L'avenir du travail dans un monde post-pandémique

Après avoir surmonté les plus grandes difficultés, le moment est venu de tourner notre attention vers le futur du travail dans un monde post-pandémique. Quel sera le monde d'après du travail ?

La rapide apparition de COVID-19 nous a offert très peu de temps pour nous adapter à ce que peu d'entre nous pensaient être une mutation profonde dans l'avenir du travail. Les entreprises se sont précipitées pour implémenter des solutions de Digital Workplace, et ont rapidement adopté de nouveaux outils et de nouvelles habitudes. Après des premières semaines extrêmement intenses, la majorité d'entre elles ont désormais retrouvé une nouvelle normalité, en savourant les progrès et en apprenant de leurs échecs.

Après avoir surmonté les plus grandes difficultés, le moment est venu de tourner notre attention vers le futur du travail dans un monde post-pandémique. On considère généralement que bon nombre des changements apportés par la COVID-19 sont là pour durer, la flexibilité et l'automatisation constituant les grandes tendances de l'avenir du travail.

Que peuvent donc faire les entreprises pour se préparer à réussir dans cette nouvelle conjoncture ?  La solution consiste à s'adapter à une Digital Workplace en continuelle évolution, en définissant des stratégies précises pour chaque étape du parcours vers la réouverture et le "monde d'après".

Hier et aujourd'hui : comment la COVID-19 a entraîné un remaniement organisationnel

En réfléchissant à la période des semaines et des mois précédant la première épidémie de coronavirus, on observe des phénomènes universels survenus dans toutes les industries et sur tous les continents. Examiner ces tendances nous aide à comprendre les défis organisationnels que doivent relever les nouvelles Digital Workplaces.

Le bureau physique en déclin

Avant l'apparition du coronavirus, la tendance mondiale au télétravail était déjà très forte. Toutefois, la pandémie a provoqué une brusque accélération du processus, inaugurant ce que certains ont appelé "le début de la fin des bureaux". Tous ceux qui n'étaient pas familiarisés avec le travail à distance ont dû apprendre de nouveaux usages et de nouvelles compétences pour pouvoir évoluer en dehors du bureau. Le plus souvent, ils y sont parvenus - et cette réussite a été remarquée. Des entreprises majeures comme Facebook et Microsoft ont compris les bénéfices et ont décidé de continuer à travailler à distance sur le long terme.

Priorité aux relations

Paradoxalement, le télétravail a mis en évidence la nécessité d'une amélioration de la communication à l'intérieur des entreprises. Que ce soit par une communication de crise centralisée ou par la collaboration au sein des équipe, ce sont les relations interpersonnelles qui ont assuré la cohésion des entreprises tout au long de la pandémie. Cette "proximité virtuelle" est devenue possible grâce à des outils tels que la vidéoconférence, la messagerie instantanée et les Digital Workplaces favorisant la collaboration et la communication interne.

De nouveaux comportements et modes de travail

Il est révolu le temps où vous veniez au bureau à 9h30 heures, faisiez une pause déjeuner à 12 heures et repartiez chez vous à 18 heures. Le télétravail a donné lieu à une plus grande flexibilité des horaires de travail, les employés pouvant choisir les heures pendant lesquels ils sont le plus efficace. La réunion a par ailleurs été supplantée, non seulement par la vidéoconférence, mais aussi par des outils plus adaptés comme la messagerie instantanée qui permet de réduire la quantité de meetings nécessaires, et donc de gagner du temps et d'améliorer la productivité.

Comment façonner la Digital Workplace après la pandémie

À mesure que la société s'ajuste à la nouvelle réalité d'un monde post-pandémique, les entreprises doivent commencer à réfléchir à la manière dont leur Digital Workplace forgera l'avenir de leur organisation. Il est plus important que jamais de disposer d'outils numériques, qui pourraient être un facteur déterminant pour déterminer quelles entreprises prospéreront après la COVID-19 et lesquelles seront à la traîne. Il ne suffit pas de les utiliser, mais il faut les utiliser efficacement.

Faire le bilan de sa Digital Workplace

Les entreprises n'ont eu que peu de temps pour se préparer au télétravail avant de renvoyer chez eux tous leurs employés. La mise en place de nouveaux outils s'est donc faite dans la précipitation et il a été difficile pour les employés de s'y adapter, pour ne pas parler des problèmes systémiques qui en découlent, comme l'insuffisance des infrastructures et le manque de sécurité. À titre d'exemple, des entreprises qui ont adopté en masse le logiciel d'appel vidéo Zoom pour organiser des réunions virtuelles se sont heurtées à des problèmes de sécurité lorsque des pirates informatiques ont infiltré les appels et diffusé des logiciels malveillants.

