Déplacements professionnels : comment les entreprises peuvent-elles lutter contre l'inflation ?

La maîtrise des coûts a toujours fait partie des préoccupations des chefs d'entreprise et des responsables financiers. Mais en 2022, la gestion des dépenses a pris de l'ampleur.

La maîtrise des coûts a toujours fait partie des préoccupations des chefs d’entreprise et des responsables financiers. Mais en 2022, la gestion des dépenses a pris de l’ampleur. En effet, il est difficile de passer à côté du débat sur l’inflation qui fait la une depuis plusieurs mois. Et à en croire le ministre de l’Economie, Bruno Le Maire, la France n’aurait pas encore atteint le pic de l’inflation. 

Mais la crise inflationniste ne représente qu'un problème parmi d'autres dans le secteur du voyage d'affaires et de la finance. Le succès de l'entreprise sera toujours la priorité. Et ce, à juste titre. Après tout, il faut dépenser de l'argent pour en gagner. L'essentiel est de dépenser cet argent aux bons endroits et au bon moment pour contribuer au succès de l’entreprise. Fort heureusement, il existe des mesures concrètes que les responsables financiers et responsables des voyages d’affaires peuvent adopter pour mieux contrôler ces coûts. 

Comment lutter contre l'inflation en tant que responsable financier

Les équipes financières disposent d'un certain nombre d'outils lorsqu'il s'agit de s'attaquer de front à une hausse des coûts, notamment :

• Un contrôle des politiques de dépenses plus dynamique. Souvent, les employés ne connaissent pas les détails de leur politique de dépenses, et rejeter des notes de frais peut se révéler être une perte de temps pour toutes les parties. Anticiper ces situations en faisant de la prévention permet de faire gagner un temps précieux aux responsables financiers et d’éviter la frustration chez le collaborateur qui s’est vu refuser un remboursement
• Mettre fin aux notes de frais. La création, l'envoi, l'approbation et le rapprochement des notes de frais de manière traditionnelle entraînent souvent un gaspillage de temps et de ressources pour l’entreprise. Or aujourd’hui, la technologie permet de traiter les notes de frais en quelques secondes.
• Automatiser le rapprochement financier. Chaque mois, la clôture des comptes exige une quantité démesurée de temps et d'efforts que les équipes financières pourraient utiliser à meilleur escient comme pour des tâches plus stratégiques.
• Établir une visibilité en temps réel des dépenses. Lorsque les dépenses ne sont visibles qu'à la fin du mois, les responsables financiers ne peuvent pas résoudre de manière proactive les problèmes potentiels. Une visibilité en temps réel permet d'améliorer les prévisions, ce qui est essentiel pour les résultats de l'entreprise.
• Réduire la fraude. La fraude n'est pas toujours due à une activité malveillante. Dans certains cas, elle découle du fait que les employés ne comprennent tout simplement pas leur politique de dépenses. La communication des usages en matière de dépenses aux collaborateurs peut être encore plus difficile lorsque ceux-ci sont physiquement éparpillés. Les équipes financières doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes RH et la communication interne pour s'assurer que les politiques sont bien comprises.

Comment lutter contre l'inflation en tant que responsable voyage

Les chargés des voyages d’affaires sont souvent les premiers sollicités lorsqu'il s'agit de réduire les coûts. Et pour cause, les économies réalisées sont indiscutables. Il est vrai que les déplacements professionnels sont coûteux, mais c'est une méthode éprouvée pour générer de nouvelles affaires et entretenir les relations existantes. En plus de se concentrer sur les avantages commerciaux tangibles, les responsables des voyages d’affaires peuvent également appliquer quelques pratiques pour optimiser les dépenses et l’expérience des collaborateurs :

• Fluidifier le processus de réservation. Certains outils de réservation traditionnels peuvent considérablement rallonger le processus de réservation de voyage en raison de leurs interfaces non intuitives. Si l'on ajoute à cela le temps de traitement des demandes, les équipes peuvent perdre un temps précieux à préparer leur séjour.
• Obtenir le remboursement des billets non utilisés. Les entreprises peuvent encore récupérer les sommes dues aux billets d'avion qui n'ont pas été utilisés pendant la pandémie. Mais les équipes financières doivent agir maintenant pour éviter de passer à côté.
• Freiner la rotation du personnel. Le remplacement d'un employé à temps plein coûte environ deux fois son salaire. Pour attirer et retenir les talents, il faut proposer des avantages qu’ils ne trouveront pas ailleurs. Parmi ceux-ci,  des outils simples et efficaces de gestion des dépenses et des déplacements qui facilitent la vie des employés et leur permettent de se consacrer aux tâches qu'ils apprécient le plus. Un tel outil peut être un atout précieux pour toute entreprise qui tente de se démarquer sur un marché d'acquisition de talents très encombré.
• Favoriser la conformité. Lorsque les voyageurs réservent en dehors du programme de l'entreprise, hors plateforme, ils ne bénéficient pas des tarifs négociés, ce qui augmente le prix du voyage. Cela augmente également l'exposition de l'entreprise aux risques.
• Adopter une politique de voyage dynamique. De nouveau, une politique de déplacements d’affaires dynamique qui s'adapte aux conditions de travail changeantes permet de mieux maîtriser les dépenses. Les responsables voyages doivent redéfinir les déplacements autorisés et les limites de dépenses en fonction des conditions économiques et politiques du moment.
• Mise en place de cartes d’entreprise intelligentes. Les cartes de paiement personnelles ou les cartes d'entreprise traditionnelles ne permettent pas aux responsables financiers de bien analyser les dépenses de l'entreprise. Les cartes intelligentes éliminent ce problème et apportent un contrôle et une visibilité indispensables.

L'inflation est peut-être plus prégnante dans l'esprit des chefs d'entreprise que les années précédentes mais l'optimisation des dépenses professionnelles n'est pas un concept nouveau. En mettant en place quelques bonnes pratiques,  soutenues par des solutions technologiques de bout en bout pour les voyages, les cartes d'entreprise intelligentes et la gestion des dépenses, les entreprises peuvent faire face à l'inflation et au contexte économique incertain.