BPM : levier de transformation pour les RH

La digitalisation des processus RH favorise l’engagement des équipes, ainsi que le partage des informations et la collaboration.

1. Harmoniser système d’information RH et collaborateurs

En 2017, une enquête Markess pour Sopra HR portant sur 115 décideurs RH, a mis en avant le fait que 54 % des DRH souhaitent faire de la digitalisation leur priorité en 2018. Un souhait qui s’accorde parfaitement avec les attentes des utilisateurs souvent frustrés par le manque de technologie au sein de leurs entreprises.

Évolution des modes de consommation

Vos collaborateurs utilisent tous les jours la technologie à leur disposition pour gérer leur quotidien. À l’inverse des anciennes pratiques où les entreprises maintenaient les équipes à l’écart de toute forme de technologie avancée (site internet bloqué, système d’exploitation vieillissant, outil de gestion archaïque…), les équipes attendent beaucoup en termes de digital en milieu professionnel.

ECM, CRM, ERP, les DSI s’investissent de plus en plus pour offrir un panel d’outils efficaces aux équipes, au détriment parfois de la relation humaine. Pourtant, les entreprises devraient pouvoir simplifier le SI et faire des collaborateurs des acteurs à part entière, et non de simples utilisateurs

"Les outils et les technologies digitales doivent être avant tout pensés pour une utilisation par les collaborateurs, dont les attentes sur ces sujets sont extrêmement fortes : accès instantané à l’information, fiabilité de la donnée, réactivité, rapidité de chargement des pages, ergonomie des portails, mobilité…"
Lionel SFAR, directeur SIRH chez Essilor 

Mettre en place une démarche processus

Le BPM (Business Process Management) capitalise sur les compétences humaines et non plus sur les outils. Encore peu connu en France, le BPM ou gestion des processus métiers est une méthode qui consiste à formaliser les processus d’une organisation, à les automatiser et à l’optimiser en adoptant une démarche d’amélioration continue.  

Il est important de rappeler que les processus ne sont pas là pour imposer un mode de fonctionnement mais bien pour améliorer l’existant et optimiser en permanence l’organisation. De plus, nous l’avons déjà constaté, la mise en place de processus rassure les équipes car cela leur sert de guide, et ainsi chacun connaît plus précisément le rôle qu’il joue au sein de l’organisation.

La vision processus pourrait se résumer ainsi : fournir la bonne information, au bon moment et à la bonne personne. 

L’avantage d’un logiciel BPM dans les RH

Les DRH connaissent bien les enjeux d’une bonne maîtrise des processus RH. Je ne parlerai ici que des bénéfices du BPM en soi. Il existe plusieurs avantages à la mise en place d’un projet BPM au sein des RH :

• Gain de temps : libérer les équipes RH des tâches administratives en automatisant les envois de mails répétitifs par exemple. 
• Valorisation des compétences : une fois débarrassées des étapes à faible valeur ajoutée, les équipes RH peuvent se concentrer sur la mise en place de nouveaux projets.
• Sécurisation des données : un processus digital qui embarque à la fois les acteurs, les documents et les différentes actions qui l’anime, permet de sécuriser et surtout de centraliser les informations. 
• Suivi : un apport non négligeable du BPM est sa capacité à suivre les processus en temps réel et à générer des indicateurs clés pour les RH (nombre de demande de congés en décembre, nouveaux salariés intégrés sur les six derniers mois…).

Les logiciels BPM sont avant tout des outils de pilotage qui rassemblent les outils SI existants, les acteurs et les documents concernés au sein d’un processus entièrement informatisé.

Nous savons bien que l’automatisation a tout de même tendance à angoisser les collaborateurs et entraîne en général de nombreuses questions sur le devenir de l’humain dans l’entreprise. Un management humain est irremplaçable. Mais pour replacer l’humain au cœur des préoccupations, encore faut-il pouvoir s’émanciper des lourdeurs administratives et de la pluralité des outils disponibles. De nombreux managers se plaignent de devoir faire du reporting et de l’administratif au détriment des préoccupations humaines de leurs équipes.

L’idée n’est pas de supprimer le rôle des responsables RH mais bien au contraire, d’optimiser leur temps de disponibilité. De nos jours, la gestion des demandes d’informations, la gestion des congés ou le recrutement par exemple pourraient être en partie gérés par un logiciel BPM.

2. La nécessaire digitalisation du processus d’intégration d’un salarié

La priorité est d’identifier les causes d’une mauvaise intégration. Si aujourd’hui 20% des CDI sont rompus au cours des trois premiers mois et dans la majorité des cas à l’initiative du salarié, ce n’est pas par hasard.   

