Les chatbots débarquent dans les RH

Agent conversationnel virtuel, le chatbot a le vent en poupe. En promettant de libérer les équipes des tâches à faible valeur ajoutée, il a su éveiller l’intérêt des RH, secteur dans lequel les chatbots se multiplient.

Les chatbots RH permettent d’améliorer la qualité de service tout en libérant du temps à des gestionnaires surchargés. Ces RH virtuels ont de nombreux avantages : immédiateté de réponse aux utilisateurs, omniprésence, accès multicanal, personnalisation du dialogue avec l'utilisateur...

Un Chatbot RH, pour quels usages ?  

Recrutement, gestion administrative, help desk, formation… Le champ des possibles en termes de cas d’usages est infini. Cependant, si les applications métier sont diverses, nous pouvons distinguer quatre grandes catégories de bots RH, selon la finalité qu’ils poursuivent :Gérer la communication entre les équipes RH et le reste de l’entreprise : FAQ, diffusion de bonnes pratiques et messages clés. La fonction évidente d’un bot RH est la communication. Un employé peut directement le solliciter afin de connaître son solde de RTT, de connaître la politique de son entreprise en termes de télétravail, ou encore pour signaler un arrêt maladie. Accéder aux données d’un SI : Un chatbot relié à un SI pourra remonter des informations personnalisées aux utilisateurs (solde de jours de congés par exemple). Il peut également permettre aux RH et aux managers d’accéder facilement aux outils de BI, de formuler leur besoin en langage naturel afin d’accéder à un rapport ou un KPI. Prendre une action dans un SI : le chatbot, en plus d’apporter une information à l’utilisateur, peut être le point d’entrée à la réalisation automatique d’une tâche administrative. Besoin de poser un jour de congé, ou de modifier votre adresse ? Un chatbot, assisté de RPA (robotic process automation) sera capable d’automatiser le processus de traitement à votre place dans le SIRH. Suivre le bien-être des collaborateurs : Enquêtes de satisfaction, alimentation de tableau de bord de bien-être au travail, étude sur la qualité de vie des salariés… Tous ces sujets sont souvent négligés des services RH, qui n’ont pas les ressources nécessaires pour mettre en place un suivi efficace et régulièrement mis à jour. Le Chatbot permet ici d’adresser l’ensemble des collaborateurs par petites touches, de façon régulière et continue tout au long de l’année, afin d’alimenter des indicateurs de suivi du bien-être au travail. Au lieu de mettre en place des campagnes couteuses et chronophages (sondages et enquêtes annuelles en général), le Chatbot permet d’obtenir des réponses régulières et actualisées tout au long de l’année.

Quid de l’intelligence artificielle ?

Intelligence Artificielle, Machine Learning, Deep learning… Ces notions sont souvent assimilées aux chatbots. Cependant, tous ne se valent pas sur le plan de l’intelligence artificielle. Alors que certains ne seront que le résultat de règles fixées par les humains et n’auront qu’une très faible compréhension du langage naturel, d’autres seront capable de s’améliorer en autonomie au fur et à mesure de leurs échanges avec les utilisateurs. Le niveau d’intelligence nécessaire ne sera pas le même.  

Comment assurer le succès d’un projet Chatbot RH ?

Les projets de mise en place de chatbots RH ne sont pas les plus longs, ni les plus coûteux. En revanche, à l’inverse de beaucoup d’autres outils, le chatbot est un outil facultatif, que le collaborateur peut décider d’utiliser, ou non. Pour cette raison, il se doit d’être irréprochable, et de susciter l’adoption des utilisateurs rapidement. Il est indispensable de garder les points suivants à l’esprit en se lançant dans un projet :
La première impression est la bonne. Si les agents conversationnels commencent à devenir monnaie courante dans nos vies de consommateurs, ce n’est pas (encore) le cas dans notre environnement professionnel. L’adhésion utilisateur sera l’enjeu principal d’un premier projet chatbot RH. Pour cette raison, il sera plus prudent de cibler un besoin "explicite" (une FAQ RH par exemple suscitera l’intérêt de l’ensemble des salariés). Un premier bot massivement adopté par ses utilisateurs est un tremplin pour les suivants !
Un chatbot réussi est un outil dont le périmètre est identifié par ses utilisateurs. Il est primordial de communiquer largement sur son périmètre auprès de ses utilisateurs finaux, afin d’éviter tout effet déceptif. Si le périmètre n’est pas clair, des questions hors scope adressée à l’agent conversationnel ne trouveront pas de réponse, et seront source de frustration pour l’utilisateur. La conduite du changement et le plan de communication doivent donc inclure des messages clairs sur ce que traite, et surtout ce que ne traite pas le chatbot.
L’organisation de la filière RH, un critère essentiel à la mise en place d’un Chatbot. Afin d’être pertinent, le chatbot doit être mis en place sur un processus unifié et partagé par l’ensemble des acteurs. Par exemple, un grand groupe international pour lequel la gestion de la paie et des temps se fait par pays, de manière locale et indépendante devra prendre en compte l’ensemble de ces règles locales, rendant sa mise en place plus complexe et ses résultats incertains. En ce sens, les modes d’organisation en Centres de Services Partagés sont des accélérateurs de projets de mise en place de chatbots RH.  
La donnée, au cœur du projet. Le chatbot est une interface de conversation, qui va rendre un service précis à un utilisateur. Selon le cas d’usage, il peut être nécessaire de connecter le chatbot au SI existant, afin que ce dernier ait accès à une information contextualisée. Dans ce cas, la lancement d’un projet chatbot peut être doublé d’un projet d’audit de la donnée. Effectivement, avant d’utiliser les données RH de l’organisation dans un chatbot, il est indispensable de procéder à un audit de la donnée, et s’assurer que cette dernière existe et est fiable. Sans données propres et fiables, même le meilleur chatbot du monde ne sera pas capable de fournir une réponse satisfaisante.