Tout commence avec une signature électronique !
Malgré cela, elles n'en étaient qu'au début de leur transformation digitale : l'Agreement Cloud permet à l'ensemble des processus d'accord d'être numérisés, en amont et en aval de la signature électronique. Une solution compatible avec tous les systèmes d'information.
Lors de la dernière édition de Momentum, sa conférence annuelle, DocuSign, le leader mondial de la signature électronique, a présenté les nouvelles fonctionnalités de dématérialisation qu'il a mises au point. Car l'émargement virtuel n'est que la première étape d'une transformation numérique. Envoi de documents à signer par SMS, possibilité d'y porter des annotations, vérification plus efficace de l'identité à l'aide de DocuSign Identify : l'Agreement Cloud, suite d'applications et d'intégrations, accompagne les clients tout au long de leurs processus d'accord, désormais automatisés sur une seule et même plateforme grâce aux API. Avec à la clef une meilleure préparation et une meilleure gestion des contrats sur le long terme, en amont et en aval de la signature électronique. Comme en témoignent de nombreux usagers de la solution conviés à partager leur expérience par Olivier Pin, directeur général de DocuSign France.
Gagner en efficacité
Viseo, spécialisé dans le service informatique depuis 1999, utilise DocuSign pour tous ses contrats commerciaux. Ses 2 200 collaborateurs ont accès à tous les documents partout dans le monde, "un gain d'efficacité et un bon bilan écologique", selon Benoît Duchêne, directeur financier. Xavier Laurent, chef de projet transformation digitale au Crédit agricole CIB (CACIB, la banque de financement et d'investissement du groupe Crédit agricole), explique que DocuSign, au moyen de la signature de niveau avancé, "a apporté sécurité et flexibilité à la fois pour la banque, mais aussi pour nos clients". Stuart et Pickup du groupe GeoPost (groupe La Poste) ont pu rationaliser tous leurs processus juridiques dans l'ensemble de leur écosystème : "un outil de simplification et un gain de temps", témoigne Michael Kefi, directeur juridique. Le PSG a lui aussi fait appel à DocuSign : "Les activités du club de football étant internationales, les managers nous demandaient de la sécurité et de la rapidité, explique Lukas Moser, responsable des équipes Consulting de DocuSign. Désormais, tous les départements du PSG (service juridique, informatique, billetterie, RH, etc.) profitent de nos fonctionnalités." "Quant à la banque Santander, ajoute-t-il, nous avons permis à ses administrateurs d'unifier et de digitaliser des processus commerciaux manuels et disparates grâce à l'Agreement Cloud, et donc de transformer l'expérience client."
Exemples de cas d'usage
Lorsqu'il s'agit par exemple de déclarer un sinistre auprès d'un assureur, DocuSign améliore le processus en envoyant par SMS à l'assuré un lien vers le formulaire de déclaration pré-rempli, qu'il devra compléter en ajoutant des photos de son véhicule endommagé puis en le signant électroniquement. L'expert n'a plus qu'à étudier le dossier constitué, à le contresigner et à déclencher l'indemnisation. Autre type de situation : un recrutement. En quelques clics seulement, le candidat peut prendre en photo sa pièce d'identité, l'envoyer en même temps que les informations demandées et apposer sa signature électronique de niveau avancé. DocuSign est donc présent en amont, lors de la préparation du contrat, puis tout au long des différentes étapes de signature, d'exécution et de gestion du contrat d'embauche. Les cas d'usage sont multiples et variés, quel que soit le pays du monde où est utilisé DocuSign et quel que soit le système d'information choisi par la société, Salesforce, Google ou Microsoft.
Favoriser l'autonomie des collaborateurs
En permettant de traiter ses dossiers quand on le souhaite, où que l'on soit et sur n'importe quel terminal, les réponses apportées par DocuSign sont en phase avec cette "nouvelle économie de tous les instants". La philosophe Julia de Funès, spécialiste des entreprises et invitée de Momentum 2021, pense que "les processus ne doivent pas congestionner et opacifier les opérations, mais au contraire les fluidifier et les simplifier : les procédures sont nécessaires, mais il faut être capable de s'en affranchir". Selon elle, les solutions de DocuSign "prennent donc tout leur sens, car elles simplifient les processus", surtout à une époque où le télétravail s'est généralisé. Le remote working est donc "une nouvelle manière de travailler qui va dans le sens d'une libération psychologique et d'une autonomisation des collaborateurs". Et l'intellectuelle de conclure que "le télétravail doit être encouragé, car c'est un gage de confiance, et la confiance est toujours très rentable : les collaborateurs sont moins dispersés et travaillent donc plus efficacement".