premières échéances ne tombent pas avant le 1er juillet 2024, mieux vaut se préparer au plus vite à réceptionner et à émettre des factures électroniques. Dans l'annuaire central des entreprises, chaque entreprise aura son SIREN associé à une PDP ou au PPF. Toutes les entreprises, que celles-ci soient petites ou grandes, devront avoir fait le choix de leur plateforme de réception avant l'entrée en vigueur de l'obligation, le 1er juillet 2024. Si aucun choix n'a été fait, elles seront par défaut rattachées au PPF. Christophe Herault déconseille ce scénario : "Passer par le PPF va s'avérer très chronophage. Si je travaille avec certains grands groupes, il y a aussi de grandes chances que je passe par une PDP car ils travailleront dans un format de facturation électronique en dehors des trois choisies par l'Etat".
Est-ce qu'il me faut une PDP ou un OD ?
Avant que la liste ne soit publiée en janvier 2024, les entreprises peuvent se préparer en regardant celles qui font partie de la communauté de la DGFIP et qui veulent faire partie du pilote. Pour Florent Grauer, vice-président product management et innovation chez l'éditeur Cegid, "avant de choisir de passer par une PDP ou le PPF, les entreprises doivent cartographier leurs flux, vérifier si les outils qu'elles utilisent déjà vont traiter ce passage". Certains acteurs, dont la volumétrie de facture est faible par exemple, vont pouvoir passer par des opérateurs de dématérialisation (OD). Dans ce cas, "il faut regarder de près la problématique de la sécurité, regarder que l'OD matche avec nos attentes et qu'il se connecte au PPF ou PDP", explique Laura Pallier. Ces OD fournissent un service similaire et se connectent à une PDP ou au PPF. "Une PDP peut échanger une facture entre un émetteur et un récepteur. Un OD va aller chercher la facture et l'émettre sur le PDP. Le PDP est le véhicule de flux, l'OD ne peut pas mettre à jour l'annuaire et échanger entre deux plateformes, il sert simplement de connexion", souligne Florent Grauer.
Les critères pour choisir sa PDP
Sabine Ducrot Ciss, regional product marketing leader chez Sage, un éditeur de logiciel de gestion, indique que "pour choisir sa PDP, il faut regarder la sécurité des données, les changements à opérer selon la PDP choisie, les services en ligne avec mon activité. Il y aura une approche par industrie avec des professions qui ont des besoins très particuliers. Il faut une bonne proposition de valeur à un bon prix par rapport à mon quotidien et des services ajoutés qui me correspondent". Certains acteurs pourront même avoir plusieurs PDP car ils ont des flux différents et vont donc faire le choix de PDP sectorielles. Pour Laura Pallier, "ce qu'apporte une PDP, c'est de gagner du temps, en faisant les vérifications business ou en vérifiant que les numéros de commande sont normalisés. Ce sont ces fonctionnalités complémentaires qui vont apporter de la valeur". Il faut aussi regarder si les plateformes que choisies sont interopérables et couvrent tous les besoins.
La sécurité des données est un des vrais apports de cette réforme : pour être immatriculées, les PDP doivent être certifiées ISO 27001 et utiliser des clouds sécurisés conformes au référentiel SecNumCloud défini par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information. "Le vrai changement est de savoir où sont hébergées les factures, il y a des données sensibles qui vont partir vers l'Etat par l'intermédiaire d'une PDP. Pour choisir sa PDP, il faut bien regarder les critères de sécurité comme la certification ISO27001 et le SecNumCloud. Nous touchons à des données sensibles, les critères de choix doivent être la sécurité et la protection des données avec un hébergement souverain", conclut Christophe Herault.