Entreprises, dîtes adieu au brouillard financier grâce à la digitalisation !

Les difficultés rencontrées par certaines entreprises face à leur gestion des dépenses peuvent être réglées grâce à la digitalisation des processus.

Une nouvelle tendance bouleverse actuellement le secteur financier, et surprise, ce n’est pas l’intelligence artificielle, mais bien la digitalisation. En effet, la façon de travailler des équipes financières est révolutionnée dans le monde entier à l’image de la réglementation sur la facturation électronique qui impactera les entreprises françaises dès juillet 2024. En éliminant progressivement les documents papier au profit du numérique, cette nouvelle loi va obliger les sociétés à numériser leurs systèmes de comptabilité.

Encore trop d’organisations traitent les factures manuellement et 92% d’entre elles reçoivent toujours des factures papier. Tout cela induit des piles de documents et des dossiers volumineux. Rien d’étonnant à ce que  94 % des directeurs financiers déclarent avoir reçu au moins une fois des factures en double, et que plus de 31% affirment avoir accidentellement payé deux fois la même note. 

Cette confusion entraîne un manque de visibilité pour les équipes financières qui ont par conséquent des difficultés à maîtriser leurs chiffres. Elles doivent donc trouver de nouveaux moyens de gérer les factures de manière plus efficace, tout en gagnant du temps, en réduisant les erreurs et en rationalisant la charge de travail. Même s’ils sont déjà surchargés, il est crucial pour les chefs d’entreprise d’investir dans ce type de transformation digitale qui mérite qu’on y consacre du temps. En effet, celle-ci  aura des répercussions positives pour les équipes - bien au-delà de la facturation électronique.

Une meilleure visibilité

Les résultats obtenus en France montrent que toutes les organisations ne considèrent pas encore la digitalisation comme un impératif. Avec la nouvelle obligation en matière de facturation électronique, elles prennent davantage conscience  que les traitements papier sont propices aux erreurs et à la fraude. Dans le secteur financier, la visibilité est clé, que ce soit sur les résultats et les budgets, les prévisions de bénéfices, l'évolution du marché ou le plan de croissance. C’est pourquoi, choisir des processus financiers papier ou sur des tableurs séparés n’est pas optimal.

Même si certaines sociétés sont satisfaites de la précision de leurs processus papier, elles n’ont toujours pas accès à des informations essentielles. En effet, lorsque quelqu’un est absent, en congé, perd son matériel ou quitte l’entreprise, on ne peut plus accéder à ces données. Ce n’est pas seulement un problème pour l’organisation, mais aussi pour ses clients, pour qui la sécurité des données est une préoccupation constante. 

Disposer d'une source unique d'information résout cette problématique, car l’ensemble de données sont mises à jour en temps réel et visibles par tous en un seul endroit. Bien que cela apporte visibilité et transparence aux opérations, la mise en œuvre d'un tel système n'a pas pour seul but de se protéger. Il s'agit aussi de donner aux collaborateurs les moyens de travailler avec des données claires et de qualité, et ainsi, de favoriser la confiance et la prise de décision.

Éviter le flou financier

On pourrait penser que compte tenu de l'importance de la digitalisation, toutes les entreprises qui adoptent le numérique réussissent. Ce n’est pas tout à fait le cas. La pandémie n’a pas seulement multiplié le nombre d’abonnements aux services de streaming, mais aussi celui de nos outils de travail. 

Selon nos observations sur l'état des dépenses, plus d'un tiers des organisations déclarent que la surcharge logicielle et la trop grande quantité d'outils constituent un défi important dans la gestion des multiples processus et activités financières. Pressées de s’adapter, beaucoup d’entreprises ont adopté des solutions technologiques en trop grand nombre. Et au cours des trois dernières années, peu de choses ont été faites pour consolider ces plateformes, ce qui a créé un écosystème encombré au détriment d’un modèle harmonieux.

Dans ce contexte, il est souvent impossible d’avoir une vision claire des données à cause d’informations souvent contradictoires qui engendrent un flou financier et freinent les efforts des équipes dans leur quête d’obtenir une vue d'ensemble précise des dépenses.

Une autre préoccupation majeure des entreprises concerne le coût d’abonnements à ces plateformes. L'étude Anatomy of Work 2023 d'Asana a révélé qu'en moyenne, les salariés du secteur tertiaire utilisent 8,8 applications, tandis que les directeurs et les cadres supérieurs en utilisent 10. Par ailleurs,  les organisations ont l'intention de souscrire davantage à des outils au cours de l’année à venir. C’est pourquoi il est nécessaire de prendre le temps pour faire le point et de réfléchir à une stratégie afin de rendre les choses plus claires pour leurs équipes.  

Auditer son département financier pour analyser ses performances technologiques

Mais comment déployer une stratégie digitale efficace sans prendre le risque de trop - ou pas assez - investir ? La première chose à faire est de réaliser un audit de ses processus actuels auprès de l’ensemble de l’équipe financière car tous ne rencontrent pas les mêmes obstacles au quotidien. 

Cet audit permettra de se faire une idée des processus qui prennent du temps aux équipes, et où, au sein de l’entreprise, les chaînes de communication sont rompues. Cela sera aussi l’occasion d’identifier si certaines solutions technologiques font double emploi. Les organisations pourront ainsi décider quelles solutions abandonner et déterminer les segments d’activités à mieux intégrer ou à digitaliser dès le départ.

Gérer ces changements demande néanmoins beaucoup d’implication. Il est possible que les collaborateurs soient attachés aux applications qu’ils utilisent depuis plusieurs années et qu’ils montrent une certaine réticence à en changer. Il est important de communiquer sur les raisons de ces changements ainsi que  l’objectif global de l’entreprise. 

Les particularités d’une organisation digitalisée

En investissant dans les bons outils numériques, les entreprises peuvent se concentrer sur la mise en place de processus simplifiés, évolutifs et agiles. En évitant les tâches manuelles, les collaborateurs peuvent concentrer leurs efforts et leur temps sur des activités au service de la croissance de l’organisation. Ces outils doivent être intégrés et accessibles pour que les équipes puissent facilement trouver les informations les plus à jour. 

Ces plateformes sont utiles pour l'avenir car elles peuvent évoluer en même temps que l'entreprise. C'est en gérant les dépenses et en centralisant les solutions en un seul endroit que l'on facilite le travail des salariés. De plus, entre l’incertitude économique et les prochaines réglementations en matière de facturation électronique, ces solutions permettent de garder le cap.