Pourquoi mettre en place un processus d’accueil d’un nouveau collaborateur ?

Maîtriser le processus d’onboarding, c’est s’assurer l’engagement des équipes. Il s’agit ici de réussir à convaincre sur une première impression et peu importe que vous soyez une PME ou un grand groupe.  

Rappelons-le, réussir l’accueil d’un nouveau salarié c’est avant tout, faire converger les valeurs de l’entreprise et celles du collaborateur. Vous le savez un recrutement coûte cher, mieux vaut mettre toutes les chances de votre côté.

Les bénéfices de la mise en place d’un processus d’accueil sont multiples :

• Faciliter l’intégration des nouveaux salariés,
• Sécuriser chaque étape du processus,
• Permettre au salarié d’être opérationnel plus rapidement,
• Centraliser les informations à connaître,
• Transmettre les valeurs de l’entreprise,
• Pérenniser l’image de l’entreprise.

Les services supports sont essentiels  

Réussir le processus de recrutement ne garantit pas la bonne intégration du collaborateur. Il est essentiel de garder un suivi efficace de la demande de poste jusqu’à la fin de la période d’intégration.

Les services supports sont indispensables au bon déroulement de l’arrivée d’un salarié. Dans le schéma ci-dessus, les services supports en charge de la logistique doivent pouvoir bénéficier des toutes les informations utiles pour le recrutement mais aussi pour la suite. Y-t-il un ordinateur à installer ? Faut-il fournir une clé du bureau au nouveau ? A-t-il besoin d’avoir accès au parc automobile ? 

Toutes ces interrogations doivent être formalisées par le manager et communiquées aux équipes logistiques. Cela permet d’anticiper les potentiels problèmes comme celui d’un salarié bloqué une heure devant la porte car personne ne lui a donné les clés du bâtiment...

Satisfaire tous les acteurs du processus d’intégration

C’est un processus qui intègre plusieurs parties prenantes. Les risques d’une mauvaise communication ou d’un manque de suivi sont donc plus élevés. C’est pourquoi, les objectifs de ce processus sont multiples et concernent tous les acteurs.

En premier lieu, le salarié. Il doit se sentir bien dès son arrivée. Déjeuner seul les premiers jours n’est jamais un bon souvenir quand on commence dans une nouvelle entreprise. Le BPM n’accompagnera pas le nouvel arrivant dans son déjeuner, mais l'automatisation du processus pourra par exemple envoyer un mail à l’équipe du nouveau collaborateur pour leur rappeler qu’un nouveau fait partie de l’équipe.

À noter qu’un collaborateur bien intégré est 12% plus productif car il se sent bien dans son nouvel environnement.

Du côté de l’équipe qui accueille la nouvelle recrue, il est important d’anticiper les besoins et de mettre à sa disposition l’ensemble des informations dont elle pourrait avoir besoin.

“Un nouveau dans l’équipe ? Je vais encore passer ma journée à lui expliquer où se trouve tel ou tel fichier.”

En effet, un nouveau venu dans l’équipe perturbe souvent le quotidien des autres collaborateurs. Il faut donc organiser les premiers jours et formaliser clairement le rôle de chacun auprès du nouvel arrivant.

Bien sûr, les responsable RH doivent en permanence rendre des comptes à la direction et communiquer sur les chiffres des recrutements.

“La direction me demande le nombre de nouveaux salariés ce mois-ci, qui a mis à jour le fichier Excel ce mois-ci ?”

À bien des égards, le suivi avec fichier Excel n’est pas toujours des plus efficaces (fichiers corrompus, perdus, pas à jour…). Le mieux est donc d’avoir des indicateurs intégrés au sein du même du processus d’accueil et de pouvoir générer simplement un tableau de bord à partir des données d’exécution du processus.

L’entreprise est également gagnante car avec un processus d’intégration formalisé, les salariés se sentent bien intégrés et les équipes qui accueillent les nouveaux ne sont pas déstabilisées dans leurs tâches quotidiennes. En conséquence, l’ensemble de l'organisation gagne en qualité de vie ce qui permet ainsi de réduire le turnover.

En conclusion

Intégrer une vision processus au service RH permet à toutes les équipes d’anticiper les problématiques, de formaliser les étapes à suivre avant l’arrivée et de mieux organiser la phase d’intégration du salarié auprès de sa future équipe. Ainsi, le salarié sera plus à l’aise au moment de son arrivée et aura toutes les clés en main pour être opérationnel plus rapidement.

Et vous, avez-vous mis en place un processus d’accueil d’un nouveau salarié ?