Quel rôle le DAF a-t-il à jouer dans la facturation électronique ?
Une contrainte qui pourrait se révéler une opportunité pour les DAF ? C'est ce qui pourrait se profiler avec l'entrée en vigueur de la facturation électronique, à partir de 2026. "Le directeur financier a un rôle transversal sur tous les processus en lien avec la finance. Sur la facturation électronique, il est stratégique parce que ce processus impacte différents sujets dont il a la responsabilité : la conformité réglementaire, l'optimisation financière, la transformation digitale de l'entreprise et puis la relation avec les partenaires commerciaux", synthétise Marie-Hélène Pebayle, présidente de la DFCG. L'Association nationale des directeurs financiers et des contrôleurs de gestion accompagne d'ailleurs ses membres dans des chantiers tels que la facturation électronique.
Question conformité réglementaire, la facturation électronique est une contrainte pour les directions financières, puisqu'elles doivent s'assurer que les solutions choisies respectent les obligations légales et soient "compatibles avec les exigences fiscales, les formats demandés…".
Sur les autres sujets, elle peut se révéler un atout. Ainsi, la facturation électronique devrait aider les DAF dans leur objectif d'optimisation financière, en diminuant "les délais de traitement, les délais de paiement et l'erreur humaine, et en accélérant l'encaissement. Aujourd'hui, le traitement prend un temps fou, témoigne Marie-Hélène Pebayle. Moi, en tant que directrice financière, j'attends qu'avec la facturation électronique le traitement prenne deux jours".
L'obligation de fiabiliser les données des logiciels qui vont alimenter la plateforme transmettant les factures (plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration, PDP) pourrait accélérer la transformation numérique et amener potentiellement à une refonte des systèmes, pour plus d'efficacité. "Le DAF doit s'assurer que les flux de factures sont traçables, sécurisés, intégrés au système d'information. Ce n'est pas toujours évident selon les ERP et les outils de reporting. Il y a des sujets sur les taux de TVA, par exemple, qui ne sont pas si évidents en France, ou sur la comptabilisation des produits et des charges pour les factures fournisseurs qui ne sont pas forcément automatiques", liste la directrice.
Cette refonte pourrait conduire à un meilleur "pilotage de la performance et de la transformation digitale, assure la présidente de la DFCG. Pour moi, la facturation électronique est un levier de pilotage stratégique parce que cela permettra l'analyse des données en temps réel, et donc de meilleures prévisions de trésorerie. Cela permettra d'identifier les gains d'efficacité, et de négocier avec les fournisseurs", par exemple si le système assure un temps de paiement beaucoup plus rapide.
Un rôle de plus en plus stratégique
Dans toute cette évolution, la direction administrative et financière tient évidemment un rôle d'orchestration de conduite du changement. Avec notamment une "coordination interservices" : ses propres équipes évidemment, comptables et financières, mais également la direction informatique et les équipes commerciales et achats. Pour Marie-Hélène Pebayle, le rôle est d'autant plus stratégique que "on ne se contente pas de mettre en place, on prend le projet dans son entièreté".
Selon elle, c'est un travail collectif. L'élaboration des objectifs notamment peut se faire en concertation avec les autres directions, avec l'éclairage technique du DAF. "Si l'objectif est fixé collectivement, tout le monde participera efficacement". La direction financière doit commencer par "exposer la situation" et tenter de convaincre. "Après l'analyse, on peut par exemple partir du délai moyen de paiement, du coût moyen de traitement de la facture. Si la facturation électronique les fait diminuer, c'est ça de gagné". Mais elle doit aussi être capable de trancher sur les sujets où elle a l'expertise, selon la DAF.
Pour embarquer ses propres équipes, après un cadrage et un diagnostic, la DAF conseille de les faire participer au processus, évidemment de les former, et de communiquer sur les décisions prises. Et surtout, "les rassurer. Il y a une question sous-jacente, est-ce que mon poste va changer. Il faut leur dire que l'évolution se fait ensemble. Il y a des comptables depuis la nuit des temps. Il y a soixante ans, c'était avec une gomme et un crayon, après il y a eu l'informatique, l'intelligence artificielle, donc ce ne sera pas les mêmes comptables, mais les gens ont la capacité d'évoluer".
Surtout, le déploiement de la facturation électronique pourrait accentuer une évolution en cours, selon la DAF : "le directeur administratif a toujours accompagné le dirigeant et les actionnaires, quelle que soit la taille de l'entreprise. Mais depuis le covid, on lui donne encore plus de responsabilités, il est encore plus partie prenante". L'automatisation d'une grande partie des processus répétitifs donne "plus de temps pour se rapprocher des opérationnels et d'être en étroite collaboration avec le business. Cela touche tous les métiers supports du chiffre, l'ensemble des équipes financières".
Le DAF peut aussi avoir un rôle auprès des clients et des fournisseurs. Si sa propre organisation est très en avance, il peut ainsi faire de la pédagogie, les aider à mieux comprendre ces nouveaux processus. Dans tous les cas, "avoir des relations avec les clients pour parler de problème de TVA, de libellé, de conformité, ce n'est pas très intéressant à mon sens. Mieux vaut parler de business de part et d'autre ".