SharePoint : comment booster ses fonctions analytics ?
Véritable navire amiral de Microsoft dans le domaine du collaboratif et de la gestion de contenus, SharePoint dispose de fonctions analytiques bien pratiques. Ces dernières permettent d'éditer des rapports statistiques et faire émerger des indicateurs dans différents domaines. "Il existe quatre grandes familles d'indicateurs analytics dans SharePoint : les analytics relatifs aux documents, aux besoins légaux et réglementaires, au web analytics, et ceux dédiés à la recherche", explique Guillaume Meyer, fondateur d'Eryem, société spécialisée dans le conseil et l'accompagnement en projets SharePoint.
Concernant les indicateurs analytics relatifs aux documents, ils apportent tout un lot de statistiques, par exemple le nombre de téléchargements de documents effectués dans la plateforme ou les espaces collaboratifs, le nombre d'espaces ouverts... Pour ce qui est du web analytics, ce sont des indicateurs traditionnels de suivi et de mesure d'audience que l'on retrouve (nombre de visites et de visiteurs uniques, temps de visite...). Tandis que les analytics liés au champs légal et réglementaire permettent par exemple de savoir qui a consulté tel document, à telle ou telle date. "SharePoint fournit également des statistiques très intéressantes sur les mots clés les plus recherchés, ceux qui ne donnent pas de résultats ou encore les synonymes de mots clés dans les documents", fait savoir Guillaume Meyer.
Si le fait d'avoir accès dans SharePoint à un large éventail de statistiques et d'indicateurs analytics pourra répondre à la (grande) majorité des besoins, des offres tierces sont toutefois disponibles pour aller plus loin.
Des tableaux de bord RH pour suivre le niveau de stress des employés
C'est par exemple le cas de l'éditeur français Tryane qui propose de greffer à la solution de Microsoft des indicateurs qui serviront aux DRH. "Tryane propose des tableaux de bord d'activité qui permettent de suivre le niveau de stress des collaborateurs en se basant sur le croisement de l'activité sur SharePoint avec la fréquence et les heures d'utilisation de la messagerie mais aussi avec les rendez-vous via les infos issues des calendriers partagés", indique Guillaume Meyer.
Dans un autre registre, on notera les gros efforts réalisés par le spécialiste l'analyse d'audience Webtrends pour compléter Sharepoint sur la partie du web analytics. Un domaine dans lequel de nombreux utilisateurs de SharePoint 2010 se sont sentis floués avec SharePoint 2013 et la disparition de certains rapports ("Browser traffic","Top Users","Referring URL"...). Webtrends propose ainsi une batterie d'outils permettant de mesurer l'impact des fonctions sociales intégrées à SharePoint sur l'entreprise. Et ce via l'apparition de "heat maps" pour visualiser où elles sont utilisées le plus, et pour identifier les usages des fonctions sociales par entité, zones géographiques ainsi que les utilisateurs tirant leur adoption.
Analytics pour SharePoint : difficile d'aller au-delà de la simple déclaration d'intention ?
On pourra également signaler plusieurs outils d'administration généralistes comme Dell Quest et Metalogix, ou bien ciblant spécifiquement SharePoint comme AvePoint. "Ces solutions ne permettent pas uniquement de réaliser des rapports d'analyse et de logs. Elles permettent également de déclencher des actions d'administration liées à SharePoint comme par exemple choisir d'archiver tous les sites SharePoint n'ayant pas enregistré d'activité ou encore extraire de SharePoint les documents qui ont plus de deux ans", précise Guillaume Meyer.
Toutefois, indépendamment de la qualité et de l'étendue fonctionnelle de l'outil analytics que l'on souhaite adjoindre à SharePoint, il faudra surtout veiller à ce que son usage ne reste pas à la porte. "Les fonctions analytics sont souvent inscrites au cahier des charges des entreprises ayant des projets SharePoint, mais on constate des difficultés à ce qu'elles soient effectivement mises en œuvre. Au-delà du budget consacré, c'est surtout le manque de personnes dédiées pour piloter ou porter le projet analytique et le suivi des indicateurs qui fait aujourd'hui défaut", déplore Guillaume Meyer.