Comment bien intégrer les Freelances dans son entreprise ?

Le recours à des indépendants offre de nombreux avantages comme la flexibilité ou la possibilité de mobiliser des compétences précises. Or, il n’est pas rare de constater que beaucoup d’entreprises n’ont pas les codes ou la structure interne adaptés à ce mode de travail, ce qui génère parfois des frustrations. Les Freelances étant de plus en plus sollicités, il convient de travailler sa marque employeur pour être sûr d’attirer les talents.

L'entretien

L’intégration d’un consultant démarre dès l’entretien. Qu’il soit en présentiel ou non, cet échange va poser les bases d’une relation réussie. Il faut s’assurer que le candidat a le savoir-faire et savoir-être requis mais aussi - et c’est trop souvent oublié – démontrer l’intérêt de la mission et présenter les atouts de l’entreprise. Avant de s’engager, le Freelance doit être convaincu qu’ils lui permettront de s’épanouir et monter en compétences. 

Le jour de l’entretien, il faut veiller à bien recevoir. Cela peut paraître anodin mais parfois le minimum n’était pas assuré. Soyez ponctuel, prévenez le personnel d’accueil, préparez une salle de réunion, imprimez le CV du candidat et proposez lui un café. 

Le consultant doit sentir que son CV a été lu et percevoir l’intérêt pour son profil. Soyez le plus précis possible sur le contexte de la mission, l’environnement, les attendus, livrables ainsi que les tâches. Mieux vaut éviter les surprises en étant d’emblée très clair sur les enjeux du projet afin de s’assurer que la personne qui gèrera la prestation fournira un service de qualité. N’hésitez pas à indiquer dès la fin de l’entretien si votre retour est positif. Cela invitera le Freelance à rester positionné sur l’offre. 

L'onboarding

Comme pour un recrutement interne, le process d’onboarding d’un consultant est important. Un accueil bien réalisé montrera que l’entreprise traite les Freelances comme ses salariés, qu’elle est adaptée à cette forme de travail et permettra au nouveau venu d’être opérationnel rapidement. 

En amont du démarrage, prévoyez un échange téléphonique avec le Freelance, ou lui envoyer un email afin de lui communiquer les aspects pratiques de sa mission. A quelle heure se présenter ? Quel matériel est requis ou mis à disposition ? Quelles contraintes d’accès, de sécurité ? Dans quel service s’installer et avec quelles équipes interagir ? Tous ces éléments permettront une arrivée sereine.

A l’arrivée du consultant, assurez-vous que le matériel est prêt, que son bureau est installé et que ses accès informatiques fonctionnent. Si nécessaire, remettez-lui le badge/clefs d’accès aux locaux et communiquez-lui les informations liées à la vie collective et à la sécurité. Faites le tour des bureaux afin de le présenter aux équipes. Il est primordial que le consultant puisse rapidement identifier ses interlocuteurs et qu’il sache à qui s’adresser.  

Dès les premiers jours, organisez un rendez-vous avec les acteurs qui vont collaborer avec le consultant et remettez-lui un planning. Organisez un entretien individuel avec le manager du Freelance pour fixer les objectifs à court/moyen terme. Le Freelance doit savoir tout de suite ce qu’on attend de lui et pouvoir se référer à la feuille de route. Dans certains cas, notamment, si le projet est encore à l’étape d’idéation, commencez par quelques jours d’audit qui permettront au consultant de mieux cerner tous les paramètres pour participer ensuite au cadrage.

Dans le planning du consultant prévoyez un temps de prise de connaissance de la documentation. Celle-ci doit exister et être facilement compréhensible par quelqu’un d’extérieur. Par ailleurs, si besoin, mettez en place un transfert de compétences. Enfin, tentez d’organiser un déjeuner d’accueil avec le Freelance.

Le suivi de la mission

Faites des points réguliers. Une communication bien rythmée est indispensable, elle permettra d’identifier d’éventuels problèmes. Profitez de ces interactions pour revoir les objectifs et la feuille de route. Avec un suivi régulier, le consultant se sentira engagé dans le projet. Privilégiez des rencontres physiques, prenez le temps de faire des retours. Pensez à indiquer le plus tôt possible votre volonté de renouvellement du contrat afin que le Freelance ne s’engage pas sur un autre projet.

Soyez rigoureux sur la signature des feuilles de temps. N’oubliez pas que, si une feuille de temps n’est pas validée, le consultant ne sera pas payé ou le sera en retard, ce qui peut être très dommageable. Veillez à bien communiquer le signataire en interne et vous assurer de les valider à temps. 

Intégrez les Freelances à la vie collective. Les consultants ne doivent pas se sentir à l’écart ou traités différemment. Bien que le statut soit différent, ces collaborateurs à part entière méritent les mêmes attentions. 

Un Freelance délivre un service. Plus il se sentira intégré, plus grande sera son implication. Les indépendants ont les mêmes attentes que n’importe quel employé, qui sont aujourd’hui tous très attentifs à être bien accompagnés dans leur parcours professionnel. Pour être attractive votre entreprise doit se démarquer. Ces quelques conseils participeront à faire évoluer sa marque employeur auprès du marché des Freelances et au-delà.

Comment bien intégrer les Freelances dans son entreprise ?
Comment bien intégrer les Freelances dans son entreprise ?

L'entretien L’intégration d’un consultant démarre dès l’entretien. Qu’il soit en présentiel ou non, cet échange va poser les bases d’une relation réussie. Il faut s’assurer que le candidat a le savoir-faire et savoir-être requis mais aussi - et...