L'entretien professionnel, une mine d'or pour les DRH... s'ils le digitalisent
Imaginez un responsable RH parfaitement au fait des besoins en formation, des désirs d'évolution et des souhaits d'augmentation de tous les collaborateurs de son entreprise en un seul clic. Cela est possible grâce à l'entretien professionnel (obligatoire depuis le 1er janvier 2015 )... à condition qu'il soit accompagné d'outils digitaux conçus sur mesure.
L'entretien professionnel permet à tous les collaborateurs de plus de deux ans d'ancienneté de faire part à leur manager de leurs souhaits d'évolution et de formation. Il s'applique également aux salariés absents de l'entreprise plus de six mois pour cause d'arrêt maladie ou encore de congé parental. Les données recueillies sont individuelles. Mais les employeurs ont tout intérêt à les traiter et à les synthétiser.
"Avec les données récoltées, l'entreprise peut mener sa politique de GRH, élaborer un plan de formation ou connaître le climat interne"
"Il faut souligner que même les entreprises qui étaient réticentes à la base sont contraintes de digitaliser l'entretien professionnel", explique Patrick Storhaye, président de Flexity et professeur de ressources humaines au CNAM.
"Digitaliser, va permettre de récupérer puis de grouper une multitude d'informations sur des thèmes comme la notation des managers ou encore les demandes d'accès à des formations professionnelles. Avec les données récoltées, l'entreprise peut mener une vraie politique de gestion des ressources humaines (GRH), élaborer un plan de formation ou encore connaître le climat social en interne. L'ère des notes sur le papier ou saisies dans un tableur artisanal est donc révolue", poursuit-il.
"Nous avons digitalisé l'entretien professionnel, mais depuis 2011 les entretiens annuels l'étaient également. Nous n'avions pas le choix, nous avons 2 400 collaborateurs présents sur tout le territoire dont 800 commerciaux et 400 chauffeurs-livreurs. Pour nous, digitaliser, c'est uniformiser et sécuriser les process", soutient Guy Drobinoha, responsable formation de Lyreco, une société spécialisée dans les fournitures de bureau.
"Grâce au processus que nous avons installé, nous sommes concrètement en mesure de centraliser les désirs de formations et d'évolution de plus de 2 000 collaborateurs, alors que nous faisons passer les entretiens dans une multitude de lieux. Pour le siège c'est un énorme gain de temps et cela permet une visibilité d'ensemble", souligne Guy Drobinoha. Autre point, l'entretien professionnel est également l'occasion d'avoir des retours des collaborateurs sur la manière dont ils sont managés au quotidien. Tout centraliser dans un document unique permet de détecter et de faire partager les meilleures pratiques. "Ainsi, l'entretien professionnel est également profitable aux managers", analyse Patrick Storhaye.
"Les PME ne doivent pas voir la digitalisation comme une contrainte mais comme une opportunité"
Cette digitalisation est traditionnellement très développée dans les grands groupes qui ont depuis des années des universités d'entreprise, des politiques de détection et de promotion interne ou des succursales dans plusieurs régions.
"De toute manière, pour les PME et les TPE, la digitalisation de l'entretien professionnel est un gain de temps et apporte un nouveau regard d'ensemble sur les besoins de la société. Elles ne doivent pas voir la digitalisation de l'entretien comme une contrainte mais comme une opportunité", précise Patrick Storhaye.
A qui faire appel ?
S'il semble indispensable de digitaliser l'entretien professionnel, il existe plusieurs moyens de mener à bien cette mission."Une entreprise peut tout à fait concevoir elle-même des bases de données en interne en utilisant Access ou Excel. Un stagiaire peut suffire. C'est une solution primitive mais qui peut être pertinente et suffisante pour les petites ou les moyennes entreprises dans lesquelles il y a un fort turn over et peu de mobilité", explique Patrick Storhaye.
"Toutefois, avec la généralisation de l'entretien professionnel, il existe un vrai marché sur lequel de nombreux prestataires spécialisés dans les système d'information de gestion des ressources (SIRH) sont présents. Il peut s'agir de TalentSoft, Lumesse ou encore Cornerstone. Je recommande à toutes les entreprises de plus de 100 collaborateurs de regarder ces outils qui coûtent en moyenne 3 euros par salarié et par mois", complète-il.
D'après le spécialiste, aucune solution ne se détache et tout dépend du besoin de l'entreprise. "La condition préalable au choix d'un outil pour digitaliser l'entretien professionnel, c'est de faire un audit intégral du système. A partir de là, vous pouvez choisir de vous équiper d'outils complets qui gèrent la paie, le processus de recrutement, la distribution de tickets restaurant. Ou utiliser un logiciel uniquement dédié à l'entretien professionnel".
C'est cette solution qui a été adoptée par Lyreco. "Nous avons fait appel à un prestataire extérieur nommé Alcuin qui a mis en place un outil basé sur le logiciel SAS. D'autres grosses entreprises comme ERDF ou Groupama utilisent également Alcuin, ce qui nous permet d'avoir toutes les mises à jour basées sur les retours d'expérience de tous les utilisateurs. Au final, cela revient moins cher que de construire un outil nous-même. En plus, nous pouvons personnaliser l'outil. Nous avons par exemple conçu le template pour tenir compte des recommandations de la convention collective du commerce de gros", relate Guy Drobinoha.
Si le recours aux logiciels spécialisés semble incontournable à moyen terme pour mener les entretiens professionnels, les spécialistes interrogés sont d'accord sur un point : ne pas négliger l'aspect humain.
"Il faut éviter que le manager soit derrière un écran et note tout"
"Selon moi, l'enjeu principal pour les ressources humaines, c'est de numériser les souhaits des collaborateurs mais pas tout l'entretien. Le numérique ne doit pas casser la dimension humaine. Dans certaines entreprises, l'entretien professionnel est l'un des seuls moments ou le salarié peut parler à son manager autrement que dans un coin de porte. Il faut éviter que le manager soit derrière un portable et note tout. Je pense qu'il doit faire le reporting lui-même à l'issue de l'entretien", conseille Patrick Storhaye.
Un processus qui n'est pas entièrement adopté par Lyreco. "Nous reconnaissons que l'entretien est un moment d'échange en face à face. Mais il est impossible de se priver d'écran lors de l'entretien. En revanche, nous avons formé nos managers à saisir le maximum de données en amont", explique Guy Drobinoha.