Collaboratif : les poids lourds Office 365 et G Suite face aux outsiders
Ce jeudi 11 octobre, Lecko publie une nouvelle édition de son "Etat de l'art des environnements de travail numériques". L'essentiel du document est logiquement consacré aux deux poids lourds du collaboratif que sont les suites Office 365 de Microsoft et G Suite de Google. Pour chacune d'elles, Lecko décrypte la stratégie de l'éditeur et sa feuille de route, analyse chaque brique applicative, identifie forces et faiblesses.
Du fait de son ancienneté (près de 30 ans d'existence), Office 365 offre la meilleure couverture fonctionnelle. La suite s'inscrit dans la continuité des méthodes de travail collaboratives qui prévalent jusqu'à présent. Mais la richesse de son offre est aussi son talon d'Achille. Le collaborateur est parfois perdu face à l'étendu des choix proposés. L'expérience utilisateur gagnerait par ailleurs à être homogène avec une navigation, sans rupture, d'une brique à l'autre. "Les intégrations de Yammer avec le reste de la suite Office 365 progressent mais à un rythme extrêmement lent", déplore notamment l'étude.
Teams, la pièce maîtresse de la stratégie de Microsoft
Parmi la trentaine de briques qui composent Office 365, le cabinet d'études estime que l'offre repose aujourd'hui sur trois piliers. Le premier est Yammer, même si l'outil de réseau social interne n'est pas sans défaut. "Il reste encore isolé du reste de la suite et nécessite un profil différent". Pour autant, les quelques avancées (intégration avec Office Groups, Live Event via Stream…) sont jugées prometteuses. Moins mise en avant par la firme de Redmond, SharePoint est devenue, au fil des années, la plateforme maîtresse de la gestion de contenus. Les interactions avec Office Groups ou le lancement de HubSites, un portail pour organiser les différents sites créés, plaident dans ce sens.
Le dernier pilier, Teams, est celui sur lequel Microsoft investit le plus massivement. Le gestionnaire de projet s'enrichit à vitesse grand V quitte à devenir un joli fourre-tout. Et ce n'est pas près de s'arrêter. En 2019, l'outil se dotera d'une dimension synchrone avec l'intégration de Skype for Business. De même, StaffHub (outil dédié aux employés de terrain) doit s'arrêter pour fusionner dans Teams.
Pour Bastien Le Lann, responsable du pôle analyse et création de Lecko, Microsoft semble faire de Teams la brique centrale de son offre, à défaut de parvenir à unifier l'expérience utilisateur. "Teams est la brique d'Office 365 qui a connu le plus fort démarrage. Elle répond à un besoin. Il n'y a pas de mal à convaincre une équipe projet de l'intérêt de l'adopter. Mais derrière, la plateforme réclame un accompagnement pour qu'elle soit utilisée à bon escient. "
Au rayon des "irritants", l'étude déplore qu'Office 365 ne propose pas à l'utilisateur une identité unique pour l'ensemble de ses applications, un sujet que l'éditeur traîne depuis des années. De même, Lecko reproche l'incapacité de la suite à rapprocher des instances comme le nécessitent les structures organisationnelles complexes, composées, par exemple, de nombreuses filiales. Un cloisonnement, synonyme de frein à la collaboration au sein des grands comptes.
La difficile "Microsoft Detox" des entreprises
Apparue il y a douze ans, G Suite s'est construite en opposition à Office. Avec sa suite, Google a bousculé la bureautique conventionnelle en proposant une nouvelle approche de la collaboration. "Les entreprises ont fait l'expérience d'une coproduction de contenus 100% en ligne et en temps réel, poursuit Bastien Le Lann. Le travail s'effectue en continu et non pas en mode itératif en partant d'un fichier." En contrepartie, il faut accepter d'avoir moins de fonctionnalités qu'avec Office. L'expérience peut être perçue comme "dégradée" par les utilisateurs qui ont pratiqué Office des années durant.
Le consultant met en garde les entreprises qui basculeraient sur Suite pour de mauvaises raisons, comme vouloir réaliser des économies d'échelle ou jouer sur le côté disruptif véhiculé par Google pour engager leur transformation numérique. Sur le volet tarification, Lecko démontre que ticket d'entrée est sensiblement le même entre les deux éditeurs avec un budget de 20 euros par utilisateur et par mois. "Au moment de la décision, opter pour G Suite peut s'apparenter à un acte de 'rébellion' avance l'étude, mais la "Microsoft detox" n'est pas si simple. Microsoft doit toujours être autorisé pour quelques populations qui exploitent des mini systèmes d'information basés sur des macros Excel.
