Frais de déplacements : comment optimiser les dépenses des collaborateurs ?
Dans un environnement macro-économique mouvant et plein d'incertitudes, une gestion efficace des dépenses de voyage est cruciale pour la performance financière des entreprises.
Des politiques de dépenses professionnelles vagues et des processus inefficaces peuvent conduire à des coûts imprévus pour l'entreprise, voire cachés, et à des frustrations chez les employés. Ainsi, pour transformer les déplacements professionnels en un levier de croissance plutôt qu'en simple coût, il est essentiel d'adopter des changements concrets et stratégiques. Mettre en place une stratégie basée sur des bonnes pratiques va permettre aux entreprises d'optimiser la gestion des dépenses dans le cadre des déplacements professionnels, renforçant ainsi la performance et la résilience financière de l’entreprise.
L’établissement de politiques claires pour assurer la cohérence en interne
Il n’existe pas de gestion efficace des dépenses de voyages d'affaires sans la définition de politiques claires et détaillées, définissant les lignes directrices pour les dépenses admissibles au remboursement telles que l'hébergement, les repas, le transport et les dépenses accidentelles. Ces politiques doivent être accessibles et compréhensibles pour tous les employés. Une bonne manière de s’assurer du respect des politiques mises en place et de la transmission des messages est l’organisation de sessions d’informations pour sensibiliser les employés aux attentes de l'entreprise et aux erreurs à éviter, sous peine de mauvaises surprises.
Par ailleurs, selon une étude d'Allied Market Research, le marché du bleisure (voyages combinant affaires et loisirs) pourrait plus que doubler d'ici 2032. Ces déplacements de nature “hybride” sont propices aux dépenses qui sortent du cadre professionnel. Si la promotion du bleisure peut renforcer la satisfaction et la fidélité des employés, le non remboursement de dépenses que ceux-ci pensaient prises en charge peut créer l’effet contraire. Les entreprises qui proposent ce type de déplacements doivent donc définir des règles claires concernant le bleisure afin que les employés sachent quelles dépenses sont déductibles, et ainsi éviter tout conflit ou mauvaise expérience. En établissant et en communiquant efficacement une politique bien définie, les entreprises peuvent tirer parti des voyages mixtes tout en maintenant un contrôle strict des dépenses, améliorant ainsi leur performance financière et la satisfaction des employés.
Tirer avantage des outils digitaux pour améliorer les processus et accroître l'efficacité
D’après une récente étude d’OpinionWay, 52 % des personnes en charge de la gestion des dépenses professionnelles sont favorables à l'adoption par leur entreprise d'un outil pour automatiser la gestion des notes de frais. En effet, l'utilisation de ces outils permet d'automatiser et d'améliorer la gestion des dépenses, une tâche à faible valeur ajoutée qui peut s’avérer très chronophage. Aujourd’hui les dernières innovations proposent des fonctions telles que la numérisation instantanée des reçus et la génération automatique de rapports de dépenses, réduisant ainsi le temps passé et les risques d'erreurs à la fois pour les collaborateurs et les équipes Finance. Enfin, proposer des cartes d'entreprise aux employés peut également simplifier le suivi et le remboursement des dépenses, tout en limitant les écarts.
L’importance des audits et la responsabilisation des collaborateurs
La bonne santé financière d’une entreprise et un juste usage de ses ressources est la responsabilité de tous. Pour veiller à ce que chacun respecte les politiques de dépenses mises en place et s’assurer de la pertinence de celles-ci, un audit régulier des documents de dépenses est nécessaire pour détecter les éventuelles “fraudes”, pour s’assurer de l'exactitude des déclarations et maintenir la conformité des processus de validation des dépenses. De plus, ces audits permettent d'identifier les tendances en matière de frais et de faciliter la prévision des dépenses futures pour les équipes Finance. Ces audits internes sont également l’occasion de s’assurer que les politiques de dépenses sont encore alignées avec les objectifs de l'entreprise et respectent les obligations légales.
Maîtriser les dépenses de voyage aide les entreprises à maximiser le retour sur investissement de leur programme de déplacements professionnels et à maintenir une situation financière saine. Aujourd'hui, des acteurs innovants dans le voyage d’affaires proposent des solutions technologiques et un accompagnement pour permettre aux entreprises de toutes tailles et à ses collaborateurs de faire des voyages d’affaires un levier de croissance et non plus une simple source de dépenses.