L’impact de la conformité logicielle sur les fusions-acquisitions

Lors d’une fusion acquisition, la conformité logicielle est un point clé à prendre en considération pour les entreprises.

Même si elle est souvent négligée, les contrôles réalisés par les fournisseurs de logiciels et l’évolution permanente des parcs informatiques sont deux constantes qui peuvent avoir un impact très négatif sur l’opération de fusion-acquisition. En effet, l’afflux d’applications installées chez l’entreprise acquise complique le travail des équipes de gestion des actifs logiciels.

Les points critiquent à résoudre

Lorsqu'une entreprise se prépare à réaliser une acquisition, le parc logiciel est un actif critique à prendre absolument en compte lors des négociations financières, surtout pour pouvoir évaluer les risques associés. Or, après avoir passé en revue les meilleures pratiques disponibles en matière de fusion-acquisition, force est de constater l’énorme manque de conseils sur les questions de licences des logicielles et de leur impact sur le processus. Deux questions restent indispensables pour les chefs d’entreprises qui envisagent une fusion-acquisition : l’entreprise à acquérir dispose-t-elle de licences logicielles en bonne et due forme, ou présente-t-elle potentiellement un risque du point de vue de la conformité ? Et, comment se positionnera la nouvelle entité formée sur la question des licences logicielles ?
Comprendre les risques et les limiter

Avant de se lancer dans un projet de fusion-acquisition, une entreprise va passer au crible l’ensemble des comptes et postes susceptibles d’avoir un impact sur la rentabilité de l’accord, et donc de sa finalisation. Or, bien souvent, la situation informatique est mise en second plan et l’opération se conclue sans vraiment avoir étudié la question des licences logicielles de l’entreprise acquise. Pourquoi, alors que les auditeurs examinent la situation financière dans ses moindres détails, existe-t-il une impasse de faite sur le parc logiciel ?

Les coûts cachés d’une non-conformité ont tôt fait d’être connus à l’occasion d’audits côté fournisseurs de logiciels, souvent déclenchés par l’opération de fusion acquisition. Pour ces derniers, l’annonce de ce type d’opération est une aubaine, car elle permet de repérer les entreprises qui ne sont pas en conformité avec leurs licences.

Mais pourquoi ces entreprises sont-elles des cibles si faciles ? Pour le savoir, il suffit déjà de penser aux centaines d’accords de licence signés par une entreprise, et de leurs centaines de versions et permissions d’accès différentes. Les droits sur ces logiciels peuvent ne pas toujours être transférés et nécessiteront souvent des frais de "transfert de propriété".

Les fusions et acquisitions soulèvent une multitude de questions et l’étude de la situation logicielle de l’entreprise visée doit se trouver au sommet de la liste de ces points à étudier. Pour avoir l’assurance d’obtenir des informations précises, il est important de connaître la situation en temps réel des licences logicielles, dans l’idéal avant d’avoir acquis l’entité, ou juste après. Cela peut permettre d’alléger le fardeau financier si jamais les licences de l’entreprise acquise n’étaient pas conformes, tout en permettant d’en imputer la responsabilité au vendeur vis-à-vis de ses obligations déclaratives devant être fournies dans des délais impartis.         

Cela suppose évidemment d’être en ordre dans sa propre organisation. Si tel n’est pas encore le cas, il est important de mettre en place de bonnes pratiques en matière de gestion des actifs logiciels.

Des recommandations fructueuses

Une fois la fusion finalisée, il faut passer en revue le parc d’applications et de services de cloud utilisés. Pour ce faire, il est important dans un premier temps pour optimiser les dépenses, de rechercher les logiciels les plus répandus dans les deux entreprises et repérer les personnes qui ont vraiment besoin de ces outils, ainsi que leur fréquence d’utilisation.

Ensuite, pour gagner en efficacité, il va falloir rechercher les logiciels de nature similaire dont le nombre peut être réduit, voire ramené à une seule copie. Les entreprises ont un nombre inouï de "listes approuvées" d’utilisateurs pour leurs logiciels ou services de cloud, alors qu’en parallèle, d’autres logiciels sont exécutés dans le même environnement réalisant exactement les mêmes tâches.

Cela implique de bien vérifier si l’entreprise ne dispose pas de licences qui se doublonnent. Si tel est le cas, les règles du contrat de licence permettent-elles de les réaffecter à des collaborateurs qui en ont besoin ? Si elles ne l’autorisent pas sur le champ, quels sont les délais et les règles permettant de supprimer ces doublons ou d’en éliminer certains lors du prochain cycle de renouvellement ? Autant de questions à se poser afin de bien consolider ses ressources informatiques.

Une politique globale de gestion des actifs logiciels (SAM) est donc la clé d’une gouvernance et d’une conformité totale, car elle va permettre de rationaliser les versions et droits de licence pour la totalité de votre parc logiciel et faire gagner en visibilité sur les logiciels et versions disparates présents dans l’entreprise.

 L’impact de la technologie dans les fusions acquisitions

L’impact de la technologie dans le domaine des fusions acquisitions a de plus en plus pour effet d’uniformiser et d’optimiser non seulement le processus d’intégration et de consolidation des actifs de l’entreprise, mais aussi les processus qui encadrent les volets et pratiques juridiques. La précision et la diligence sont essentielles pour garantir la réussite d’une fusion ou d’une acquisition. En effet, c’est dans le domaine de la gestion des risques de conformité logicielle de l’entreprise-cible que l’écart entre les attentes et la réalité est souvent très important.

Les audits logiciels, déjà pénibles lorsqu’ils sont conduits de manière aléatoire et occasionnelle, peuvent avoir un effet dévastateur si l’entité nouvellement formée est ciblée par une myriade de fournisseurs venant réclamer d’importantes sommes d’argent.

La limitation des risques autour de la conformité logicielle doit donc être au cœur d’un projet de fusion- acquisition afin d’en assurer la réussite sur le plan financier. 

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