À présent que la situation s'est calmée, il est temps d'évaluer quelles mesures numériques ont marché et lesquelles n'ont pas fonctionné. Tout n'est pas noir ou blanc : il est fort possible que certaines fonctionnalités soient utiles alors que d'autres ne le soient pas, ou que la gestion et l'utilisation de certains outils doivent être adaptées.

Adopter une démarche collaborative

Alors que les entreprises définissent leur organisation post-COVID-19 et leur nouvelle stratégie de Digital Workplace, elles doivent veiller à impliquer leurs employés dans chaque étape du projet, de l'analyse à la production. Cette démarche axée sur l'humain garantira une expérience numérique positive pour les employés, qui ont pu se sentir perdus au milieu de cette course à la migration numérique. Les entreprises constateront également que la prise en compte des commentaires des employés les aidera à mieux comprendre les besoins de changement à un niveau micro.  

Pour rester en phase avec les évolutions continues, Gartner recommande d'abandonner la collaboration par rôle au profit d'une collaboration par compétences. Cela permettra aux employés de redéfinir leurs efforts et contributions en fonction des besoins au lieu de les limiter à leur titre de job. La meilleure façon de mettre en place une collaboration basée sur les compétences est de travailler en partenariat avec les RH pour développer valoriser les aptitudes au sein de l’entreprise et veiller à ce que l’acquisition des compétences adéquates soit prioritaire dans le processus de recrutement.

Concilier le virtuel et le physique

Revenir au bureau ne sera pas aussi facile qu'on ne le pensait, il ne suffira pas d'appuyer sur l'interrupteur pour faire revenir la lumière après une grande période d'obscurité. Chaque pays entrant dans une phase différente de réouverture, nous assisterons probablement à une transition très graduelle, où les bureaux autoriseront le retour d'un petit nombre de collaborateurs à la fois et où les réunions seront restreintes ou totalement évitées. Il est peu vraisemblable qu'un retour complet à la normale soit possible. Selon les données du Gartner, 48 % des employés continueront à travailler à distance à un certain rythme après la levée des contraintes, contre 30 % avant la pandémie.

Ce qui ressort, c'est que les employés partageront probablement leur temps entre le bureau physique et le travaille à domicile, tant sur sur le court terme que sur le long terme. Il est donc indispensable d'adapter intégralement la Digital Workplace à l'expérience de travail au bureau. Un manque de cohérence donnera le tournis à vos employés, sapant la productivité, car chacun devra alors s'adapter à deux types de procédures et de workflows différents. Puisqu'il est impossible de ramener son espace de travail du bureau à la maison, il faudra intégrer plus efficacement les fonctionnalités de la  Digital Workplace dans l'environnement de travail.

Prioriser la santé et la sécurité

Aussi longtemps qu'un vaccin ne sera pas accessible, le retour complet à la normalité ne pourra vraisemblablement pas se faire en toute sécurité dans la plupart des pays. Il est donc primordial, en attendant la réouverture progressive des bureaux, de donner la priorité absolue à la santé et à la sécurité. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles disposent d'un comité de travail chargé de se tenir au courant des instructions gouvernementales en vigueur, de rédiger et d'actualiser leurs mesures de santé et de communiquer sur la manière dont la Digital Workplace sera utilisé pour favoriser la distanciation sociale.

Il revient aux dirigeants des entreprises de fournir des dispositifs de sécurité adéquats et de montrer l'exemple en appliquant eux mêmes les consignes de santé de l'entreprise. Les salariés ne doivent jamais se sentir forcés ou incités à risquer leur santé pour exercer leur travail. Au contraire, chacun doit coopérer pour trouver des solutions à l'aide des outils numériques disponibles.

Investir dans les bons outils

Dorénavant, le numérique deviendra le principal atout des entreprises pour assurer un équilibre entre efficacité, collaboration et sécurité. Nous entrons dans l'heure de gloire de l'informatique et devons en profiter pour adapter les outils numériques et, entre autre, adopter pleinement la Digital Workplace comme l'avenir du travail.

Des entreprises se sont est engagée à développer des solutions intranet nouvelles et existantes pour la Digital Workplace post-pandémique. Elles enrichissent leurs plateforme de solutions innovantes pour accompagner les employés depuis chez eux, ou au contraire aider à assurer un retour progressif des employés vers le bureau, en toute sécurité. Par exemple, des outils de réservation de bureau peuvent être mis en place. Le flex desk (ou "desk sharing"), est un concept de plus en plus populaire consistant à ne pas affecter d'espace attitré à chaque employé mais à proposer un bureau libre à la réservation, permettant de limiter les effectifs sur place et de respecter la distanciation sociale.