Comment resserrer les liens avec des équipes à distance
Les équipes délocalisées — c'est-à-dire les entreprises dont les employés sont répartis sur plusieurs sites — sont en voie de devenir une nouvelle norme. Près d'une personne sur cinq fait actuellement partie d'une équipe à distance.
Construire un esprit d'équipe dans des bureaux sur différents continents, gérer le flux de travail… ne sont pas une mince affaire. Pour cela la technologie est d'une grande aide : il existe aujourd'hui un grand nombre d'outils pour rester connectés et travailler ensemble : Facebook Workplace pour partager les mises à jour de l'équipe et les événements en direct ; Hangouts pour les conversations vidéo en temps réel ; Google Drive pour le partage et l'édition de documents…
Mais toutes ces technologies ne sont que des outils. Pourtant la création de lien avec les équipes se résume souvent à des choses beaucoup plus basiques : voir des visages, partager des histoires, en apprendre un peu plus sur les personnes avec qui vous travaillez... Dans cet esprit, voici une liste de conseils nécessitant peu ou pas de technologie pour développer ce lien avec les effectifs à distance.
Tout d'abord, souriez à la caméra. "En visioconférence c'est incroyable de voir à quel point l'interaction se transforme dès lors que nos collègues ont l'impression que nous sommes dans la même pièce. Une fois que la vidéo devient presque un standard, elle rend les bureaux distants beaucoup plus connectés." — Tyler Davey, business Development Manager chez Amazon Web Services.
Que vous utilisiez Skype, Zoom, Google Hangouts ou une autre plate-forme, être en mesure de voir de vrais visages humains crée instantanément un niveau de connexion difficile à reproduire par chat ou par téléphone.
Des Happy Hours virtuels. "Créez des happy hours virtuels et des fêtes virtuelles qui n'imitent pas simplement les événements, mais qui profitent de ce qui peut être fait différemment et plus efficacement via la caméra." — Ben Bisbee, auteur du Guide unashamed to Virtual Management
Cette astuce s'attaque à l'un des paradoxes de la vie de bureau — certains des moments de Team Building les plus importants se produisent après la journée de travail. Mais comment reproduire cela à distance ? Une des réponses est de "planifier" des happy hours, cafés, fêtes d'Halloween etc. En visioconférence.
Visites de courtoisie."Les dirigeants devraient se rendre régulièrement dans les bureaux régionaux. Le président Lincoln en est mon exemple préféré. Il rendait souvent visite à ses troupes et passait du temps seul à seul avec eux pour les écouter parler de leurs expériences. Cela lui a permis de connaitre le moral de ses troupes, ainsi que connaître leur besoin." — Johnny Bravo, senior Enterprise Sales Manager chez Condeco
Je suis le premier à admettre que trouver du temps pour rendre visite aux bureaux éloignés peut être difficile. Mais il s'agit de temps utilisé à bon escient. Rendre visite aux différents managers permet de valider le travail des équipes délocalisées.
Le principe du cupcake. "Assurez-vous que tout le monde reçoive un cupcake de célébration. Même les travailleurs à distance. Nous avons tellement de services de livraison de nourriture maintenant, il n'y a plus d'excuse, tout le monde doit participer aux célébrations." — Thera Martens, directrice du marketing chez Visier
J'adore l'idée de livraison de cupcakes. Les équipes à distance ne doivent pas se sentir à l'écart. Il n'est pas toujours possible d'avoir les mêmes ressources à tous les endroits. Mais de réels efforts doivent être faits pour inclure tout le monde quand il s'agit de grandes annonces.
Une plateforme pour remercier ses collègues."Je suggère d'avoir une plate-forme d'appréciation où les employés peuvent échanger entre eux. Nous avons un programme à la fois pour les employés d'un même bureau et ceux qui sont délocalisés : ils s'envoient des petites notes ou des remerciements. Cela développe l'inclusion dans la société." — Megan MacFadyen Sullivan, chef de la gestion des produits chez Thomson Reuters
Dans sa forme la plus simple, il peut s'agir simplement d'un canal dédié sur Slack (ou une autre plate-forme). La clé ici est de prendre le temps de s'arrêter et de discuter avec les personnes qui ne peuvent pas être physiquement dans votre bureau.
Échange de cartes postales."Mon équipe délocalisée et moi avons organisé un échange de cartes postales (un peu comme un échange de cadeaux à Noël)." — Regina Lopez de Llergo, stratège en médias sociaux à l'ICUC
Je trouve cette idée géniale sur plusieurs points. Pour commencer, la carte postale relie deux personnes de manière personnelle. Deuxièmement, il y a quelque chose de spécial à recevoir du courrier à l'ancienne. Une carte postale d'un lieu exotique, avec des timbres et une note manuscrite, est beaucoup plus mémorable qu'un salut virtuel.
Concours de photos"Nous adorons organiser des concours comme celui"du collègue à quatre pattes le plus mignon". Bien sûr, cela nécessite une plate-forme pour les votes et des modérateurs. Mais ces concours aident à combler la distance entre les équipes et permet de construire de réelles connexions." — Suzanne Hopkins, directrice de la gestion des produits chez Harris Computer
Rien de tel qu'une petite compétition amicale pour cultiver l'esprit d'équipe. Ce que j'aime à propos de cette suggestion, c'est qu'il ne s'agit pas de totaux de ventes, de clients ou quoi que ce soit lié au travail. Le meilleur animal de compagnie, événements sportifs etc. sont des concours qui peuvent transcender les frontières et les fuseaux horaires. De plus, c'est facile à organiser sur des plateformes qui intègrent déjà des outils de vote."
Ambassadeurs de réunion"J'apprécie toujours quand il y a une personne en charge de la"liaison à distance" pendant les réunions — c'est-à-dire quelqu'un pour vérifier le chat, poser les questions et parler pour nous si les personnes dans la salle oublient que nous sommes là !" — Casey Smith, rédacteur technique du personnel chez Salesforce
C'est une idée intéressante et à la fois très facile à négliger. Les équipes à distance ont-elles réellement autant de poids que les équipes sur place quand des réunions se font à la fois avec des équipes à distance et en présentiel ? Leurs voix sont-elles entendues par la direction ? S'assurer que les bureaux délocalisés soient représentés par des"ambassadeurs", des personnes présentes physiquement lors des réunions pourrait aider à éviter les problèmes"loin des yeux, loin du cœur".
Laisser des plages horaires ouvertes. "En tant que cadre travaillant à distance, j'aime avoir un temps de"porte ouverte" destiné aux collaborateurs qui ont besoin d'un conseil ou qui ont une question, sans avoir besoin de prendre rendez-vous, comme on pourrait le faire dans un bureau physique.
Au bureau, beaucoup de transfert de connaissances entre les dirigeants et les équipes se font en dehors de toutes les réunions et présentations officielles. Il est important de permettre que cette spontanéité se produise à distance. (Avertissement : Henk a récemment rejoint Hootsuite et travaille à distance par moments - donc ce n'est pas seulement hypothétique !)