L'autonomie des salariés : un levier pour repenser la gestion des dépenses des frais professionnels
Donner plus d'autonomie aux salariés pour gérer leurs dépenses, tout en assurant contrôle et transparence, optimise la performance et limite les abus.
Glisser ses cadeaux de Noël dans ses notes de frais ? S’offrir un abonnement de magazines ou même un dîner le week-end… aux frais de l’entreprise ? Si certains ont une imagination débordante quand il s'agit de contourner les règles, ces petits écarts coûtent cher aux entreprises, tant en termes de confiance qu’en finances.
Mettre en place un cadre efficace pour gérer les dépenses devient alors essentiel. L’idée n’est pas de jouer les surveillants, mais plutôt de trouver le bon équilibre : un contrôle clair et structuré qui permet aux salariés de rester autonomes en toute confiance.
Comment la gestion autonome des dépenses accélère-t-elle la croissance des entreprises ?
La gestion autonome des dépenses repose sur un ensemble d’attitudes, de pratiques et de comportements qui définissent la manière dont une entreprise gère ses dépenses. Concrètement, cela signifie accorder plus de liberté et de flexibilité aux équipes, tout en maintenant un cadre et en favorisant la transparence et la responsabilité. Pour y parvenir, les solutions de gestion des dépenses sont devenues incontournables : elles permettent de classer les dépenses au bon endroit, de suivre chaque euro dépensé et de simplifier la gestion budgétaire.
L’exemple des cartes d’entreprise illustre parfaitement cette approche : encore aujourd’hui, de nombreux employés doivent attendre l’approbation de leur manager et disposer d’un moyen de paiement pour souscrire à un abonnement logiciel, payer un prestataire ou organiser un événement d’équipe. Faute de solutions adaptées, certains collaborateurs doivent avancer eux-mêmes leurs frais et attendre un remboursement parfois long et fastidieux.
Ce système ne crée pas seulement de la frustration ; il ouvre aussi la porte à des abus. Selon un article de l’Opinion, la fraude aux notes de frais représenterait en moyenne 5 % du chiffre d’affaires des entreprises.
Transparence, automatisation et efficacité
En dotant les salariés des outils nécessaires pour effectuer un suivi de leurs dépenses et préparer un reporting financier, les entreprises favorisent une culture de transparence et de responsabilité. Moins de paperasse, plus d’efficacité !
L’automatisation réduit les tâches chronophages, améliore la prise de décisions et optimise la gestion financière. Bien que certains freins à la digitalisation subsistent - manque d’investissement, méfiance vis-à-vis des solutions existantes - les DAF semblent pourtant prêts à embrasser pleinement ce changement : en effet, selon une enquête menée par Mazars en 2024, 90 % des DAF estiment que l’IA va révolutionner les métiers de la finance, dont 30 % à court terme.
Bref, opter pour une gestion autonome des dépenses, ce n'est pas simplement répondre à une tendance, c'est aussi et surtout un levier stratégique essentiel pour assurer croissance et stabilité financière. En trouvant le juste équilibre entre autonomie des équipes, contrôle et technologies performantes, les entreprises se libèrent des contraintes et s’assurent que chaque dépense est alignée avec leur stratégie.