La facturation serait-elle un poste où l’évolution technologique n’a pas sa place ?
Tout a changé dans l’entreprise avec l’introduction des technologies de l’information. Tout ? Non ! Car une poche irréductible résiste et continue à émettre du papier, là où des flux électroniques seraient tellement plus pertinents et économiques.
Tout a
changé dans les entreprises en quelques décennies. Les technologies de
l’information et de la communication, que l’on ne nomme plus désormais
« nouvelles », sont passées par là, n’épargnant rien ni personne sur
leur passage.
L’entrée
de l’informatique et du numérique a bousculé totalement les organisations et
les processus. Dans les ateliers, les machines à commandes numériques, les
systèmes d’information se sont imposés. Ils assistent l’esprit et le
savoir-faire humain pour repousser les limites du possible au-delà de ce
que la règle à calcul et la table à tracer permettaient, autorisant ainsi une
réactivité et une optimisation que les fiches T et les blocs autocopiants ne
laissaient pas envisager.
Dans les
bureaux aussi ces technologies ont pris place. Les ordinateurs sont sur chaque
poste de travail. La machine à écrire, le télex, les carnets à souche et le
papier carbone sont remplacés par des technologies qui aident à accroître la
productivité des opérations. La bande Karoll et le fax, eux même, après des
années de bons et loyaux services, perdent chaque jour un peu de terrain…
Les
processus sont informatisés pour réduire les coûts, fiabiliser, tracer et
gagner du temps… et en bout de chaîne, on continue à imprimer des factures
papier qui partent tranquillement par courrier.
Toute
l’entreprise aurait donc cédé aux technologies de l’information et de la
communication ? Non : un îlot
irréductible, la facturation client, conserve des habitudes anciennes. Dernier
maillon d’un processus totalement informatisé grâce aux ERP et autres
progiciels de gestion commerciale, interfacés avec les commandes, les
expéditions et la comptabilité… la facturation client résiste et continue à
imprimer des kilos de papier, à consommer des litres d’encre et à affranchir en
masse pour émettre des factures. Factures que le client destinataire s’empresse
de saisir dans son système d’information ou, autre manière d’arriver au même
résultat, de numériser.
Est-ce une
impossibilité réglementaire ou technique ? Une absence
de pertinence économique…. ? Est-ce parce que la facturation est en bout de
chaîne que les pratiques ne sont pas revisitées ?
* Côté
réglementaire, l’envoi de factures électroniques à valeur fiscale via EDI
est autorisé depuis 1991 (art. 289-bis du CGI). L’emploi du PDF signé est
autorisé, lui, depuis 2002 (art. 289-V du CGI). Le cadre réglementaire est
établi, stable et clair. L’envoi de factures dématérialisées est possible aux
yeux de la loi tant qu’on respecte les dispositions en vigueur.
* Côté
intérêt économique, la réponse est évidente tant l’économie est
significative. Certes la voie EDI
présente un intérêt limité du fait de son coût et surtout parce qu’elle
fonctionne uniquement avec des destinataires eux-mêmes équipés en EDI. En revanche, le PDF
signé est simple à mettre en œuvre et facile à déployer largement. Avec une
économie proche de 50% dès les premiers envois ; sans commentaires…
* Côté
technique, les solutions techniques existent pour remplacer
facilement l’envoi de papier par des flux électroniques tracés et faciles à
exploiter par le destinataire. Au lieu d’une facture papier, imprimée par
l’émetteur et saisie manuellement par le destinataire dans son outil comptable,
le flux électronique ne nécessite ni impression par l’émetteur, ni ressaisie
par le destinataire. Avec la traçabilité en plus, des relances automatiques et
des alertes de non consultation.
La
facturation serait-elle par nature un poste où l’évolution technologique n’a
pas sa place, où le changement est impossible à envisager ? Non, car les outils
de gestion commerciale, les ERP, le fax, l’EDI ont été adaptés rapidement par
les équipes de l’administration des ventes.
Logique, leur activité d’interface avec les clients justifie le recours
à des outils qui facilitent les contrôles et automatisent les opérations. Les
tâches à valeur ajoutée ne manquent pas dans l’activité de l’administration des
ventes incitant à chercher des outils permettant de supprimer les tâches sans
valeur (pliage, mise sous enveloppe…).
Alors
comment expliquer cette situation, ce manque d’intérêt pour un quickwin
accessible et au ROI rapide ? Est-ce un manque d’intérêt des décideurs qui
ne voient pas d’utilité à réduire les dépenses d’affranchissement et à
fiabiliser la transmission de leurs factures clients ? Probablement pas…
Alors pourquoi attendre encore ? Remplacer la facture client papier par des factures électroniques est une économie rapide et intéressante qui mérite l’attention des décideurs.