"Hangouts n'a rien à envier à Facebook Messenger ou WhatsApp"
Pour convaincre davantage d'entreprises, Google a enrichi sa suite en 2018. Gmail a été gratifié d'une nouvelle interface et propose de nouvelles fonctionnalités comme les réponses intelligentes aux e-mails. Google mise beaucoup sur Hangouts pour en faire un produit phare de la collaboration synchrone et asynchrone avec notamment les modules Hangouts Meet (réunion) et Hangouts Chat (discussion d'équipe). "En soi, la plateforme n'a rien à envier à Facebook Messenger ou WhatsApp dans son rendu ou son efficacité." Sheets, Slides, Docs, s'enrichissent de fonctions d'intelligence artificielle tandis que Google Drive se dote d'un Intelligent search box, permettant la remontée automatique de contenus en se basant sur les personnes avec qui on travaille le plus.
Du côté des points faibles, l'étude juge que Google Sites, "dont l'utilité est discutable, a peu progressé". Verdict similaire pour le réseau social interne Google+ qui propose un profil simpliste, des fonctions de conversations basiques, un moteur de suggestions faible. Reste à savoir quel impact aura la fermeture de Google+ grand public sur l'offre entreprise. "Ce n'est en tout cas pas un bon signal donné au marché", tranche Bastien Le Lann qui estime que Google+ convient néanmoins à de petites équipes qui souhaitent partager de l'information ou faire de la veille.
Les lacunes de Yammer et Google+, un boulevard pour Facebook
En attendant, les lacunes de G Suite et Office 365 offrent des opportunités aux nouveaux entrants. Pour notre consultant, "le fait que Yammer stagne et Google+ se meurt offre un boulevard à Workplace by Facebook". En deux ans, la version entreprise du célèbre réseau social a connu une "adoption fulgurante". Elle le doit principalement à sa ressemblance avec son grand frère qui compte 34 millions d'utilisateurs actifs chaque mois en France. Workplace capitalise aussi sur l'expérience acquise par Facebook dans les usages mobiles, avec Messenger et WhatsApp, mais aussi dans les bots dont le groupe américain est l'un des premiers acteurs à en avoir répandu l'usage. Dans la version Workplace Premium, il est ainsi possible de créer des bots dans des conversations ou dans des groupes.
Slack, outil de collaboration temps réel, connaît, lui aussi, une progression exponentielle. La licorne californienne revendiquait, en mai dernier, 8 millions d'utilisateurs actifs quotidiens et le tiers du CAC 40 figurait parmi ses clients il y a un an. Le succès de Slack repose sur la stratégie dite du nid de coucou. La solution est d'abord testée dans sa version gratuite par les équipes IT puis elle se dissémine de façon virale au sein de l'entreprise.
Mais pour cela, il faut disposer d'un outil performant qui répond à un besoin jusqu'alors non couvert. Comme pour Workplace, Lecko salue l'expérience mobile de qualité de Slack mais aussi le nombre de bots disponibles, quasiment 400, soit quatre fois plus que Teams. "Slack a toujours été le terrain de jeu idéal pour les assistants conversationnels. Il s'agit également de la première plateforme à proposer par défaut un chatbot dans chaque équipe nouvellement créée, avec la possibilité pour l'utilisateur de le personnaliser à sa guise".
De nouveaux outils en avance sur les usages
Au-delà de Workplace et Slack, l'étude cite aussi Evernote (prise de notes) et Trello (gestion de projet). Autant d'outils spécialisés qui ont trouvé leur place aux côtés des suites généralistes de Microsoft et Google. "Ces solutions sont en avance sur les usages, constate Bastien Le Lann. Microsoft et Google s'inspirent ensuite de leurs innovations. L'expérience utilisateur qu'elles proposent fait aussi la différence. Allez interroger un afficionado de Slack pour savoir s'il souhaite basculer sur Teams !".
Pour profiter du meilleur de chaque offre, une entreprise peut décider de retenir, au cas par cas ce type d'outils. Et pour réduire le shadow IT, de plus en plus de DSI réfléchissent à intégrer Slack ou Trello dans leur catalogue. Une entreprise peut ainsi faire la promotion de la solution corporate (Office 365 ou G Suite) tout en acceptant sous certaines conditions d'autres outils.
Enfin, l'étude de Lecko rappelle une réalité qui ramène rapidement les pieds sur terre. Selon un sondage mené dans les grands comptes français, 83 % des collaborateurs expriment des besoins de collaboration, mais l'e-mail reste l'outil de collaboration principal pour 66 % d'entre eux.