Quels bénéfices attendre de la mise en place de la facturation électronique ?
Des délais de traitement raccourcis
Dans les objectifs de la facturation électronique, l'Etat indique une meilleure "compétitivité des entreprises grâce aux gains de la dématérialisation". L'idée est notamment de diminuer la charge administrative liée à la réception comme à l'émission de factures.
Les entreprises reçoivent à l'heure actuelle des factures sous des formats très différents : papier, PDF par mail, via des plateformes… "Les experts-comptables passent beaucoup de temps à essayer de récupérer les factures dispersées façon puzzle", ironise Cyrille Sautereau, président du Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE).
Avec la facturation électronique, elles arriveront toutes sur une ou quelques adresses dédiées via la ou les plateformes de dématérialisation partenaires de l'administration (PDP) sécurisées, choisies pour la réception des factures. Et seront traitées automatiquement selon le choix du service comptable : envoi de notification, récupération sur la plateforme, transfert sur une boîte mail, un système d'information… Un gain de temps côté client, donc.
Mais également une plus grande fiabilité côté prestataires, avec "une industrialisation de la transmission des factures, s'enthousiasme Cyrille Sautereau. Dans la vraie vie, le nombre de fois où les clients disent qu'elles n'ont pas été envoyées à a bonne adresse, à la bonne personne…" obligent parfois à renvoyer les factures, faisant perdre du temps et de l'énergie.
Pour l'expert, la réforme va aussi amener "une uniformisation des pratiques et stopper les spécifications qu'imposent certaines entreprises" à leurs fournisseurs, qui doivent alors multiplier les formats de facture. Par ailleurs, l'annuaire centralisé, rassemblant toutes les adresses auxquelles envoyer les factures via les PDP des entreprises concernées, peut aussi faire gagner du temps aux prestataires.
Un meilleur suivi des paiements
Un point important de la facturation électronique est l'horodatage : l'émetteur comme le récepteur ont l'information de la date précise d'envoi et de réception de la facture. "C'est une façon d'objectiver des deux côtés", assure Cyrille Sautereau. Il arrive en effet que les clients trainent en longueur dans le paiement d'une facture pourtant reçue il y a longtemps – le délai de paiement moyen entre entreprises est de 51 jours en 2024, et 85% des entreprises assurent avoir subi des retards, selon une étude de Coface.
La réforme vise ainsi à diminuer les retards de paiement, clairement définis par la loi mais pas appliqués, selon le président de l'ordre des experts-comptables Damien Charrier. "On ne peut pas garantir qu'avec la facturation électronique, les délais de paiement seront appliqués, en revanche on pourra les mesurer précisément".
Mais il arrive aussi que les prestataires se basent sur la date d'émission de la facture… Alors que "le délai moyen est de quinze jours entre la fabrication de la facture et son envoi", assure Cyrille Sautereau. Avec l'horodatage, impossible de se battre sur les dates. Sur la base du volontariat, les clients pourront aussi notifier à quelle date la facture est approuvée, mise en paiement, ou encore mise en litige. Autant de données objectives qui simplifieront une éventuelle médiation. Damien Charrier "pense que cela fera diminuer les litiges. Par ailleurs, cela ajoute un élément dans la chaine de confiance. C'est important car le risque de fraude augmente".
Une meilleure exploitation des données de paiement
Les plateformes de dématérialisation seront des mines de données. Dont les entreprises pourront tirer parti. Par exemple "alimenter le système d'information avec le statut des factures, illustre Cyrille Sautereau. Savoir que votre client a accepté une facture peut diminuer le coût de refinancement car votre affactureur aura plus confiance dans cette facture, qui aura une plus grande probabilité d'être payée".
Damien Charrier, de son côté, anticipe une meilleure traçabilité de la trésorerie, permettant de répondre au besoin des entreprises d'un meilleur reporting des délais de paiement. "Demain nous pourrons vraiment le faire, parler des besoins en fonds de roulement et trésorerie avec des instruments de mesure que nous n'avons pas aujourd'hui. Vous saurez quasiment en temps réel ce qui est disponible, ce qui est dû mais n'a pas encore été payé par les clients".
Une plus-value notamment pour les petites entreprises, qui "ont une vision assez floue de leur forecast et de leur activité en temps réel, assure Cyrille Sautereau. Avec les PDP, les factures peuvent être entrées automatiquement dans le système, et vous n'avez qu'un bouton à presser pour avoir un arrêté en fin de mois". Cela peut permettre de "détecter les signaux faibles", comme par exemple des clients mauvais payeurs. Cela aidera aussi les entreprises à se préparer à une réforme européenne qui prévoit une facturation électronique dans certains cas à compter de 2030.
Simplifier les obligations de déclaration
C'est un des objectifs de la réforme, même si les entreprises ne le verront probablement pas tout de suite. A terme, l'Etat souhaite accompagner la facturation électronique d'un pré-remplissage des déclarations de TVA. Les entreprises devraient toujours effectuer leur déclaration de TVA mais auraient accès à une déclaration préremplie, à vérifier et potentiellement compléter.
Cela pourrait faire gagner un peu de temps, et surtout, selon Cyrille Sautereau, "faire gagner en sécurité sur le risque fiscal" : si l'écart entre la déclaration préremplie et ce que l'entreprise pensait déclarer est trop important, cela peut être un signal pour l'entreprise de contacter les services fiscaux afin de comprendre cet écart. "Cela vaut mieux qu'un contrôle fiscal au bout de trois ans. Si l'entreprise sent que quelque chose ne va pas, elle aura le temps de corriger. Vous aurez une vision commune avec l'administration en temps réel".