Il est temps de repenser la gestion des dépenses professionnelles
De nombreuses entreprises ont encore du mal à gérer leurs budgets de manière sereine et pérenne. Il est nécessaire de pouvoir définir le terme "dépense" afin d'avoir une vision claire.
Lorsque le terme "dépenses" vient à l'esprit, on visualise souvent des piles de papiers liées à une comptabilité inachevée. Pour certains chanceux, cela évoque peut-être une simple liste de courses. Pour les entreprises, cela peut signifier des budgets marketing, des événements en cours ou des abonnements SaaS. La diversité d'interprétations s'explique par le fait que le terme "dépenses" englobe à la fois les petites et les grandes transactions, ce que beaucoup connaissent simplement sous le nom de "dépenses".
Cependant, l'utilisation floue de ce terme peut parfois susciter des réactions négatives. En optant pour une séparation cloisonnée entre les dépenses et les revenus, et sans définitions claires, on obscurcit les pistes et entrave la capacité à gérer efficacement les dépenses. À l'approche de 2024, une vision claire de la santé financière et des performances devient cruciale pour toute organisation, justifiant ainsi la nécessité de redéfinir le concept de dépenses en tant que résolution pour la nouvelle année.
Mais est-ce vraiment une priorité ?
Absolument. Sans une définition précise des différentes dépenses, il devient facile de mal interpréter ses finances. Les dépenses sont la clé du contrôle financier et elles peuvent faire la différence entre une gestion précise et une gestion approximative.
Une définition vague expose les entreprises à perdre en visibilité budgétaire, compromettant ainsi un contrôle précis de leurs finances. C'est cette ambiguïté qui explique pourquoi moins de la moitié des entreprises (46%)[1] déclarent avoir une visibilité adéquate sur leur santé financière et leurs performances. En abordant les dépenses de manière plus holistique, les organisations réduisent le risque d'erreurs et renforcent la confiance de leurs employés dans l'accomplissement de leurs tâches.
La clé pour une définition claire des dépenses réside dans l'utilisation d'une plateforme unique, exploitant la technologie pour améliorer la gestion financière et éliminer les ambiguïtés. Cette transformation est essentielle et permet aux équipes comptables de regagner le contrôle de deux éléments cruciaux pour l'entreprise : le temps et l'argent.
Un gain de temps primordial
Gagner du temps est crucial, surtout pour les petites et moyennes entreprises où chaque minute compte. Un système efficace de gestion des dépenses élimine le besoin de traquer des reçus et de faire la distinction entre dépenses et frais. En général, ce ne sont pas les grandes dépenses qui posent problèmes, mais des frais plus minimes comme un déjeuner d’entreprise ou un taxi en retour d’événement qui peuvent faire perdre du temps aux équipes financières lorsqu’elles recherchent les détails et les traces de ces dépenses. Au lieu de perdre du temps dans des détails fastidieux, il est nécessaire que l'accent se déplace vers la simplification des processus et l'amélioration de la surveillance globale. Cela profite non seulement à l'équipe financière mais libère également l'ensemble de l'organisation des complexités des processus obsolètes de soumission des dépenses.
Le temps, c’est de l’argent
En regroupant la gestion des dépenses sur une plateforme unique, on réalise des économies significatives de temps et d'énergie cognitive pour les équipes, tout en étant bénéfique pour les budgets. L'utilisation de plusieurs outils au quotidien peut avoir des implications financières sous-estimées. Opter pour une solution tout-en-un est ainsi une très bonne alternative à l’utilisation de différentes applications puisqu’elle permet d’offrir à l’entreprise une surveillance complète et un meilleur contrôle des finances.
Il est également judicieux d'intégrer des outils de gestion des dépenses à d'autres services financiers pour accroître la visibilité et permettre une réduction des doublons dans les dépenses, favorisant ainsi les économies. Les équipes doivent agir comme des enquêteurs attentifs, traquant les opportunités d'économies et d'efficacité dans la gestion des dépenses. Des outils bien intégrés à la pile technologique globale améliorent l'efficacité, éliminent les redondances et offrent une vue unifiée pour repérer des occasions d'économies et fournir des avis éclairés en matière de réduction des coûts ou d'investissements pour stimuler l'entreprise.