Pourquoi une gestion moderne des données est essentielle à la survie de l'entreprise

A l'ère du RGPD et de la mondialisation des échanges, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’être laxiste dans le contrôle et la protection des données, qu'elles soient personnelles ou professionnelles.

Le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données dans les 28 états membres de l’Union Européenne, est à marquer d’une pierre blanche. C’est en effet la date à laquelle les sociétés européennes ont dû complètement revoir leur approche vis-à-vis des données personnelles. Et cette lame de fond devient la norme du monde occidental. Pour preuve, La Californie et de nombreux états américains ont pris exemple sur cette régulation pour créer le CCPA, l’équivalent américains du RGPD. Le Brésil, le Japon et même la Chine sont en train d’adopter des législations qui vont dans le même sens. Il est clair que l’Europe montre le chemin en termes de régulation dans les nouvelles technologies.

Nécessaire et très attendue par de nombreux acteurs, et en premier lieu par les consommateurs, cette nouvelle règle du jeu est en train de faire prendre conscience aux entreprises de leur responsabilité dans le traitement des données à caractère personnel et de la valeur de ces données. Celle-ci sont ainsi passées du statut de simple ressource nécessaire au business - un peu comme le comme le charbon l’était pour l’industrie - à un élément précieux qu’il faut manier avec soin.

Un nouveau référentiel en matière de données

Selon une étude d’OpinionWay(1) sur le RGPD, 41% des dirigeants de PME françaises ont tenté de se débrouiller pour se mettre en conformité sans trop savoir comment s’y prendre. Ce chiffre met en exergue les progrès que les entreprises doivent réaliser, en s’appuyant sur cette nouvelle législation, pour revoir et tirer profit de leur gestion des données, qu’elles soient personnelles ou non. Même si la nouvelle régulation ne contraint les organisations qu’à prendre soin des données personnelles, dans un contexte de concurrence mondiale accrue, elles doivent également s’assurer d’être en état de gérer correctement et efficacement les données professionnelles. Le nombre grandissant de nouveaux outils que l’on utilise sur le lieu de travail - parfois à l’insu de la direction informatique - et l'essor de la collaboration renforcent la nécessité pour les entreprises de réexaminer leur gestion des données.

La confiance, essentielle à toute activité commerciale, repose désormais également sur la capacité à montrer que l’on a une bonne gestion des données. Le charbon s’est transformé en diamant.

La localisation des données

Pour cela, les organisations doivent en premier lieu établir une cartographie des données qu’elles gèrent. Cela implique de savoir où se trouvent ces données. Par exemple, si une entreprise utilise des services cloud, ce qui est désormais très courant et lui confère des avantages technologiques indéniables, elle se doit de savoir par où transitent et où sont stockées ses précieuses données. 

L’idéal est donc que les données jugées importantes restent dans le pays où l’entreprise est située, ou au moins dans une zone géographique relevant d’une régulation commune et claire.

La confidentialité

Autre point clé dans la gestion des données, la garantie de confidentialité. Il faut que les administrateurs puissent avoir le contrôle de la sécurité de ces données, indépendamment du prestataire dédié au stockage, au traitement ou aux échanges. Il faut bien prendre en compte que nous ne parlons pas simplement de fichiers, mais également de toutes les communications internes ou partagées entre plusieurs entités.

Le chiffrement apporte une bonne solution, si les administrateurs ont le contrôle des clés.

Le cas particulier des communications

Les communications, maillon essentiel de la collaboration interne comme externe, représentent une catégorie particulière de données, et malheureusement elles sont souvent mises de côté par les responsables sécurité. Pour s’assurer de la bonne sécurité des communications, et de la confidentialité des informations partagées, il mieux donc privilégier les solutions intégrant un chiffrement de bout en bout - qui indique par où transitent les données - dont les clés peuvent être administrées de façon autonome par l’entreprise, et qui indiquent clairement par où transitent les données.

On sous-estime souvent l’importance des informations qui sont transmises via ces canaux, alors que c’est là où se concentre les échanges entre les talents et les expertises de l’entreprise, de façon à créer une intelligence collective et assurer l’alignement organisationnel. Il est donc essentiel d’utiliser les nouveaux outils de communication favorisant cette nouvelle façon de travailler et d’échanger, en s’assurant de la confidentialité et de la localisation des données qui y circulent.

C’est en déployant une gestion moderne de l’ensemble des données - personnelles comme professionnelles - que les entreprises pourront accroître la confiance avec leur écosystème, et donc nouer de nouvelles relations profitables.

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