État de l'impression en entreprise dans un environnement de travail hybride
La pandémie a fait évoluer les habitudes de travail en entreprise. Ces nouvelles formes de collaboration a, entre autres, accéléré la transformation numérique des organisations.
La pandémie est avec nous depuis maintenant deux ans. Après une phase de sidération où le monde s’est pratiquement arrêté, les entreprises se sont adaptées à ce nouvel environnement et ont appris à gérer la crise afin de poursuivre leurs activités. Le télétravail est arrivé en force dans des organisations qui n’étaient pas toujours préparées à ce mode de fonctionnement et de nouvelles manières de collaborer se sont mises en place.
Le point positif de cette période troublée est que cela a obligé les entreprises à accélérer leur transformation numérique. On considère ainsi qu’elle a fait un bond de sept ans en avant par rapport aux projets pré-pandémie. Bien entendu cela ne s’est pas toujours fait sans friction car cela a souvent nécessité une remise à plat de certains processus d’entreprise quelle que soit leur taille.
La numérisation nécessite ainsi une diminution de la culture papier si chronophage pour passer à la dématérialisation et peut rencontrer certains freins au sein de l’entreprise, c’est pourquoi il faut accompagner les entreprises dans l’optimisation de leur infrastructure d’impression et dans cette transformation numérique. De même, le passage au modèle collaboratif implique que les données soient validées, partagées mais surtout sécurisées.
La bascule vers le télétravail était déjà bien entamée avant la pandémie, même si cela restait encore minoritaire dans beaucoup de secteur. Plusieurs raisons à cette évolution : l’apparition d’outils et de technologie permettant enfin de déporter le « bureau » hors des murs, la cohabitation de plusieurs générations de salariés au sein de l’entreprise avec des façons de consommer l’information complètement différentes et la demande de plus en plus forte des employés pour un meilleur bien-être au travail.
Aujourd’hui, alors que nous commençons à voir le bout de la pandémie, un nouvel environnement de travail hybride s’est installé dans de nombreuses organisations, intégrant un certain nombre de jours travaillés à distance et l’utilisation de nouveaux outils collaboratifs comme les messageries d’entreprise ou la visioconférence. Mais ce n’est là qu’une des composantes de la transformation numérique. Mais, avec une présence moindre des collaborateurs sur site, que vont devenir les espaces et les équipements « d’avant » ?
Beaucoup d’organisation en ont profité pour optimiser leurs espaces, n’accueillant plus 100 % de leurs employés à plein temps. Certaines allant même jusqu’à devenir télétravail par défaut voire 100 % télétravaillées. Les équipements, en particulier d’impression, ont suivi le même chemin, le nombre des imprimantes multifonctions « de groupe » ayant tendance à baisser. Mais en compensation, les imprimantes individuelles, plus adaptées au travail à domicile, connaissent un retour en force.
Cependant, le campus de l’entreprise restera majoritairement le centre de ce nouvel environnement hybride car certaines tâches ne pourront se faire que sur place. L’entreprise devra donc adapter ses processus pour cette nouvelle façon de travailler.
En matière d’impression, par exemple, il faudra mettre en place les outils nécessaires pour que le flux de travail reste entièrement fluide et transparent que l’on soit chez soi, en déplacement, au bureau ou en route de l’un vers l’autre. Imprimer sur place, envoyer un travail à distance pour qu’il soit disponible à son arrivée deviennent les nouveaux basiques.
Mais les multifonctions sont devenus bien plus qu’un simple appareil pour imprimer/scanner. Ils se sont transformés en un véritable assistant de bureau, personnalisé selon les besoins de l’entreprise et de l’utilisateur avec l’aide d’applications accessibles dans un « store ». On pourra, par exemple, ajouter un système de traduction multilingue ou de synthèse des documents, un logiciel de commande automatique et de recyclage de consommables en fonction de l’utilisation, etc. L’écosystème d’applications est en expansion constante pour répondre aux besoins les plus simples comme les plus complexes. En outre, des solutions sont également disponibles pour les directions comptables apportant une visibilité sur l’usage de l’impression en télétravail, et permettant de garder un contrôle de gestion rigoureux sur les frais généraux de l’entreprise, les défraiements des collaborateurs, etc.
Si la baisse du nombre d’impressions est un fait, elle est accompagnée et soutenue en parallèle par toutes les solutions nécessaires de gestion électronique et de partage de documents, de numérisation des flux de travail et d’adaptation des processus d’entreprise.
Cependant, cette transition ne peut pas se faire sans une sécurité renforcée induite par le travail hors des murs. L’impression et son infrastructure ne sont souvent pas perçues comme un point de vulnérabilité, mais elles doivent impérativement être protégées au même titre que les autres services informatiques de l’entreprise, que ce soit le réseau, l’ERP ou la comptabilité. Il faudra pour ça mettre en place un audit rigoureux pour révéler et combler les éventuelles failles. Il ne faut pas oublier que le télétravailleur pourra potentiellement traiter des documents sensibles chez lui, en déplacement, ou sur son équipement privé.
Les entreprises qui réussiront dans ces nouvelles conditions sont celles qui sauront adapter leurs processus et leur management grâce à des outils permettant de travailler autrement, et souvent plus rapidement.